عندما بدأت العمل لأول مرة ، لم أفهم أبدًا سبب كره الناس للاجتماعات كثيرًا. أحب الناس ، وأحب محادثات العصف الذهني ، وأحب ذريعة لعدم التحديق على جهاز الكمبيوتر الخاص بي لعدة ساعات - كيف لا يمكن أن يكونوا شيئًا غير رائع؟
بالطبع ، مع مرور الوقت ، بدأت أفهم سبب إصابتها بموسيقى الراب السيئة. تخلص من حقيقة أن معظم الاجتماعات غير فعالة ، إن لم تكن غير مثمرة ومضيعة للوقت ، فإن الأمر يستغرق حوالي 23 دقيقة و 15 ثانية للتركيز مرة أخرى على ما كنت تعمل عليه قبل الاجتماع (وهذا هو السبب في أننا نشجع بشدة تحويل تلك غير الضرورية إلى رسائل البريد الإلكتروني).
بصفتي شخصًا (يعرف الكثير من الأشخاص أيضًا) ويعقد اجتماعات متتالية أيامًا ، أعرف مدى صعوبة تنفيذ جميع أعمالك الأخرى. إليك بعض النصائح حول كيفية الوصول إلى أفضل ما يمكنك خلال اليوم ، إذا لم يكن الإلغاء خيارًا.
الإعدادية للاجتماع
من المحتمل أنك تعرف قبل يومين من الموعد الذي ستحصل فيه على يوم مليء بالاجتماعات. لذلك ، استخدم هذا الوقت لإعدادك للتنظيم.
تأكد من أن لديك كل ما تحتاجه لتقديم أو إدارة كل اجتماع. إذا كنت حاضرًا ، فاستعن بأية مستندات أو جداول أعمال أرسلها زملاؤك للتعرف على ما تحتاج إلى إحضاره وما ستتم مناقشته (إذا لم يكن لديك أي من هذا ، فاطلب منه!).
إن معرفة ما سيحدث سيوفر لك من يوم من البحث عن الملفات أو تعقب المعلومات أو إهدار أي طاقة ذهنية على الصدمة مما تتعلمه
الحصول على العمل المنجز قبل الوقت
انظر إلى ما وصلت إليه في اليوم التالي للاجتماع. هل هناك أي شيء يمكنك القيام به مقدما؟ من خلال العمل على الغداء أو البقاء بعد 30 دقيقة فقط من المعتاد في اليوم السابق ، يمكنك إيقاف بعض المهام وعدم إنهاء يومك المليء بالاجتماعات كما لو كنت في طريقك.
خطة حول كيف ستستفيد من تلك الأجزاء من الفترات الفاصلة بين الوقت
في بعض الأحيان تنتهي الاجتماعات في وقت مبكر. في بعض الأحيان تبدأ متأخرة. وأحيانا يتم إلغاؤها. (وأحيانًا يقضي مقدم العرض الدقائق العشر الأولى في محاولة ربط أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم.)
احصل على استعداد لاستخدام تلك اللحظات الاحتياطية بحكمة.
قم بعمل قائمة بكل ما يمكن القيام به في أقل من خمس دقائق. ثم انتقل إلى تلك القائمة (وليس الوسائط الاجتماعية) عندما تجد نفسك مع دقائق لتجنيبها.
منع أي وقت فراغ لديك
هناك خدعة أخرى غير عقلانية تتمثل في حظر أي وقت فعلي بين الاجتماعات على التقويمات الخاصة بك.
العمل في الاجتماع (عندما يكون ذلك ممكنًا)
حسنًا ، أنا لا أعطيك إذنًا بعدم الاستماع في الاجتماع ، لكنني أدرك أيضًا أن الجميع يفعلون ذلك في مرحلة ما. وأنا أعلم أيضًا أن الحرائق تنشأ عليك معالجتها ، بغض النظر عن مدى أهمية المناقشة.
لذلك ، إذا كان هناك هدوء في المحادثة ، فأنت مجرد مراقب في الاجتماع ، أو كنت متأكدًا من أنك لست في حاجة في تلك اللحظة ، فأنا أعطيك إذنًا لمعالجة أي من تلك الثمار المنخفضة في بعض الأحيان - سواء كان الرد على Slack ، أو الرد على بريد إلكتروني مهم للعميل ، أو ملء مستند سريع.
فعلا أكل الغداء
إذا لم يكن من المحرمات بالكامل في مكتبك ، يرجى تناول الغداء أثناء الاجتماع. وأخذ استراحات الحمام ، حتى لو كان ذلك يعني المغادرة في المنتصف أو الركض المتأخر إلى الاستراحة التالية. أوه ، واحضر معك الماء وتناول وجبة خفيفة حتى لا تشعر بالجوع أو الجفاف.
سيساعد ذلك في الحفاظ على طاقتك حتى تتمكن من معالجة الأشياء لاحقًا (المزيد حول ذلك أدناه).
خطة على أن يكون يوم طويل
إذا كان يومك مليئًا تمامًا ، فقد يكون من المفيد الدخول في ذهنية ربما لن تغادرها عندما تريد ذلك. من المأمول أن تضطر إلى العمل خارج ساعات العمل المعتادة ، لكن معرفة أنها ستجعلها أقل إيلامًا.
إلغاء خططك في تلك الليلة
مع ذلك ، لا تجعل يومك أطول من خلال وجود خطط بعد العمل. لن يقتصر الأمر على تحديد موعد نهائي لمدى تأخر العمل ، ولكن هذا يعني أيضًا أنك ستنهي اليوم أكثر استنفادًا من اللازم. بدلاً من ذلك ، اجعلها ليلة رعاية ذاتية مريحة وخالية من التوتر.
الحصول في وقت مبكر
اضبط المنبه في وقت أبكر قليلاً من المعتاد وانتقل إلى المكتب قبل أي شخص آخر. هذا يتيح لك الكثير من الوقت الخالي من الهاء للتركيز قبل بدء اليوم. وهذا ينطبق على البوم الليلي أيضًا - حتى إذا حصلت في وقت مبكر وأمضت الساعة الأولى في إعداد قائمة مهام لليوم ، فسوف تشعر بتحسن.
تجنب هذا في المستقبل
يمكنك محاولة اتباع هذه النصائح لتقليل عدد الاجتماعات التي يتعين عليك حضورها في المستقبل.
أو بالعودة إلى "حظر فكرة التقويم" بأكملها ، يمكنك التأكد من حظر ساعتين أو ثلاث ساعات يوميًا لعملك . هذا يساعد على ضمان أنه سيكون لديك دائمًا وقت للعمل. بينما يتعين عليك بالطبع تحريك هذه الكتل لاستيعاب الآخرين والمواعيد النهائية ، إنها بداية رائعة.
لا شك في أن وجود يوم كامل للاجتماع ينتن. ومع ذلك ، فإنه ليس من المستحيل البقاء على قيد الحياة في يوم من هذا القبيل وما زلت تؤدي وظيفتك (بعد كل شيء ، إذا كان بإمكاني القيام بذلك ، يمكنك أيضًا).
