عزيزي المفاوضين ،
حيرة الشركات التواصل
عزيزي الحيرة ،
لقد مر 20 عامًا منذ بدأ رجال الأعمال في استخدام البريد الإلكتروني ، وما زلنا لم نتوصل إلى طريقة لتجنب معظم المشكلات التي تسببها.
وفقًا للدكتور راندي غنثر ، عالم نفسي سريري بجنوب كاليفورنيا ، فإننا نجازف بالتواصل مع بعضنا البعض إذا فشلنا في استخدام أيٍّ من وسائل الاتصال الخمسة: الكلمات ونبرة الصوت واللمس والموقف وتعبيرات الوجه.
عند التحدث عبر الهاتف ، نقوم بضبط ما نقوله ليس فقط استجابة للكلمات المنطوقة ، ولكن أيضًا مع النغمة التي يتم بها تسليم هذه الكلمات. هل شريكنا التجاري متطلب وقاسي ، مُصرٍ وتوجيهي ، بارد أو دافئ ، مشكوك فيه أو مؤكد ، غير رسمي أم رسمي؟ نقوم بشكل طبيعي أو أقل بضبط نغمة الصوت الخاصة بنا لتتناسب مع شخص آخر أو لخفضها إذا بدت درجة حرارته عالية جدًا لحل المشكلات التعاونية.
لكن حتى الهاتف يفتقد التعبير الكامل عن أفكارنا. عندما نتحدث على الهاتف ، فإننا نفتقد لغة الجسد وتعابير الوجه ، وكلاهما يمكن أن يثير الشك عندما نؤكد على يقيننا أو مقاومتنا عندما ندعي الامتثال أو الفكاهة عندما نتجنب الصراع.
أضف إلى هذا العجز جهلنا المتبادل بالسياق الذي يتواصل فيه كل طرف ، ولديك ما يسميه البروفيسور ريموند فريدمان في كلية أوين للدراسات العليا للإدارة "محادثة اجتماعية غير عميقة".
هذه هي الأخبار السيئة.
والخبر السار هو أن "الكلمات وحدها" قادرة على توصيل السياق والنبرة وكذلك التعاطف والعاطفة والفضول والشك. لو لم يكن الأمر كذلك ، لما كنا بكاء عندما قرأ آباؤنا لنا بامبي ، ولن نشعر بالغضب عندما نقرأ عن التطهير العرقي الأخير ، ولن نضحك أثناء قراءة عمود مضحك في خلاصتنا على Facebook. يستغرق فقط المزيد من الرعاية قليلا.
فيما يلي بعض الطرق التي يمكننا من خلالها إضافة النغمة والملمس والسياق والعاطفة المناسبة للمفاوضات التي تتم عبر البريد الإلكتروني - مع نموذج نصي يمكنك تعديله ليناسب موقفك.
1. قم بتعيين المسرح وجلب الشعور إلى المحادثة
3. أذكر المشاعر التي تفتقدها الاتصالات التجارية عادة
6. لا تخف من ذكر شكك الخاص
7. أغلق عبر التأكيد على درجة عالية من الثقة في قدرتك على إيجاد حل مفيد للطرفين
باختصار ، أحضر أكبر قدر ممكن من شخصيتك وعاطفتك العاطفية واحترام شريكك في التفاوض والتفاؤل بشأن قدرتك على الوصول إلى اتفاق قدر الإمكان. كلما تحاكيت محادثة "الحياة الحقيقية" في رسالة بريد إلكتروني ، كلما قلت مساحة الشكوك وسوء الفهم. تتيح هذه المحادثة النموذجية مساحة كبيرة لشريكك في المساومة للحصول على توضيح وطرح أسئلة وتقديم اقتراحات إضافية. هذا وحده يجب أن يتجنب سوء التفاهم الذي يؤدي إلى طريق مسدود.
ليس لدي أي سبب للشك في أنك ، كما تقول ، جيدة في التفاوض الفردي والشخصي. قم بتضمين بريدك الإلكتروني أيًا من الصفات التي تجلبها إلى جلسات المفاوضة هذه ، سواء أكان ذلك مثل الإعجاب أو السلطة أو الوضوح أو الاهتمام برفاهية شريكك في الصفقة أو القيم المشتركة أو مهارات حل المشكلات من الدرجة الأولى.
نتمنى لك التوفيق في مواجهة التحديات الخاصة بك ، ولا تتردد في الكتابة إلينا للحصول على مزيد من التفاصيل أو شرح أفضل أو تقرير حول نجاح المهارات الجديدة التي استخدمتها في مفاوضاتك عبر البريد الإلكتروني.
تعد هذه المقالة جزءًا من سلسلة "اسأل خبير" ، وهي عمود مخصص لمساعدتك في معالجة أكبر مشاغلك المهنية. إن خبرائنا متحمسون للإجابة على جميع أسئلتك الملحة ، ويمكنك إرسال سؤال عبر مراسلتنا عبر البريد الإلكتروني على المحرر (at) themuse (dot) com واستخدام Ask a Expert في سطر الموضوع.
