تهانينا! لقد تخطيت الجزء الصعب: توظيف تقرير مباشر جديد للانضمام إلى صفوفك. نأمل أن يبدأوا قريبًا ويمكنك متابعة جميع الأهداف المثيرة التي حددتها لهم في دورهم الجديد.
ولكن قبل وصول يومهم الأول ، هناك بعض الأشياء التي يتعين عليك كمدير القيام بها للتحضير لاستقبال موظف جديد بأذرع مفتوحة. بعضها أكثر لوجستية - مثل معرفة المكان الذي سيجلسون فيه وما الذي سيعملون عليه في أسبوعهم الأول - بينما يركز البعض الآخر على ضمان شعور الشخص بالتقدير والتضمين والراحة عند الدخول في بيئة عمل جديدة. في الواقع ، العديد من هذه النصائح مستمدة من الأشياء التي نقوم بها هنا في The Muse عندما ينضم موظفو جدد إلى فريقنا.
إليك ما عليك القيام به في الأسبوع قبل وصولها.
1. تواصل معهم على LinkedIn
أنت على وشك العمل معًا عن قرب ، فلماذا لا تسمح لهم بالدخول إلى شبكتك المهنية؟ أنت بالتأكيد لا تريد أن تضطر إلى طلبهم بشكل محرج بعد شهور قضيتها جالسة بجانبهم كل يوم.
بالإضافة إلى ذلك ، هذه فرصة رائعة للترحيب بهم قبل أن يدخلوا المكتب. عندما تطلب الاتصال ، قم بتضمين ملاحظة لطيفة على غرار:
أو
2. إنشاء وثيقة Onboarding
ربما تكون هذه هي الخطوة الأكثر أهمية التي يجب اتخاذها عند تعيين شخص جديد. ستكون هذه الوثيقة بمثابة طوف النجاة عند تواجده في دوره. يجب أن تشمل:
- أهدافك في أول 30 و 60 و 90 يومًا
- الخطوط العريضة للمهام التي تتوقع منهم امتلاكها أو توليها
- أي مستندات أو روابط أو تقاويم أو تسجيلات دخول ذات صلة ستحتاج إليها
- أي اجتماعات يتوقع حضورها في الأسابيع القليلة الأولى أو بانتظام
- الأسماء ومعلومات الاتصال وخلفية أعضاء الفريق والزملاء الذين سيعملون معهم
في نهاية المطاف ، كلما قمت بتوثيق أفضل ، وبهذه الطريقة يمكنك الإجابة بشكل استباقي على أي أسئلة قد تكون لديهم.
في كثير من الحالات ، قد يكون من المنطقي أن يُسهم زملائه المباشرون في الفريق في تقديم معلومات حول المشاريع التي سيعملون معها أو يجب أن يعرفوها. يمنح هذا الأمر توظيفك الجديد ، بينما يتيح أيضًا لتقاريرك المباشرة الأخرى أن تشعر بمزيد من المشاركة في تدريب زميلهم الجديد في الفريق.
من حسن حظك ، لدينا القالب المثالي الذي يمكنك العمل به. تم تصميمه من قِبل مؤسسنا ورئيسنا أليكس كافولاكوس ، وهذا هو القالب الذي نستخدمه غالبًا لمساعدة أعضاء الفريق الجدد لدينا على التواجد.
3. تدوين أسئلتك الأولية
من المحتمل أن رأسك يسبح مع الأفكار والأسئلة والفرص المتاحة لهذا الموظف الجديد.
بدلاً من ترك تلك الأفكار تفلت ، ابدأ وثيقة لتدوين أي شيء يتبادر إلى الذهن. قد تجد أنك لن تحتاج أو ترغب في مخاطبته عندما يبدأ الشخص فعليًا ، لكن جعله مكتوبًا سيجعلك تشعر بالثقة من قيامك بتغطية كل شيء.
4. تبادل لاطلاق النار لهم بريد إلكتروني
أفضل الرؤساء يفعلون هذا! لماذا ا؟ حسنًا ، كما يشير الكاتب والمحرّر موسى ستاف زيف ، من المحتمل أن يكون الموظف الجديد قد مر بفترة مرهقة من تقديم إشعار والانتقال من دوره الأخير. و "بصفتك مديرًا يريد لهذا الشخص أن يتقدم على أرض الواقع ، من الواضح أنك تكره أن يبدأ الموظف الجديد اللامع الخاص بك في العمل مع ملاحظة مرهقة".
إرسال رسالة بريد إلكتروني قبل أن تبدأ في نقل مدى سعادتك للانضمام إلى الفريق سيجعلهم أكثر حماسة للمغامرة القادمة. يمكن أن تغطي بعض الأشياء المهمة ، أيضا. من الواضح أنك تريد الترحيب بهم في الفريق ، ولكن يمكنك أيضًا استخدام هذه المذكرة -إذا لم تكن الموارد البشرية بالفعل - لمعالجة تاريخ وصولهم الرسمي ووقتهم ، ومناقشة الزي أو الشركة أو اللباس أو طلب أي وثائق ذات صلة مثل جواز السفر أو بطاقة الهوية أو حتى تقديم مخطط تفصيلي لجدول اليوم الأول.
بالطبع ، يجب أن تنتهي دائمًا بإخبارهم أنك سعيد بالإجابة على أي أسئلة لديهم قبل أن تبدأ. باعتباري شخصًا كان في الجانب الآخر ، أنا متأكد من أنك تعرف كيف يمكن أن يكون التخويف بدء عمل جديد بدون سياق صفري. لذا اجعلوا من السهل عليهم أن يشعروا بالراحة عند المشي في الباب في اليوم الأول.
حول شكل رسالة البريد الإلكتروني الترحيبية هذه (واستخدام القالب المفيد!).
5. الحصول على مساحة مكتبهم في النظام
قد يتطلب ذلك بعض المساعدة في مجال تكنولوجيا المعلومات ، ولكن تأكد من أن كل شيء تقني قد تم تربيعه. إن تحقيق ذلك الآن يوفر عليك قضاء ثلاث ساعات في اليوم الأول للتعرف على كيفية تشغيل الكمبيوتر المحمول.
هل لديهم جهاز كمبيوتر جاهز لهم ، وهل يتم شحنه وتحديثه؟ هل لديهم حساب بريد إلكتروني تم إعداده؟ ماذا عن إعداد نظام الدردشة الداخلية أو البرامج الهامة الأخرى التي ستحتاج إلى الوصول إليها؟
هل مساحة مكتبهم نظيفة وخالية؟ هل أنت متأكد من أنك نقلت كل شيء ينتمي إلى آخر شخص جلس هناك؟ هل هناك أي أجهزة أخرى - لوحة مفاتيح أو ماوس أو USB أو شاشة إضافية أو سلك امتداد أو خزانة ملفات - قد يحتاجون إلى توفيرها؟
هذه على الأرجح المحطة الأولى للموظف الجديد عند وصوله ، لذا اجعله مكانًا ترحيبيًا. إن الإغراق في بعض الشركات غنيمة ، وجبة خفيفة المفضلة ، أو حتى بطاقة موقعة من قبل الفريق لا يؤلم ، سواء!
6. إرسال أكثر من أي مستندات ذات الصلة
قد يتم تضمينها في بريدك الإلكتروني للتأجير الجديد ، ولكن قد يكون من المنطقي أيضًا مشاركة أي مستندات ترغب في مراجعتها مسبقًا في بريد إلكتروني منفصل. قد يكون هذا كتيب الموظف وحزم الفوائد لشركتك أو مستند فريقك الداخلي.
بصرف النظر عن ذلك ، اعط سياق الشخص حتى يعرف سبب مشاركتك لهذه المستندات ، وما الذي يعنيه دوره ، وعندما تتوقع منهم أن يبحثوا عنه ، وإذا كانوا بحاجة إلى إعداد أي شيء.
(أوه ، بالطبع ، تأكد من أن جميع هذه الموارد محدثة ودقيقة قبل أن يستأجرها تأجيرك الجديد فيها.)
7. ابحث عن مكتب "Mentor"
ربما شركتك لديها برنامج الأصدقاء. في The Muse ، تُمنح كل وظيفة جديدة "Muse Buddy" من فريق آخر يستحوذون على القهوة مع أسبوعهم الأول للحديث عن ثقافة شركتنا والاختلاط خارج المكتب.
إذا لم يكن هناك نظام رسمي معمول به ، فكر في مزاوجة إيجارك الجديد المقبل مع "معلم" خارج فريقك - فقد يكون شخصًا قد لا يعمل معهم بشكل مباشر أو مع شخص آخر في إدارة مختلفة تمامًا.
يساعد هذا التعيين الجديد في التعرف على الآخرين داخل الشركة فورًا ، كما أنه يوفر لهم منفذًا آخر لطرح الأسئلة التي قد يخشون طرحها مع مدير بالكاد يعرفون. يمكن أن يؤدي الاتصال بجهة خارجية إلى تخفيف بعض مخاوفهم والسماح لهم بأن يكونوا أكثر انفتاحًا وفضولًا بشأن ثقافة شركتك وسير العمل فيها.
فقط تأكد من أن الشخص الذي تختاره متاح وحريص على أن يكون مرشدًا - لا يوجد ما هو أسوأ من توصيل الإيجار الجديد الخاص بك بشخص يقوم على الفور بظله.
8. منع الوقت قبالة في التقويم الخاص بك وتعيين أي اجتماعات مهمة
مثلما تحتاج إلى إعداد استئجارك الجديد للحصول على متن الطائرة ، تحتاج أيضًا إلى إعداد نفسك للقيام بذلك .
يستغرق تدريب موظف جديد وقتًا - عادة ما تقضيه في تحمل مسؤولياتك اليومية. لذلك ، من الذكي أن تقوم بتخصيص الشرائح بشكل استباقي عندما تعمل عن كثب مع هذا الشخص حتى تتمكن من قياس كيفية إنجاز بقية عملك.
ليس فقط يجب أن تقوم بجدولة اجتماع واحد على الأقل كل يوم في الأسبوع الأول للتحقق من التقدم الذي تحرزه ، ولكن أيضًا توفير الوقت لأية دورات تدريبية سيحتاجون لحضورها والتي ستنضم إليها.
يمنحك القيام بذلك فرصة لحجز أي قاعات مؤتمرات أو موارد أخرى قد تحتاجها. إذا كنت على متن موظف بعيد ، على سبيل المثال ، ستحتاج إلى التأكد من عمل دردشة الفيديو الخاصة بك ولديكما مساحة للتحدث على انفراد. أو ، إذا كنت بحاجة إلى حلقة في عضو ثالث في الفريق (أو عدة أشخاص) ، يجب عليك التحقق من وجودهم للالتقاء في ذلك اليوم ومعرفة ما إذا كانوا.
9. جدولة غداء فريق / القهوة / المشروبات
يعد الوصول إلى الأرض أمرًا ذا أولوية ، ولكن أيضًا التعرف على موظفك كشخص (مع حياة خارج العمل!) - والسماح لبقية فريقك بالتعرف عليهم أيضًا.
قم بجدولة نزهة (أو اثنتين) لفريقك لتناول الغداء أو القهوة أو المشروبات معًا بحيث تكون في تقويم الجميع في وقت مبكر. يمكنك أن تبقيها حميمة مع فريقك المباشر فقط ، ولكن إذا كانت شركة أصغر ، فيمكنك التفكير في دعوة الإدارات الأخرى التي تعمل معها للانضمام أيضًا.
لا يتعلق هذا بإظهار أحدث موهبتك ، بل يوفر لموظفك الجديد فرصة للتواصل مع زملائهم خارج المكتب. وكونه نوع من المدرب الذي يقدر الصداقة الحميمة والمرح بقدر العمل الشاق. استمر في التحدث إلى موضوعات غير متعلقة بالعمل (ولكن احتفظ بها مناسبة). إذا كنت بحاجة إلى بعض مبتدئين في المحادثة ، فتحقق من هذه الأسئلة الرائعة للتعرف عليك.
عندما بدأت لأول مرة ، خرج فريق التحرير بأكمله إلى مأدبة غداء لطيفة ، وقد فعلنا نفس الشيء بالنسبة لأعضاء الفريق الجدد الآخرين منذ ذلك الحين. لم يكن الأمر مجرد متعة للتفاخر على بطاقة الشركة ، ولكن أيضًا حطم على الفور أي شعور محرج تجاه بعضنا البعض.
تحقق من كل هذه الأشياء من قائمتك ، وسيبدأ الموظف الجديد في أفضل ملاحظة ممكنة ، وكذلك أنت!
