هناك نوع خاص من السخط يأتي بترك شعور اجتماع أقل تأكيدًا من وجهة نظره عندما كنت تدخل (في هذه الحالة ، ربما يحتاج شخص ما إلى هذا الدليل لتشغيل الاجتماعات الفعالة أو قالب جدول أعمال الاجتماع أو هذه المقالة) تحديد متى يجب عليك حقا إعادة جدولة ذلك الاجتماع).
حتى لو لم تكن الأمور متطرفة للغاية - ربما كان لديك محادثة محفزة وجذابة - فلا يزال الأمر مخيبا للآمال إذا لم يظهر شيء منها. ولكن هناك حل بسيط: البريد الإلكتروني بعد الاجتماع.
"إن الهدف الشامل هو تحميل الجميع المسؤولية أمام نفس التوقعات. يقول هيذر يوروفسكي ، مدرب محترف في شركة موسى ومؤسس شاتر آند شاين ، لذلك لديك فريق في نفس الصفحة يعمل على تحقيق نفس الأهداف ، الأمر الذي يبقي الأمور فعالة ومنتجة ويخفف الإحباط. "لا أحد يحب الشعور كما لو أنهم جلسوا في اجتماع كان له زخم جيد وبعد ذلك لم يحدث شيء بعد ذلك."
تابع القراءة لمعرفة كل ما تحتاج لمعرفته حول إرسال البريد الإلكتروني المثالي بعد الاجتماع - بحيث لا تكون مسؤولًا أبدًا عن إحباط التقدم في كل ما تقابله.
من الذي ينبغي عليه إرسال البريد الإلكتروني بعد الاجتماع؟
حسنًا ، ربما تكون جميعًا على فكرة إرسال بريد إلكتروني للمتابعة. ولكن كيف يمكنك معرفة ما إذا كنت الشخص الذي ينبغي أن ترسله؟
غالبا ما يكون واضحا. إذا قمت بتنظيم الاجتماع ، وقمت بإنشاء جدول الأعمال ، وقمت بتشغيل الشيء ، فمن المحتمل أن تكون الشخص الذي يغلق الحلقة مع رسالة بعد الاجتماع.
يقول يوروفسكي: "عادة ما يكون واضحًا في نهاية الاجتماع من المسؤول ، لكن في بعض الأحيان لا يكون ذلك ، خاصةً إذا كان مشروعًا جديدًا لا تملكه أي إدارة تقنيًا بعد". "أنت فقط تريد أن تتأكد من أنك لن تؤتي ثمارك وأنت تنقر على أوامر من أشخاص آخرين ، وأنها تأتي حقًا من الشخص المناسب الذي سيستمع إليه الأشخاص ويحترمون الملكية والموعد النهائي".
إذا كان الموقف أكثر غموضًا ، فكر فيما إذا كان من المنطقي بالنسبة لك التقدم إلى المهمة. "في نهاية الاجتماع ، إذا لم يكن من الواضح تمامًا من المسؤول عن ذلك وكنت تشعر بأنك مستعد لإرسال هذا البريد الإلكتروني بعد ذلك ، فرفع يدك وأقول ،" يا ، سعيد لإرسال رسالة بريد إلكتروني بعد الاجتماع ، ما لم يكن هناك أي شخص يقول يوروفسكي: "من الأفضل أن تأتي من هناك". "إذن أنت تطوع. أنت لا تطالب أي شخص بوضعه عليها ، لكنك أيضًا تمنح الآخرين فرصة لقول: "لا لا ، أعتقد أنه يجب أن يأتي من جو".
من ينبغي أن يدرج؟
بمجرد تسوية حقل "من" ، حان الوقت للتفكير في حقول "إلى" و "سم مكعب". تأكد من إرسال ملاحظتك إلى جميع المشاركين في الاجتماع ، بما في ذلك أي شخص كان على قائمة الدعوات ولكن ربما لم يتمكن من الحضور. ثم فكر فيما إذا كان هناك أي شخص تدرك أنه كان يجب أن يشارك في الاجتماع وأي أصحاب مصلحة آخرين يحتاجون إلى اتخاذ إجراء أو أن يكون لديهم رؤية حول الموضوع. أخيرًا ، إذا كنت تتعامل مع عدد أكبر من الزملاء ، ففكر في نسخ مساعدين لهم.
متى يجب أن تخرج؟
يقول يوروفسكي: "من الأفضل إرسال الخلاصة في أقرب وقت ممكن للخروج من الاجتماع قدر الإمكان". "إذا كان الاجتماع في نهاية اليوم وتريد الانتظار حتى أول شيء في صباح اليوم التالي ، فلا بأس بذلك ، ولكن كلما اقتربت من الاجتماع ، تم إنشاء المزيد من الزخم ولا يبدأ في الانخفاض إلى أسفل أكوام الناس ".
بمعنى آخر ، فكر في خلاصة امتداد للاجتماع وأرسله بينما المناقشة ما زالت جديدة في عقلك وكل شخص آخر. إذا كنت تعلم مقدمًا أنك ستكون الشخص الذي يتعامل مع هذا العنصر ، فيمكنك التخطيط للأمام عن طريق حظر الوقت في التقويم الخاص بك مباشرة بعد الاجتماع لإنجازه.
ما ينبغي أن تشمل؟
تقول كريستينا ليوناردي ، مديرة مهنة موسى: "الغرض من البريد الإلكتروني هو جعل الجميع على نفس الصفحة". لكن ما يدور حوله بالضبط لتحقيق ذلك "يعتمد على طبيعة الاجتماع وما هو القصد ، ما هو الهدف؟" يقول ليوناردي.
"إذا كانت هناك مشكلة أو تحدٍ تم التعامل معه وحل الاجتماع تلك المشكلة أو التحدي ، فقد يكون الأمر أشبه بالشكر وتهنئة الذات" ، كما أوضحت. أو "قد يكون توضيح الأدوار والاتجاه في مشروع معين أو خطوات الإجراء اللاحقة التي يجب اتخاذها ومن المفترض أن يقوم بها".
كمبدأ توجيهي عام ، فكر في القيام ببعض أو كل ما يلي:
- شكر الناس على وقتهم وجهدهم
- تلخيص أي نقاط أساسية تمت تغطيتها أو مناقشتها خلال الاجتماع
- تحديد عناصر الإجراءات والمالكين وكذلك المواعيد النهائية لهذه الخطوات التالية
- إرفاق أو ربط أي موارد ووثائق ذات صلة
- دعوة الناس لطرح الأسئلة أو معاودة الاجتماع
يحثك ليوناردي على إبقائه قصيرًا وحلوًا. ولكن حتى نطاق البريد الإلكتروني يعتمد على الاجتماع. إذا كنت تخرج عن اجتماع فريق شهري قياسي أو اجتماع تحديث مشروع سريع وروتيني ، فيمكن أن يعكس بريدك الإلكتروني ذلك بطوله. إذا كنت ترسل مذكرة متابعة بعد اجتماع مجلس الإدارة لمدة ساعتين أو جلسة استراتيجية عميقة ، فستبدو مختلفة بعض الشيء. الشيء نفسه ينطبق على لهجة الخاص بك.
يقول يوروفسكي: "تريد دائمًا أن تكون مهذبا ، حتى لو كان بريدًا إلكترونيًا سريعًا ترسله". "أنت تريد أيضًا أن تكتب ليس فقط لهجة المنظمة ، بل للاجتماع نفسه." باختصار ، لا تلخص اجتماعًا غير رسمي مع زملائك في الفريق بنبرة رسمية مفرطة ولا ترسل خلاصة إلى المديرين التنفيذيين هذا يبدو أنك تتحدث إلى أصدقائك في ساعة سعيدة.
كما يقول يوروفسكي ، "إن معرفة جمهورك يحدث فرقًا كبيرًا هناك."
هل هناك قالب يمكنني استخدامه؟
كل صوت جيد حتى الآن؟ رائع ، الآن ربما تكون مستعدًا للوصول إلى الأمر. إليك نموذجًا يمكنك استخدامه جزئيًا أو كليًا ، وفقًا للموقف المحدد.
- - سيكمل بواسطة
- - سيكمل بواسطة
- - سيكمل بواسطة
- - سيكمل بواسطة
ماذا عن مثال؟
إليك ما يمكن أن يبدو عليه في الممارسة:
- نحن بحاجة إلى وضوح وتدريب إضافي حول بيع المنتج الجديد حتى ننجح في الربع الثالث وكذلك بعض المواد الإضافية الجديدة للاستخدام الداخلي والخارجي
- نظرًا لأن مشاركة التكتيكات في هذا الاجتماع كانت مفيدة للغاية ، فسنختبر وجود حشود كل أسبوعين لنقل الحيل والنصائح بشكل متكرر
- قم بإعداد وتشغيل الدورة التدريبية - ستكتمل Jackie بحلول 20 يونيو
- أنشئ ورقة واحدة للاستخدام الداخلي - سيكمل Rob بحلول 25 يونيو
- تحديث مواد العروض التقديمية للاستخدام الخارجي - سيتم الانتهاء من Jorge بحلول 30 يونيو
- قم بإعداد مجموعات متكررة - سيتم إكمال Quinn بحلول 1 يوليو
