نحن نميل إلى التعامل مع التكنولوجيا الجديدة مثل الكأس المقدسة ، منارة الضوء ، والإجابة على كل ما هو بطيء وغير فعال وقديم. ويمكن أن يكون - إذا تم تنفيذه مع حمولة شاحنة من التخطيط والبصيرة.
لكن ، حسنًا ، كلنا نعرف كيف تسير الأمور.
خلال سنوات عملي في الحكومة ، حيث شعرت أحيانًا أننا نلعب لعبة اللحاق بالركب التكنولوجي مستحيلة الفوز ، تعلمت ما الذي يمكن أن يحدث عندما يكون هذا التبصر أمراً مسلماً به. يبدو أقل قليلاً مثل Holy Grail والكثير من التجاوزات في التكاليف والتأخير والحلول المعقدة للمشاكل البسيطة الأخرى.
كما علمت ، فإن أحد العناصر الرئيسية لمشروع تكنولوجي ناجح هو العلاقة المتناغمة بين فريق العمل وفريق التكنولوجيا. في تجربتي ، كان فريق العمل يقود التغيير في كثير من الأحيان (نحتاج إلى نظام أكثر تعقيدًا لتتبع إنفاق المنح الفيدرالية ، على سبيل المثال) ، لكننا لم نتمكن من تحقيق مجموعة من التقدم بدون المطورين ومديري مشاريع تكنولوجيا المعلومات القادرين على جعله يحدث. غالبًا ما انتهت المشروعات إلى أن تكون بعيدة عن أن تكون متناغمة ، كنتيجة للتحدث بلغات مختلفة بشكل أساسي والحفاظ على توقعات مختلفة تمامًا (كان التغيير الذي بدا بسيطًا بالنسبة لي ، على سبيل المثال ، غالبًا ما أصبح كبيرًا للمطورين).
لكن يمكن أن تكون الأعمال والتكنولوجيا صديقين. الاخبار الجيدة؟ تحقيق الوئام حقا ليس معقدا جدا. مثل أي تعاون ، يتعلق الأمر بتكرار ونوعية الاتصال ، ومجموعة من الأهداف المتفق عليها بشكل متبادل ، وخطة للتعامل مع التحول شبه المحتوم لتلك الأهداف. فيما يلي بعض الإرشادات الأساسية لإدارة الفجوة بين تكنولوجيا الأعمال.
1. تهدف إلى مسمار الاحتياجات في المرة الأولى
فكر في متطلبات العمل كمخطط. لن ترسم مجموعة من المخططات الأولية لمنزل ، وتسلمها للمقاول ، وتتمنى له التوفيق. لن تعود بعد ثلاثة أسابيع من الإنشاء واطلب منه إضافة طابق ثالث وحمام رابع ، وربما نافذة كبيرة في غرفة المعيشة. ومن المؤكد أنك لن ترسم مخططاتك دون إدخال مهندس معماري ومهندس.
مشروع التكنولوجيا لا يختلف كثيرا. يجب تصميمها بدقة ، وبمجرد بدء التطوير ، ليس من السهل دائمًا استيعاب التغييرات دون التأثير على الأساس بأكمله. هذا هو السبب في أنه من الأهمية بمكان أن تكون شاملة قدر الإمكان من البداية والحصول على المدخلات والخبرات التي تحتاجها كما تعتقد من خلال ما سوف يتطلبه الحل. قم بمقابلة المستخدمين النهائيين لفهم التحديات التي يواجهونها وكيف سيحتاجون بالضبط إلى استخدام التكنولوجيا الجديدة. لا تجعل الافتراضات ، ولا تترك أي جزء من التخطيط لوقت لاحق.
2. ولكن تعترف أنك سوف تفوت قليل
ومع ذلك ، وجدت أنه من المستحيل تقريبًا تصور كل ميزة نحتاجها خلال مراحل التخطيط المجردة. حتما ، بمجرد تطوير النظام ، كنا ندرك أننا ننسى أن نسأل عن وظيفة بحث متقدمة أو زر "حفظ ومتابعة". عندما اتصلنا بالمطورين لنتفضل منهم باستيعاب هذه الطلبات الجديدة ، غالبًا ما قوبلنا بالإحباط. ربما يتطلب التغيير الجديد منهم التراجع عن العمل الذي قاموا به بالفعل وإعادة تصميم أجزاء الحل. ربما تصوّرنا الأمر يستغرق ساعتين بينما في الواقع سيستغرق يومًا.
قد لا تتمكن من منع هذه الكشفات اللاحقة في اللعبة ، وبالتالي فإن أفضل ما يمكنك فعله هو إنشاء مخزن مؤقت لاستيعابها. أضف أسبوعًا إضافيًا إلى جدولك الزمني الأولي و 5 إلى 10٪ إضافي لميزانيتك. العديد من المنظمات ، التي تدرك عدد المرات التي تتغير فيها التوقعات ، قد اعتمدت نهجًا رشيقًا في التنمية ، وطرح التكنولوجيا على مراحل للسماح بإعادة التقييم الدوري. مهما كان أسلوبك ، فلا تخطئ في تفكيرك في كل شيء من البداية. هذا لا يحدث أبداً.
3. معرفة نطاق زحف عندما تراه
بينما يتقدم المشروع إلى الأمام وتبرز الاحتياجات الجديدة ، من المهم التمييز بين الاحتياجات التي تحتاجها حقًا والاحتياجات التي تريدها فقط. إن مطالبة المطوّرين باستيعاب كل جرس وصافرة يمكن للعقل أن يحلم بها يؤدي عادة إلى مشاريع لا تنتهي أبدًا ونتائج نهائية معقدة للغاية. يجب إعطاء الأولوية لكل طلب جديد ، قبل تقديمه.
عندما تفكر في إحدى الميزات ، اسأل نفسك بعض الأسئلة الأساسية: هل سيعمل النظام بدونها؟ كم من الوقت سيستغرق تنفيذه ، وكم من الفوائد سيتم تسليمها في النهاية للمستخدم النهائي؟ إذا انتظرنا حتى إصدار مستقبلي لمعالجته ، هل سيضيع أي شيء؟ إنه تمرين لتحديد الأولويات ، ويمكن تعيين كل شيء في وضع مرتفع أو متوسط أو منخفض. إذا كانت منخفضة ، فضعها في موقف سيارات مجاور - لقد سمعت عن الشركات التي لديها مستندات "طلب تطوير الأحلام" يمكن لأي شخص إضافة أفكار إليها ويمكن للمهندسين استعراضها في أوقات فراغهم. يمكن دائمًا إعادة النظر فيه كجزء من مجموعة من التحسينات التي سيتم إجراؤها بمجرد توقف المشروع عن العمل بنجاح.
4. تطوير لغة مشتركة
أي نظام جديد لديه مجموعة من الأهداف التجارية في جوهرها. سيتيح لك التقاط المزيد من البيانات ، وتبسيط العملية الحالية ، أو تقديم خدمات جديدة لعملائك. من الأهمية بمكان أن يجلس فريق العمل وفريق التكنولوجيا قبل أن يبدأ أي عمل وينقلان هذه الأهداف. يجب ألا تضيع أهداف العمل في بحر من النقاش التكنولوجي ، ويجب أن تظل في الاعتبار في كل مرحلة من مراحل العمل.
إن تطوير لغة مشتركة لا يعني فقط تحديد الأهداف الجماعية ، ولكن تتبع التقدم المحرز بطريقة تناسب الجميع. قد تستخدم الأعمال والتكنولوجيا أدوات مختلفة لقياس عملها ، ولكن يجب أن يكون هناك عرض واحد على الأقل للتقدم الذي يتم مشاركته. قد يكون ذلك بسيطًا مثل خطة المشروع أو جدول بيانات به حقول متفق عليها ، مثل التواريخ والأهداف والنسبة المئوية كاملة ، بحيث يمكن للجميع الوصول إلى حالة كل مهمة يتم إكمالها. الهدف من ذلك هو تجنب موقف يعتقد فيه فريق العمل أنه في منتصف الطريق ، ويقول الفريق الفني إنه مجرد ربع - يجب أن يكون لدى الجميع نفس الفهم لما تم إنجازه وما تبقى.
قد تتحدث في خطط الأعمال و PowerPoints ، وقد تتحدث في الشفرة ، لكن ما لم تتواصل بوضوح من البداية ، فلن تخرج من بابل أبدًا. مشروع التكنولوجيا الناجح يدور حول اجتماع العقول - ليس فقط في البداية ، ولكن في كل خطوة على طول الطريق. اعترف بافتراضاتك وحاول ألا تصنع الكثير. كلما كانت الفجوة بين الأعمال والتكنولوجيا أصغر ، كلما كان من السهل عبور الجسور معًا.
