يسألني الناس دائمًا عن كيفية القيام بالأمور بشكل أسرع وأفضل وأكثر كفاءة والأدوات التي أوصي بمساعدتهم على القيام بذلك. ولكن هناك سؤال واحد أحصل عليه أقل بكثير ، وهو أمر مهم بنفس القدر: كيف يمكنني توفير الوقت - عن طريق تقليل الوقت؟
في الواقع ، إن معرفة ما لا يجب القيام به ، وما الذي يجب عليك التوقف عنه ، يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في سعادتك وإنتاجيتك.
اختبر نفسك مع هذه القائمة من سبعة أسئلة للتأكد من أنك تستثمر وقتك بشكل جيد.
1. هل تقول لا؟
معظم الناس لديهم حاجة ماسة إلى أن يكون محبوبا. نتيجةً لذلك ، نقول نعم لكل شيء يُطلب منا تقريبًا ، مما يجعل من المستحيل القيام بكل شيء جيدًا ، وينحصر وقتنا وإنتاجيتنا. ألقِ نظرة على آخر 10 طلبات تلقيتها (تجاهل المهام من رئيسك ، والتي قد لا تكون لديك السيطرة عليها). إذا قلت نعم لأكثر من النصف ، فقد حان الوقت لدفع نفسك للبدء في قول لا (فيما يلي بعض الطرق للقيام بذلك بشكل جيد).
2. هل انت تفويض كاف؟
سواء أكنت مديرًا أم لا ، فهناك فرص لتفويض الزملاء. إذا كنت تفعل كل شيء بنفسك ، وتعتقد "أنه من الأسرع بالنسبة لي أن أفعل ذلك" ، فقد تكون مفوضًا. ألقِ نظرة فاحصة على مهامك على مدار الأسبوع الماضي ، هل جميعها وصف وظيفي لك حقًا؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فراجع نصائحي للتفويض الناجح للبدء في دفع بعض الأشياء خارج اللوحة الخاصة بك.
3. هل كل شيء في قائمة مهامك ضروري؟
لا تعتبر قائمة المهام التي لا نهاية لها تحديًا لإنجازها بالكامل ، عندما يكون تحديد الأولويات تحديًا في الواقع. إذا لم تقم بأي مهمة في غضون أسابيع ، أو كانت دائمًا ما يتم دفعها إلى تاريخ لاحق ، فقد تكون هذه علامة على أنها ليست ضرورية بالفعل. استخدم مديرك وزملائك على شكل لوحات صوتية لمحاولة إزالة العناصر غير الضرورية من قائمة المهام الخاصة بك ، حتى تتمكن من تكريس المزيد من الوقت للعناصر ذات الأولوية العالية التي ستحرك أهدافك إلى الأمام. نصيحة للمحترفين: هل تواجه مشكلة في إزالة المهام أثناء العمل؟ تابع كل واحد واكتب التأثير الذي سيكون له (مثل "فرصة الإيرادات" أو "نمو المستخدم"). ستندهش من عدد العناصر غير المتوافقة مع شركتك أو أهدافك الشخصية.
4. هل جميع الاجتماعات المتكررة في التقويم الخاص بك ضرورية؟
قم بإلغاء أي شيء غير مؤثر أو يمكن استبداله بتحديث بريد إلكتروني. بالنسبة للاجتماعات التي تحتفظ بها ، أعد تقييم ما إذا كان التنسيق والطول والحضور يساهمون في فعاليتها. كما يوضح رجل الأعمال جيم بيلوسيتش ، فإن هذا يوفر الوقت والمال - اجتماع لمدة ساعة مع 17 موظفًا يكلفون في المتوسط 40،000 دولار في السنة بتكلفة 232.88 دولار. ييكيس.
5. للاجتماعات التي تعقد لمرة واحدة ، هل طولك الافتراضي طويل جدًا؟
معظم الأشخاص يتحولون إلى اجتماعات مدتها 60 دقيقة ، عندما لا تحتاج المحادثات الأولية إلا إلى وقت طويل. حاول إعداد التقويم الخاص بك إلى الافتراضي 30 أو 20 دقيقة. ستسترجع هذا الوقت ، وعلى الأرجح ستعقد اجتماعات أكثر إنتاجية.
6. هل تحتاج إلى اجتماع على الإطلاق؟
أخبار فلاش: لا تحتاج إلى الموافقة على كل اجتماع يُطلب منك حضوره. ينطبق هذا بشكل مضاعف على أولئك الأشخاص الذين يضيفون اجتماعات إلى التقويم الخاص بك دون أن يطلبوا ذلك - لديك إذن برفض أي شيء غير مهم لعملك. حدد شريطًا عاليًا لمنح الأشخاص وقتك ، وستجد أن المزيد من الأسئلة يتم حلها عبر البريد الإلكتروني أو ، في كثير من الأحيان بشكل أكثر فعالية ، عن طريق التقاط الهاتف.
7. هل أنت عبدا على صندوق الوارد الخاص بك؟
الحديث عن الأشياء التي لا تحتاج إلى القيام بها: لا يلزمك الرد على كل بريد إلكتروني يأتي. امنح نفسك إذنًا لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني البارد غير الملائمة ورسائل البريد الإلكتروني لمعلوماتك المالية التي أنت cc: ed أو نسخة مخبأة في موضعها. وأثناء وجودك فيه ، قم بإلغاء الاشتراك في أي شيء لا تقرأه (لا ، لست بحاجة إلى قراءة كل نشرة التجارة الإلكترونية التي اشتركت فيها). قول لا للبريد الإلكتروني هو المفتاح لتوفير الوقت للعمل الحقيقي.
في بعض الأحيان ، لا تتعلق الإنتاجية بالأنظمة التي تضعها أو بالتطبيقات التي تقوم بتنزيلها - إنها تدور حول إلقاء نظرة فاحصة على كيفية قضاء وقتك وتحرير جدولك من غير الضروري إلى الدوس. المزيد من الساعات في اليوم؟ أعتقد أننا يمكن أن نتفق جميعا على أن هذا شيء جيد.
