إذا كنت ترد على بريد إلكتروني ، فيجب أن يكون واضحًا ما كنت ترد عليه. هذا هو السبب في اقتباس نص الرسالة الأصلية عادةً في الرد. هذا أمر واضح ، لكن أفضل طريقة لاقتراح النص في رسالة بريد إلكتروني ليست كذلك.
هناك شبه المعقول للغاية للقيام بذلك الشيء الصحيح. إنها تجعلك تقتبس بقدر ما تحتاج إليه بطريقة تسمح لمستلم ردك بالاطلاع بالضبط على ما تتفاعل معه. إذا كان جميع عملاء البريد الإلكتروني (أو مستخدمي البريد الإلكتروني) ملتزمين ، فإن الرسائل دائمًا تبدو نظيفة وأنيقة ، كما أنها سهلة القراءة.
إن الاقتباس بالطريقة المقترحة هو الشيء الصحيح الذي ينبغي عمله ، ولكنه أيضًا بعض العمل لتقليص النص المقتبس وجعله يبدو لطيفًا. هل هذا ضروري حقا للحصول على رد سريع وجيز؟ وإذا حاولت الاقتباس باستخدام المسافة البادئة المناسبة في برنامج بريد إلكتروني مثل Outlook ، فستجلس إما لمدة ساعة على الاستجابة أو تفشل فشلاً ذريعاً (أو ، على الأرجح ، كليهما).
طريق كسول: سهل ، لا يزال صحيح وجيد المظهر
لحسن الحظ ، هناك دائمًا أكثر من طريقة لفعل شيء ما. عادة ، هذه الخيارات ليست كلها مثالية ، ولكن يمكن أن يكون هناك أكثر من نهج واحد سهل. الآن ، هذه هي الطريقة الأكثر استرخاءً ولكنها لا تزال مقبولة تمامًا ومقبولة ومتوافقة - مناسبة - للرد على رسالة بريد إلكتروني.
لتهيئة رد بريد إلكتروني بشكل صحيح أثناء كسلتك:
- ابدأ رسالتك في الجزء العلوي من الرد.
- قم بتضمين الرسالة الأصلية التي ترد عليها أدناه.
- تأكد من أن توقيعك أعلى النص المقتبس.
- لا تقم بإجراء أي تغييرات على المادة المقتبسة.
- يمكنك ، بطبيعة الحال ، قطع الطول المفرط و (يجب إزالة غالباً) المرفقات المضمنة. استبدلهم بـ "…".
- هل تكرر ، في أقل عدد ممكن من الكلمات ، أسئلة تجيب عليها.
- بدلاً من مجرد "نعم" ، جرب "لقد سألت ما إذا كنا نريد تفاحًا. نعم ، نحن نفعل ذلك." أو "نريد التفاح ، نعم".
- تأكد من أن النص المقتبس لا يتم وضع مسافة بادئة له ، لا باستخدام حروف ">" أو أشرطة التنصيص.
- إذا قمت بالرد على الرد على أحد الردود ، فيمكنك إزالة الرسائل القديمة غير الضرورية من الأسفل.
في برامج البريد الإلكتروني والخدمات مثل Gmail التي تعمل تلقائيًا على أرشفة المناقشات وتسلسلها بذكاء ، يعمل أسلوب الرد هذا بشكل جيد. نظرًا لأن النص المقتبس موجود في مكان واحد ، يمكن إخفاؤه بسهولة ودون إزعاج تماسك الرسالة أثناء إنشاء سياق الرسائل داخل رسائل البريد الإلكتروني الأصلية.
إعداد برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك كسول ، الإجابات الصحيحة
ليكون كسول في وقت لاحق ، قد تضطر أولاً للقيام ببعض أعمال الإعداد. يمكن تكوين معظم برامج وخدمات البريد الإلكتروني كسؤال بطيء ولكنه صحيح ، على الرغم من:
- يودورا
- هوتميل
- نظام التشغيل Mac OS X Mail
- تعبير خارجى
- بريد ويندوز
