لأي سبب من الأسباب ، كنت وراء عملك. قائمة المهام الخاصة بك خارج عن السيطرة ، وتفتقد المواعيد النهائية ، وصندوق البريد الوارد الخاص بك مليء برسائل البريد الإلكتروني من زملاء العمل في متابعة الأشياء التي وعدت بها قبل أسابيع.
عندما تكون الأمور رهيبة حقًا ، لن يعمل حل سريع أو تطبيق قائمة مهام جديدة على إصلاح الموقف. للسيطرة مرة أخرى ، حان الوقت للرجوع إلى الوراء ، وتقييم الموقف ، والقيام ببعض الخطوات الإستراتيجية لمسح اللوحة.
أولاً ، عليك أن تجعل ما أسميه "قائمة بالوعة المطبخ". حجب الوقت في الجدول الزمني الخاص بك لعقد اجتماع مع نفسك (أوصي بوجبة إفطار خارج المكتب). ثم ، في ذلك الاجتماع ، اكتب كل ما لديك الآن على الإطلاق. ابدأ بتحديد مجموعات العمل الرئيسية (على سبيل المثال ، اتصالات العميل ، التقارير الداخلية ، التوظيف) ، مع التأكد من إضافة مجموعة "أخرى" لجميع العناصر المتنوعة التي ستظهر بشكل حتمي. ثم اكتب كل ما تحتاجه لإنجازه على الورق. لا يوجد عنصر صغير جدًا أو لا أهمية له لإنشاء القائمة. من المهم مواجهة حقيقة ما تحتاج إلى القيام به بالضبط لتحديد خطورة الموقف - ومدى استراتيجيتك التي ستحتاج إلى تنفيذها.
عادة ، بعد القيام بقائمة بالوعة المطبخ ، ستجد نفسك في أحد المعسكرين. المعسكر الأول هو إذا نظرت إلى كل شيء وشعرت به كثيرًا ، ولكن من منظور قليل ، وإعادة تنظيم بعض الأشياء ، وبضعة أسابيع من وضع الوحش ، يمكن أن يحدث ذلك. سيكون مجرد بضعة أسابيع مشغول.
لكن ، إذا نظرت إلى قائمة أحواض مطبخك وأدركت أنه من المستحيل إنجاز كل ذلك ، فأنت في المعسكر الثاني. بطريقة ما ، لقد قضت أكثر مما تستطيع مضغه ، وأنت غارقة تمامًا في الركود. حسنًا ، أنا هنا لأخبرك أنه حان الوقت لمواجهة هذه الحقيقة وإجراء بعض التغييرات.
لتسهيل الأمر على نفسك المتعثر ، إليك سبع استراتيجيات يمكن أن تساعد في استعادة حياتك العملية:
1. تقليم الشجرة
انظر إلى المهام في قائمة بالوعة المطبخ وحدد المهام التي يمكن إزالتها بالكامل. أنا أعلم أنه يبدو مخيفًا - حتى مستحيل. لكنني على استعداد أن أراهن أن هناك بعض الأشياء التي لا تحتاج حقًا إلى تنفيذها الآن (على الأقل ليس أنت). أي شيء غير حرج يجب أن يحصل على الفأس.
2. تبسيط الإخراج باستخدام قاعدة 80/20.
هل هناك أي مهام أو مشاريع حيث 20 ٪ من الجهد سوف تسفر عن 80 ٪ من التأثير؟ على سبيل المثال ، يريد رئيسك إجراء تحليل تنافسي لمنتج جديد تفكر في إطلاقه. قبل تسليمها رواية عن المشهد التنافسي ، هل ستكون صفحة واحدة على كل منافس جاد كافية للمساعدة في اتخاذ هذا القرار؟ أو إذا كانت غالبية الإيرادات التي تجلبها كمندوب مبيعات تأتي من صفقات أكبر ، لكنك تقضي نصف وقتك في صفقات صغيرة بالكاد تحرك الإبرة ، هل يمكنك تحويل وقتك واهتمامك إلى الصفقات الكبيرة بدلاً من ذلك؟ نعم فعلا؟ الذهاب مع تلك المهام أو المشاريع.
3. أتمتة أو الاستعانة بمصادر خارجية
كتب خبير الإنتاج Stever Robbins مقالة رائعة عن القاعدة 30/3. وهذا ما يفسر أن شيئا يستغرق 30 دقيقة في اليوم يضيف ما يصل إلى ثلاثة أسابيع في السنة. ثلاثة أسابيع كاملة! احصل على هذا الوقت مرة أخرى من خلال معرفة ما إذا كانت هناك أية مهام أصغر يمكنك تشغيلها تلقائيًا أو الاستعانة بمصادر خارجية باستخدام أدوات الجهة الخارجية ، مثل Assistant.to ، لتسريع الجدولة.
4. طلب المساعدة
تحدث إلى رئيسك وزملائك وموظفيك وحتى الإدارات الأخرى لمعرفة ما إذا كان بإمكان أي شخص المساعدة في تحمل عبء العمل. من يدري - ربما تموت متدربك للحصول على قدميها في PowerPoint ، أو ربما لدى Dan من Sales طراز Excel يمكنك التكيف معه بسهولة للتنبؤ بميزانيتك. انظر إلى المناطق التي يوجد فيها بعض التداخل مع عمل الزملاء من أجل التوضيح الأكثر وضوحًا. (راجع نصائح التفويض هذه إذا كنت بحاجة إلى مساعدة لبدء هذه المحادثة.)
5. بدء التسلسل
إذا احتاج كل شيء في قائمتك إلى الحدوث ولن تحصل على أي مساعدة ، فسيتعين أن يحدث ذلك - وليس كل ذلك مرة واحدة. انظر إلى المواعيد النهائية لتحديد العناصر الملحة حقًا وأي الجداول الزمنية يمكن دفعها للخلف. يمكن لمديرك وينبغي أن يساعدك في تحديد الأولويات والتسلسل.
6. اجتياز وقف على نعم
لا تساعد هذه الاستراتيجية في التعامل مع مشكلتك الحالية ، ولكنها ضرورية للحفاظ عليها قيد الفحص. حتى تصبح الأمور تحت السيطرة مرة أخرى ، يجب أن تكون ملكًا أو ملكة "لا!" لا تأخذ مشاريع إضافية حتى تخرج نفسك من هذه الفوضى.
7. اقتراح استئجار
إذا جربت كل ما سبق وما زلت تجد نفسك تسبح في المهام ، فقد حان الوقت لطلب إضافة شخص ما إلى فريقك. اعتمادًا على ثقافة وميزانية شركتك ، فكر في المساعدة بدوام جزئي أو المتدرب أو المساعدة المؤقتة كخيار أقل تكلفة.
وإذا فشل كل شيء آخر ، أعلن إفلاس قائمة المهام وانتقل إلى بالي. مجرد مزاح ، فلن تفشل. ستكون فقط تحت ضغوط أكثر من المعتاد إلى أن تتوصل إلى حل شامل ، لكنني أعدك بأنك ستصل إلى هناك.
