إذا كنت تقود اجتماعًا من أي وقت مضى ، فمن المحتمل أن تكون قد جربت أيضًا محاولة التراجع عن جلسة استغرقت منعطفًا سريعًا للفوضى.
ربما كنت تتعامل مع حفنة ثرثارة إضافية - أو ذلك الشخص الذي يبدو أنه كان لديه اهتمام بعمر أربع سنوات. ربما يكون لدى كل فرد فكرة رائعة للمشاركة - أو ربما تم تسمية الطفل الملكي أخيرًا ، وكل شيء يمكن لأي شخص التحدث عنه.
مهما كان السبب ، يمكن للاجتماعات أن تخرج عن نطاق السيطرة. ولكن إذا كنت مسؤولاً عن التجمع ، فأنت تريد أن تبدو على رأس الأمور وتجنب إهدار وقت الجميع في اجتماعات غير فعالة.
يمكن القول إن إبقاء المجموعة على المسار الصحيح أسهل من القيام به ، ولكن مع بعض التخطيط الذكي وبضعة أيام من الاستراتيجيات ، ستكون في طريقك إلى اجتماعات الفريق الأكثر تركيزًا.
ابدأ بالخطة
الخطوة الأولى في فرض السيطرة هي إعداد جدول أعمال. أقصد ، أجندة مطبوعة جيدة الطراز ، يمكن إرسالها إلى الحاضرين قبل الموعد المحدد (ثم عرضها أو تسليمها في الاجتماع كتذكير ودي). قد يبدو من الواضح جدًا عدم تدوين كل شيء ، لكن ثق بي ، إن وجود القليل من التفاصيل على الورق سيساعدك في التركيز على ما يدور حوله الاجتماع بالفعل.
عند تجميع خطتك ، فكر في الهدف النهائي الذي تريد تحقيقه في الاجتماع (على سبيل المثال ، هل هي جلسة عصف ذهني ، أم أنك بحاجة إلى إنهاء بعض عناصر الإجراء الرئيسية؟). بعد ذلك ، اعمل للخلف لتحديد ما يجب مناقشته للوصول إلى هذا الهدف ، والأسئلة التي يجب الإجابة عليها ، والمسؤوليات التي يجب تعيينها. تأكد من أن أي من هذه النهايات الفضفاضة لها مكان في جدول الأعمال ، حتى يعلم الجميع ما يجب توقعه قبل وصولهم.
بالإضافة إلى بنود جدول الأعمال هذه ، فكر أيضًا في الأشخاص الذين سيحضرون. كم من الناس سيكون هناك؟ هل يعرفون بعضهم البعض؟ ما هي شخصياتهم؟ ما يصرف عادة لهم؟ سيساعدك هذا في تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى الإنشاء في أي وقت إضافي في بداية الجلسة. على سبيل المثال ، إذا كنت تعرف أن حاضري الاجتماع سيريدون الدخول في محادثة شخصية قبل البدء ، فقم بالتخطيط لبضع دقائق ليتمكن الجميع من إخراج الدردشة من أنظمتهم قبل بدء العمل.
تسهيل للتركيز
خطوتك التالية هي إنشاء مساحة اجتماعات لا تشجع على تشتيت الانتباه والانقطاع. ابدأ بالمساحة المادية ، وتأكد من أن الغرفة مغلقة من الضوضاء الخارجية والمحادثات وخالية من الانحرافات المرئية مثل شاشة فيديو أو حلقات على الطاولة. وقبل بدء الاجتماع مباشرة ، ضع هاتفك بعيدًا وأغلق الكمبيوتر المحمول - إنها علامة خفية للآخرين على أن يفعلوا الشيء نفسه.
ثم ، قم بإعداد المسرح للإنتاجية. تأكد من توفر جدول الأعمال - إما عن طريق الحصول على نسخ مطبوعة أو بسحبه للأعلى - وتأكد من إعادة صياغة أهداف الاجتماع أثناء الترحيب بالجميع (على سبيل المثال ، "نحن هنا اليوم لوضع اللمسات الأخيرة على التفاصيل لحدث جمع التبرعات. "). تأكد أيضًا من تذكير الناس بالموعد الذي يُفترض فيه اختتام الاجتماع. ببساطة ، "أعلم أنه يتعين علينا جميعًا فعل الكثير ، لذلك دعونا نحاول أن نبقي هذا أقل من 30 دقيقة" ، سوف يذكّر الناس بأنك تريد عقد اجتماع فعال بقدر ما يفعلون.
في أكثر من مذكرة لوجستية ، إذا كان لديك مواد إضافية للاجتماع ، فاخرجها كما تذهب وليس في بداية الجلسة. لقد سمعت من الآخرين أن هذا النهج يصرف الانتباه ، لكنني علمت أن غالبية الناس سيقرأون اجتماعاتهم ويخرجونها عن مسارهم إذا كانت لديهم الفرصة لرؤية ما سيحدث.
اعادة المجموعة
هناك أجندة واضحة ومساحة نظيفة للاجتماعات تقطع شوطًا طويلًا في الحفاظ على الأمور في مسارها الصحيح ، ولكن بغض النظر عن مدى تخطيطك لاجتماعك بعناية ، فإن التشتيتات لا تزال تحدث. وهنا يأتي دور فن الانتقال. قبل أن تذهب إلى اجتماع ، تأكد من أنك مسلح ببضعة طرق مهذبة ، لكنها فعالة ، لإعادة توجيه المحادثة إلى حيث تريدها. هذه زوج من مفضلاتي:
اتمامه
تمامًا مثل مقال جيد (نعم ، كلنا نتذكر هذه) ، يجب أن تختتم اجتماعك بموجز موجز. اذكر بوضوح ما تم إنجازه وأي مهام لاحقة للخطوات أو الخطوات التالية أو المسؤوليات. لا يحتاج الأمر إلى أن يكون مفصلاً - في الواقع ، يجب ألا يستمر أكثر من دقيقة أو دقيقتين - ولكنه يساعد في وضع القوس على اجتماعك ليقول شيئًا مثل: "شكرًا للجميع. لقد حققنا تقدما كبيرا في وضع اللمسات الأخيرة على الخدمات اللوجستية للحدث. ستتصل إميلي بمنسق الحدث للحصول على هذه التفاصيل ، وسأرسل قائمة بالبريد الإلكتروني تحتوي على آخر مهمة لكل فرد. "
دعونا نواجه الأمر ، عندما تضع مجموعة من الأشخاص في غرفة صغيرة ، قد يكون من الصعب إقامة السيطرة والسيطرة عليها. إن الذهاب إلى اجتماعك التالي بخطة وجدول أعمال وبعض الخطوط الأساسية لإعادة الجميع إلى المسار الصحيح يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا.
أخبرنا! كيف يمكنك التحكم في اجتماعاتك؟
