كان عنوان Gettysburg 271 كلمة.
بالأمس ، تلقيت رسالة بريد إلكتروني حول تغيير سياسة الشركة فيما يتعلق باختيار القهوة والشاي الذي كان 350.
أنا أعلم ، القهوة مهمة. ولكن إذا كان لنكولن قادرًا على إخبار الأمة المنقسمة ببلاغة عن أهمية الإنسانية والمساواة في 271 كلمة ، أعتقد أننا يجب أن نكون قادرين على إرسال رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل والتي تكون أقصر قليلاً.
في كثير من الأحيان ، نخشى أن نكون مختصرين في رسائل البريد الإلكتروني لأننا لا نريد أن نعبر عن معنى ، أو لأننا نعتقد أننا بحاجة إلى إعطاء الكثير من المعلومات أو الاتجاهات لتوضيح وجهة نظرنا. وهذا عادل. ولكني أعتقد أننا جميعا متفقون على أن البريد الإلكتروني الأقل سيجعل حياتنا العملية أسهل بكثير. وهذا يبدأ بجعل كل واحدة أقصر قليلاً.
إليك دليل سريع وسهل للحفاظ على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك قصيرة وحلوة (دون أن تبدو كأنها رعشة).
قطع الزغب
أحصل على الكثير من رسائل البريد الإلكتروني التي تبدأ مع زغب. وعلى الرغم من أنه أمر طيب ، إلا أنه قد يكون مضيعة للوقت ، خاصة إذا كنت لا أعرفك حقًا ، أو إذا كنت سأراك في اجتماع في الساعة 4 مساءً.
بمعنى آخر ، لا تحتاج إلى بدء كل رسالة بريد إلكتروني تخبر الأشخاص أنك تأمل في أن يكون لديهم عطلة نهاية أسبوع جيدة. ما لم تكن تتواصل حقًا مع شخص ما للحاق بالركب ، فلنفترض أننا نأمل جميعًا في أن يكون الجميع قد قضوا عطلة نهاية أسبوع جيدة ، ويتطلع إلى عطلة قادمة ، وبصورة جيدة عمومًا. ثم ننكب على العمل.
قص الكلمات الزائدة
نضيف جميعًا كلمات إضافية إلى كتابتنا من وقت لآخر لأسباب متنوعة. يجعل التحولات أكثر سلاسة. يخفف اللغة الصعبة. في بعض الأحيان ، يجعلنا يبدو أكثر ذكاء.
في البريد الإلكتروني ، على الرغم من ذلك ، فإن عملك لا يتمثل في صياغة أفضل خطاب في العالم ، بل التواصل بسرعة وسهولة. في الواقع ، أنا أتحداك لإزالة أي كلمات أو عبارات ليست ضرورية للغاية.
خذ الجملة التالية من رسالة تلقيتها مؤخرًا:
في هذه المرحلة الزمنية ، أعتقد أنه سيكون من المنطقي بالنسبة لنا جميعًا إعادة تجميع صفوفنا بشأن هذه القضية والتوصل إلى بعض النقاط الرئيسية للمناقشة في اجتماعنا خلال أسبوعين من شأنها أن تساعدنا على الاقتراب من إيجاد حل يعمل لجميع الأطراف.
ما هي النقطة الرئيسية هنا؟ من الصعب أن نتحدث مع الكثير من الكلمات الإضافية. عبارة مثل ، "في هذه المرحلة الزمنية" لا تضيف أي شيء ، وبالتالي لا تحتاج إلى تضمينها. لماذا لا تعيد كتابتها هكذا؟
"دعونا جميعا نتوصل إلى 2-3 نقاط مناقشة حول هذه المسألة قبل اجتماعنا المقبل."
يعرف كل شخص في سلسلة الرسائل ما تتحدث عنه ، وهناك نقطة واضحة لهذه الجملة ، وقد خفضت عدد الكلمات بحوالي 70٪.
أن تكون موجزة ، وليس مربكة
كان لدي في السابق مدرب يرسل لي رسائل بريد إلكتروني قصيرة مشوشة لا معنى لها. تلقيت رسالة بريد إلكتروني في الساعة 8 صباحًا تقول فقط ما يلي:
"تعامل مع Facebook أول شيء اليوم. -MJ "
ماذا كان يعني من قبل مقبض؟ ماذا عن Facebook اللازمة للتعامل معها؟ البريد الإلكتروني جعلني أسأل عدة أسئلة ، والتي كان عليه أن يجيب عليها. على الرغم من أن بريده الإلكتروني الأولي كان مختصراً ، فقد انتهى بنا الأمر إلى تبادل المزيد من رسائل البريد الإلكتروني وإضاعة المزيد من الوقت مما لو كان قد تضمن معلومات أكثر قليلاً في المرة الأولى. إذا كان قد أضاف بضع كلمات أخرى ، فقل "تعامل مع ردود مستخدمي فيسبوك أولاً وقبل كل شيء اليوم لأننا تلقينا الكثير من الشكاوى بين عشية وضحاها" ، لكان بإمكاننا تجنبها غير الضرورية ذهابًا وإيابًا.
أن تكون ذكيا مع كلماتك وجيزة في تنفيذ الخاص بك لا يعني فقط أن تكون قصيرة. تأكد من أنك لا تزال واضحًا في رسالتك.
إلى خلاصة
قبل أن تطلق رسالة بريد إلكتروني ، خذ 30 ثانية إضافية وقراءتها. اسأل نفسك الأسئلة التالية:
- هل هناك نقطة واضحة وسهلة الفهم لهذه الرسالة الإلكترونية؟
- هل هناك أي شيء يمكنني إخراجه لا يضيف إلى النقطة الرئيسية؟
- هل يمكن تبسيط أي شيء؟
كلما قمت بتدريب نفسك على مراجعة كتاباتك ، كلما لاحظت وجود مجالات للتحسين. والأهم من ذلك ، كلما بدأت في إجراء هذه التغييرات تلقائيًا في رسائل البريد الإلكتروني المستقبلية.
نصيحة أخيرة: ضع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في عداد الكلمات لترى عدد الكلمات التي تقيمها حاليًا لكل رسالة بريد إلكتروني - فقد يصدمك ذلك. تتبع التقدم المحرز الخاص بك ونرى كيف يمكن أن تذهب منخفضة.
