نحن تولد مضحك. نحن ندرك جيدًا أن ساعات العمل الطويلة ترتبط ارتباطًا مباشرًا بالتوتر والقلق وأمراض القلب - ولكن على الرغم من ذلك ، فإننا نواصل منح وظائفنا المزيد والمزيد من وقتنا.
في العام الماضي ، عمل الأمريكي العادي أكثر من 45 ساعة في أسبوع معين. واحد من كل ثلاثة محترفين يعملون أكثر من 50 ساعة في الأسبوع. كما لو أن هذا لا يكفي ، تظهر الأبحاث أن 80٪ من العمال يقضون الوقت "بعد ساعات" في الرد على رسائل البريد الإلكتروني وإعادة المكالمات الهاتفية. وكل هذا ، لماذا؟ اتضح أن العمل لساعات أطول لا يسهم في الواقع في زيادة الإنتاجية. في الواقع ، فإن العمل المستمر لأكثر من 40 ساعة في الأسبوع قد يجعلك أقل إنتاجية. الترجمة: العمل أكثر. إنجاز أقل.
مع العلم بذلك ، لماذا يصعب ترك العمل في الوقت المحدد؟ ربما تتشتت انتباهك بسهولة أو تفشل في تحديد الأولويات أو تدع طلبات اللحظة الأخيرة تدفعك إلى العمل الإضافي. ربما ، بدلاً من السعي لإنجاز كل شيء في غضون يوم العمل الذي استمر لمدة ثماني ساعات ، كنت قد اشتريت فكرة أنه من المفترض أن تكون دائمًا.
أيا كان السبب الخاص بك ، فقد حان الوقت لإعادة تقييم. لذا ، توقف عن تسجيل تلك الساعات الإضافية واستخدم هذه النصائح السبع للخروج من الباب في الوقت المحدد.
1. تبدأ اليوم مع نهاية في الاعتبار
يبدو هذا أمرًا أساسيًا ، لكنني مقتنع بأن العديد من الأشخاص لا يتركون العمل في الوقت المحدد لمجرد أنهم لا يحددون توقعاتهم. بدلاً من ذلك ، فإنهم ببساطة يتدفقون مع تدفق يوم العمل ، ويعملون على أي شيء يأتي في طريقهم ويتجاهلون منع الوقت في تقويمهم للعمل ذي الأولوية. بعد ذلك ، في نهاية اليوم ، لا يزال هناك الكثير من العمل الذي يتعين القيام به - كل هذا لأنهم لم يخططوا لخمس مساء.
لذلك ، عندما تصل في الصباح ، حدد الوقت الذي تريد أن تغادر فيه تلك الليلة. ضعه في التقويم الخاص بك ، أو قم بضبط المنبه على هاتفك المحمول ، أو ببساطة قم بالتزام نفسي بوقت المغادرة.
يمكن أن يساعد أيضًا على الانضمام إلى فئة أو مجموعة اجتماعية تجتمع في وقت محدد بعد العمل ، مما يمنحك حافزًا إضافيًا لإدارة يومك للخروج من العمل في الوقت المحدد.
2. أخبر الناس عندما تضطر إلى المغادرة
إذا بدأت في إخبار الأشخاص بأنك بحاجة إلى المغادرة في وقت معين ، فمن الأرجح أن تفعل ذلك. التزم بنفسك ، ثم شاركه مع الآخرين: أثناء مناقشة الخطط والواجبات على مدار اليوم ، أخبر زملائك ، "يجب أن أكون خارج هنا في الوقت المحدد الليلة ، لذلك إذا كنت بحاجة إلى شيء ، فأعلمني بحلول الساعة 3 بعد الظهر. "
بتشجيع زملائك في العمل على إخطارك بأكبر قدر ممكن من الطلبات فيما يتعلق بأي طلبات وتحديد التوقع بأنك لن تكون متاحًا في وقت مبكر من المساء ، فإنك ستتجنب تعيينات أو اجتماعات اللحظة الأخيرة غير الضرورية.
جرب هذه الطريقة يومًا ما ، ثم يومًا آخر ، ثم اليوم التالي. في النهاية ، ستعيد تدريب زملائك على توقع مغادرتك في الوقت المحدد كل يوم. بالإضافة إلى ذلك ، فإن قولك بصوت عالٍ وامتلاك هدفك للمغادرة في الوقت المحدد سيساعدك على الشعور بالقدرة على القيام بذلك.
3. السماح 20 دقيقة للانتقال
بمجرد ضبط وقت المغادرة ، امنح نفسك بعض المساعدة العملية لتحقيق ذلك: قم بحظر 20 دقيقة قبل ذلك الوقت في التقويم الخاص بك لتنظيف أي تفاصيل يومية أخيرة (مثل ، حفظ الأوراق ، وتنظيم مساحة العمل الخاصة بك ، والتأكد من جميع تم مسح البريد الإلكتروني الأساسي) واستعد للغد.
تعامل مع هذه الدقائق القليلة الماضية كاجتماع مهم مع رئيسك أو عميلك - أي ، لا تدع أي شيء يتداخل معه ، ولا تدع أي شخص يقوم بجدولة في آخر اجتماع معك. هذا هو الفاصل الزمني الأولوية غير قابل للتفاوض.
4. القيام بالعمل الأكثر أهمية
بعد ذلك ، تأكد من إنجاز عملك الحاسم - وإنجازه مبكرًا. هل تعمل في مشروع ذي أولوية C لأنه أكثر متعة أو أقل صعوبة من مشروع ذي أولوية A؟ أعرف أن العمل على البريد الإلكتروني قد يشعر بأنك تنجز الأشياء ، لكن هذا لا يساعدك على إنهاء التقرير الشهري المستحق أو جدول أعمال الاجتماع الكبير الأسبوع المقبل.
للتأكد من أنك على المسار الصحيح ، إليك فحص سريع: قم بإنشاء قائمة بعمودين. على الجانب الأيسر ، أدرج الأولويات الثلاث إلى الخمس الأكثر أهمية التي أنت مسؤول عنها. على الجانب الأيمن ، اذكر جميع الأنشطة التي تقوم بها خلال اليوم. في نهاية اليوم ، قم بمطابقته. ما مقدار ما أنجزته على الجانب الأيمن كان في الدعم المباشر لأولوياتك الرئيسية على اليسار؟
إذا لم يكن لديك تطابق ممتاز ، فيجب عليك إعادة تقييم العمل الذي تختاره للقيام به على مدار اليوم. إن إنجاز أهم أولوياتك لن يسهل عليك المغادرة في الوقت المحدد فحسب ، بل سيساعدك أيضًا على الشعور بالرضا تجاه العمل الذي أنجزته.
5. وقف هدر الوقت خلال اليوم
إذا وجدت نفسك دائمًا في المكتب في وقت متأخر من الليل ، فاستغرق أيضًا بضع دقائق لتقييم ممارسات عملك أثناء النهار. هل تحقق بريدك الإلكتروني كل خمس دقائق؟ الرد على كل نص على الفور؟ أترك المراسلة الفورية طوال اليوم؟
على الرغم من أنه قد يبدو من الضروري البقاء على اتصال دائم بزملائك ، إلا أن التشتيت المستمر قد يقوض إنتاجيتك وتركيزك بشكل خطير ، ويمكن أن تعمل كل هذه العادات ضدك لإبقائك في العمل لفترة أطول.
بدلاً من ذلك ، تحدي نفسك للتحقق من البريد الإلكتروني فقط في أوقات محددة خلال اليوم وحظر الوقت في التقويم الخاص بك عندما تقوم بإيقاف كل ما تبذلونه من الانحرافات وطارد للعمل على أولوياتك الرئيسية.
6. التقاط الهاتف
التحدث عن الإنتاجية: يعد البريد الإلكتروني أداة رائعة للعديد من الأشياء ، ولكنه يمكن أيضًا أن يصبح عكازًا يستغرق وقتًا طويلاً - لأنه في كثير من الأحيان ، تستغرق المحادثة الهاتفية وقتًا أقل ويمكن أن تكون أكثر فعالية.
لذلك ، إذا كانت علبة الوارد الخاصة بك مليئة بسلسلة مستمرة من الرسائل التي لا يبدو أنها تصل إلى قرار ، وتوقف عملك ، فقد حان الوقت لتغيير استراتيجيتك: التقط الهاتف. من خلال مكالمة بسيطة ، ستوفر ساعات من قراءة البريد الإلكتروني والفرز والرد عليه.
7. استخدام التكنولوجيا لمساعدتك التركيز
نعم ، قد تكون بعض التكنولوجيا بالتأكيد قاتلة للإنتاجية ، ولكن هناك أيضًا مئات التطبيقات والأدوات عبر الإنترنت التي يمكن أن تساعد في الحفاظ على تركيزك. على سبيل المثال ، تساعدك 30/30 على البقاء في مهمة لإطار زمني محدد ، ويفصل Freedom عنك الإنترنت للسماح لك بالعمل دون انحراف. (عندما جربت Freedom لأول مرة وأوقفت تشغيل الإنترنت الخاص بي لمدة 45 دقيقة ، تم النقر فوق شيء ما. لأنني كنت أعرف أن الاتصال بالإنترنت ليس خيارًا ، ركزت بشكل مختلف - لقد غيرت الطريقة التي تعاملت بها مع عملي تمامًا.)
على الأقل ، قم بإيقاف تشغيل التنبيهات والأيقونات المرئية للبريد الإلكتروني والنصوص ورسائل الوسائط الاجتماعية. إن الخروج من العمل في الوقت المحدد يدور حول إدارة سير العمل هذا في خطك الزمني ، وليس العكس.
انها بسيطة جدا: الحياة قصيرة. الوقت ثمين. إن القيام بعمل رائع ومنح وظيفتك بنسبة 100٪ لا يعني بالضرورة قضاء ساعات من العمل الإضافي في المكتب. الحل؟ حدد أولويات مسؤولياتك ، وتقلل من الانحرافات ، وضبط التوقعات الصحيحة ، ثم اترك العمل في الوقت المحدد.
