معظم الشركات على دراية بما يمكن عمله في Microsoft Word و Excel ، ولكن فهم ما يمكن لـ Microsoft Access القيام به هو أصعب بكثير من إدراكه. تبدو فكرة إنشاء قواعد البيانات ومحاولة الحفاظ عليها وكأنها استخدام غير ضروري للموارد ؛ ومع ذلك ، بالنسبة للشركات الصغيرة ، يمكن لهذا البرنامج توفير العديد من المزايا المتميزة ، خاصة عندما يتعلق الأمر بإدارة النمو والتنظيم. ويوفر طريقة أكثر قوة للشركات الصغيرة لتتبع البيانات والمشاريع من Excel أو Word.
قد يستغرق الوصول إلى مزيد من الوقت للتعلم من تطبيقات Microsoft الأكثر استخدامًا ، ولكنه أيضًا يحتوي على أكبر قيمة مضافة لتتبع المشاريع والميزانيات والنمو. يتم الاحتفاظ بكافة البيانات اللازمة لتشغيل أعمال صغيرة لإجراء مقارنة وتحليلات في برنامج واحد ، مما يجعل من السهل تشغيل التقارير والمخططات أكثر من معظم البرامج الأخرى. تقدم Microsoft عددًا من القوالب لتبسيط عملية التعلم ، ويمكن للمستخدمين تخصيص القوالب أثناء انتقالها. يمكن أن يساعد فهم أساسيات Microsoft Access الشركات الصغيرة في رؤية قيمتها الكاملة في عملياتها اليومية.
مكافأة: إذا كنت تستخدم بالفعل جدول بيانات ، فمن السهل تحويل جدول بيانات Excel إلى قاعدة بيانات Access.
الحفاظ على معلومات العميل
تسمح قاعدة بيانات Microsoft Access للأعمال بتتبع كافة المعلومات الضرورية لكل عميل أو عميل ، بما في ذلك العناوين ومعلومات الطلب والفواتير والدفعات. طالما يتم تخزين قاعدة البيانات على شبكة حيث يمكن لجميع الموظفين الوصول إليها وتحديثها ، يمكن أن تظل المعلومات الحالية. نظرًا لأن معلومات العميل مهمة لكل شركة صغيرة ، يمكن (ويجب) تأمين قاعدة البيانات. تساعد إضافة النماذج إلى قاعدة البيانات الشركات الصغيرة على ضمان إدخال الموظفين للبيانات باستمرار.
عندما يصبح المستخدمون على دراية بالبرنامج ، يمكن إضافة مكونات أكثر تفصيلاً ، مثل التعيين لعناوين العميل. يتيح هذا للموظفين التحقق من العناوين للعملاء الجدد أو تخطيط مسارات لعمليات التسليم. كما يسمح أيضًا للشركات بإنشاء فواتير وإرسال رسائل البريد الإلكتروني والبريد العادي وتتبع وقت وكيفية دفع الفواتير. يعد تحديث بيانات العميل وتخزينها في Access أكثر موثوقية من جدول البيانات أو مستند Word ، ويسهل إدارة هذه المعلومات.
تتبع البيانات المالية
تشتري العديد من الشركات البرامج خصيصًا لتتبع الأموال ، ولكن بالنسبة للشركات الصغيرة ، يمكن أن تكون مبالغة. علاوة على ذلك ، يميل إلى خلق عمل إضافي. لا يمكن فقط إنشاء الفواتير وتعقبها في قاعدة بيانات Access ، ولكن يمكن تسجيل جميع نفقات الأعمال والمعاملات أيضًا. بالنسبة إلى الشركات التي لديها مجموعة برامج Microsoft Office كاملة بما في ذلك Outlook و Access ، يمكن ربط تذكيرات الدفع في Outlook بقاعدة البيانات. عندما ينبثق التذكير ، يمكن للمستخدمين إجراء الدفعات اللازمة ، وإدخال البيانات في Access ، ثم إغلاق التذكير.
قد يكون من الضروري شراء برامج أكثر تطوراً مع نمو الأعمال التجارية ، ولهذه الشركات ميزة إذا تم تخزين جميع بياناتها المالية في Access. يمكن أن تستوعب العديد من البرامج الأخرى البيانات التي يتم تصديرها من Access ، مما يجعل من السهل ترحيل المعلومات عندما يحين الوقت.
إدارة التسويق والمبيعات
إحدى الطرق الأقل استخدامًا والأكثر فعالية لاستخدام Access هي مراقبة معلومات التسويق والمبيعات. مع تخزين معلومات العميل الموجودة بالفعل في قاعدة البيانات ، من السهل إرسال رسائل البريد الإلكتروني ، والنشرات ، والقسائم ، والبريد العادي إلى أولئك الذين قد يكونون مهتمين بالمبيعات أو العروض الخاصة. يمكن للشركات الصغيرة بعد ذلك تتبع عدد العملاء الحاليين الذين يستجيبون لها بعد الحملات التسويقية.
للعملاء الجدد ، يمكن إنشاء حملات كاملة ومراقبتها من مكان واحد. وهذا يسهل على الموظفين معرفة ما تم إنجازه بالفعل ، وما زال يتعين القيام به ، وما هي المتابعة الضرورية.
تتبع الإنتاج والمخزون
على غرار تتبع العميل ، يعتبر تتبع البيانات على المخزون والموارد والأوراق المالية أمرًا أساسيًا لأي نشاط تجاري. يجعل الوصول من السهل إدخال البيانات على الشحنات إلى المستودعات ومعرفة الوقت المناسب لطلب المزيد من منتج معين. يعد هذا أمرًا ضروريًا بشكل خاص للمصنعين الذين يحتاجون إلى عدد من الموارد المختلفة لإكمال منتج ، مثل أجزاء الطائرة أو المكونات الصيدلانية.
حتى صناعات الخدمات يجب أن تحتفظ بالمخزون ، وأن وجود كل هذه المعلومات في مكان واحد يجعل من السهل معرفة الكمبيوتر الذي يتم تعيينه للموظف أو تحديد متى تحتاج الشركة إلى تحديث المعدات المكتبية. سواء كانت تتبع المركبات أو أجهزة الجوال أو الأرقام التسلسلية أو معلومات التسجيل أو سجلات المستخدمين أو عمر الأجهزة ، فإن الشركات الصغيرة قادرة على تتبع أجهزتها بسهولة أكبر في Access.
بالإضافة إلى الأجهزة ، يجب أن تكون الشركات قادرة على تتبع البرامج. من التسجيل وعدد أجهزة الكمبيوتر المسموح لها باستخدام البرنامج إلى معلومات الإصدار والمستخدم ، يجب أن تكون الشركات قادرة على سحب المعلومات بسرعة وبشكل دقيق عن تكويناتها الحالية.
تشغيل التقارير والتحليلات
ربما يكون أكثر جوانب برنامج Access قوة هو قدرة المستخدم على إنشاء تقارير ومخططات من جميع البيانات. إن القدرة على تجميع كل ما هو مخزن في قواعد البيانات المختلفة هو ما يجعل Microsoft Access مصدر قوة للشركات الصغيرة. يمكن للمستخدم إنشاء تقرير بسرعة يقارن تكاليف الموارد مقابل التسعير الحالي ، أو إنشاء مخطط يوضح مقدار المخزون في حملة تسويقية قادمة ، أو تشغيل تحليل يحدد العملاء الذين يقفون وراء الدفعات.مع القليل من المعرفة الإضافية عن الاستفسارات ، يمكن للشركات الصغيرة التحكم في كيفية عرضها للبيانات.
والأهم من ذلك ، أنه يمكن ربط Microsoft Access بمنتجات Microsoft الأخرى. يمكن للشركات الصغيرة مراجعة تقرير ، والبحث عن بيانات العميل ، وإنشاء الفواتير في Word. يمكن لدمج المراسلات إنشاء رسائل البريد العادي بينما يقوم المستخدم في نفس الوقت بإنشاء بريد إلكتروني في Outlook. يمكن تصدير البيانات إلى Excel للحصول على تفاصيل أكثر تفصيلاً ، ومن هناك ، يتم إرسالها إلى PowerPoint لعرض تقديمي. من المحتمل أن يكون التكامل مع جميع منتجات Microsoft الأخرى هو أفضل سبب لاستخدام الوصول إلى مركزية جميع معلومات النشاط التجاري.
