لقد تعلمت خلال السنوات القليلة الماضية أنه إذا اكتسبت سمعة لكونك مفيدًا ، فسيأتي عدد متزايد من الطلبات في طريقك.
بالنسبة لي ، فإن طلبات الحصول على القهوة "لاختيار عقلي" ، والمقدمات إلى شبكتي ، أو بالنسبة لي لإعادة سرد قصة تأسيس المتحف (وهي متاحة عبر الإنترنت إذا كنت غوغل!) هي الأكثر شيوعًا هذه الأيام. أنا لست مشهورًا على الإطلاق ، لكنني عدت أكثر من 35 طلبًا من رسائل البريد الإلكتروني للحصول على المساعدة أو المشورة أو الوقت في الشهر الماضي وحده ، لا علاقة لي بعمليات الأعمال اليومية أو برامج التوجيه التي قمت بها بالفعل الوقت الملتزم ل.
أحب أن أكون مفيدًا عندما أتمكن من ذلك ، لكن هناك تعارضًا كامنًا بين قول نعم وقول لا. إن قول نعم يستغرق وقتًا طويلاً من فريقي المتنامي ، الذي يحتاج إلى وقتي وحضوري ودعمي ، وكذلك من أصدقائي وعائلتي. في الواقع ، إذا قلت نعم لجميع الطلبات في الشهر الماضي (على افتراض أن كل طلب يستغرق 30 دقيقة) ، فقد استغرق الأمر مني أكثر من 17 ساعة. هذا ما يقرب من ساعة كل يوم عمل!
ومع ذلك ، فإن القول "لا" يمثل فرصة ضائعة لمساعدة شخص ما وللبناء على علاقة وخطر الوقوع في العمل غير مهذب ، حتى لو كانت أسبابك خالصة. يا ناهيك ، من الصعب القيام به. لقد اخترت تحقيق التوازن بين الاثنين قدر الإمكان ، ولكن العثور على أفضل طريقة لقول لا استغرق بعض الوقت.
سواء أكان هذا الدعاية هو الذي يستمر في إدارة الملعب من جانبك (بعد أن قلت لا - أربع مرات) أو ذلك الشاب الشاب الذي يستمر في طلب مقابلتك لتناول القهوة ، فإن الجميع يتعاملون مع استفسارات من أشخاص لا يفضلون أن يقولوا نعم إلى. إذن ما الذي يجب القيام به عندما يكون هناك استفسار عبر البريد الإلكتروني لا ترغب في تلقيه؟
إليك كيف تعاملت معها.
الموقف 1: أنت في طريقك
لنبدأ مع أسهل واحد. إذا كنت منزعجًا من شخص ما لا تهتم به أو قادر على مساعدتك (سواء أكان مسؤولًا أو مقدم خدمات) ، فقم بما يلي:
- تحقق مما إذا كان هناك رابط إلغاء الاشتراك أسفل البريد الإلكتروني. إذا كان هناك ، إلغاء الاشتراك على الفور.
- إذا لم يكن الأمر كذلك ، تجاهل وأرشفة هذه الرسالة الإلكترونية الأولى ، ما لم تكن مكتوبة بشكل واضح لك. لقد وجدت أن 99 ٪ من هذه يتم إرسالها بكميات كبيرة ، ولن يأخذها أي شخص شخصيًا إذا لم ترد.
- إذا تابع ذلك الشخص نفسه (حتى لو كان مكتوبًا بوضوح بواسطة روبوت) ، فأرسل ملاحظة سريعة تفيد بأنك غير مهتم. أفكر في ذلك على أنه فرصة لتكون لطيفًا وإعطاء مندوبي المبيعات أو وكلاء الدعاية المعلومات التي لا أمتلكها جيدًا ، حتى يتمكنوا من قضاء وقتهم في أي مكان آخر (وكذلك التوقف عن مراسلتي عبر البريد الإلكتروني). هذا هو قالب البريد الإلكتروني الذي أستخدمه:
مرحبا ،
شكرا لك على بريدك الإلكترونى. نحن لسنا في السوق لأي شخص في الوقت الحالي ، لكنني سأخبرك إذا ما تغير ذلك. في غضون ذلك ، هل يمكن أن تأخذ عنوان بريدي الإلكتروني من قائمتك؟
شكرا لك مقدما،
لا يهم ، لا توافق على الاتصال بـ "فقط تعرف على ما يمكننا تقديمه" إلا إذا كنت مهتمًا بالفعل. هذا لا يجعل أي شخص يذهب بعيدًا ، وعادة ما يؤدي ذلك إلى متابعة أكثر ثباتًا ، لأنك أثبتت أنك تقود أكثر دفئًا.
الموقف 2: أنت تحصل على بريد إلكتروني بارد للوقت أو المشورة
لذا فقد تلقيت رسالة بريد إلكتروني من شخص عشوائي ، تطلب وقتك أو نصيحتك. لقد استخدمت حكمك ، وبناءً على قدرتك وسؤاله ، لا يبدو أنه سيكون لديك وقت فراغ للمساعدة. في هذه الحالات ، هناك خياران عظيمان:
- إذا كنت ترغب في المساعدة ولكن ليس لديك الوقت ، فجرّب ما أسميه "تكتيك البونت". أرسل "باختصار شكراً لتفكيري - لقد حجزت هذا الشهر ولكن إذا تواصلت ، فأنا لا أحب المساعدة ، لكنني لا أستطيع. "كثير من الناس لن يتابعوا أبدًا - إما لأنهم نسوا أو لأنهم لم يعودوا بحاجة إلى وقتك ونصيحتك بعد الآن - لذا يمكنك أن تطمئن إلى أن الأشخاص الذين يتابعون هم الأشخاص الذي يحتاج معظم مساعدتكم.
- إذا كنت لا تعتقد أنك ستكون قادرًا على المساعدة بغض النظر عن الجدول الزمني ، فإن التواصل لماذا لا يمكنك ذلك بطريقة ودية وواضح وتقديم البديل الأفضل التالي هو الطريقة الأفضل. لست متأكدا كيف أقول ذلك؟ جرّب نسخة معدلة من قالب البريد الإلكتروني القاتل لـ Alexandra Franzen لرفضه صديقًا جيدًا.
الموقف 3: طلب منك مساعدة صديق لصديق
في بعض الأحيان ، هناك بعض الظروف الخاصة المعنية - على سبيل المثال ، أن الخريج الشاب الذي يطلب الوقت هو شقيق زميل سابق. لسوء الحظ ، لم يتحقق اتصالك المتبادل معك أولاً (كما ينبغي له) قبل تقديم معلومات الاتصال الخاصة بك أو تقديمها ، لذلك تبقى لك الحق في تقرير ما إذا كان يمكنك رفض هذا الشخص وكيفية القيام بذلك دون تدمير صلة. خياراتك:
- إذا كنت تشعر أنك مضطر إلى القيام بذلك ، على الرغم من أنه ليس لديك فكرة عن كيفية إدراجه في جدول أعمالك المزدحم ، اقترح عليك الاتصال لمدة 15 دقيقة بدلاً من الاجتماع الشخصي. إن تحويل ساعة القهوة إلى مكالمة سريعة أمر أكثر قابلية للإدارة ويجبر الطالب على قضاء وقتك بحكمة. يمكنك أيضًا عرض الإجابة على سؤال أو سؤالين إلحاحين عبر البريد الإلكتروني. (عادةً ما يفهم الأشخاص ما إذا قمت بإضافة السياق الذي تم تحديده بشكل مبالغ فيه الآن ولكنك تريد المساعدة عاجلاً وليس آجلاً).
- إذا لم تكن الشخص المناسب للمساعدة ولكنك تشعر بالحاجة إلى القيام بشيء ما ، فكر في ما إذا كان أي شخص آخر في شبكتك قد يرغب في المساعدة. أعد توجيه الطلب إلى جهة الاتصال الخاصة بك أولاً ، واستفسر عما إذا كان بإمكانه توفير 15 دقيقة لإجراء مكالمة لمساعدة شخص ما ، حيث أنك لا تملك الخبرة الصحيحة للقيام بذلك. يمكنك بعد ذلك إخبار السائل بأنك لست الشخص المناسب للمساعدة ، ولكنك سألت شخصًا آخر عما إذا كان هو أو هي مرتاحًا لتقديمه وستتابع حالتك إذا سمعت ذلك.
- إذا كانت المقدمة مقدمة من أحد معارفه الفضفاضين وتفضل رفضها ، فجرّب تكتيك punt أعلاه وأعط السائل بعض الوقت أو النصيحة عبر البريد الإلكتروني إذا كان يتابعها في المستقبل.
قد لا يكون الأمر سهلاً ، ولكن بمجرد رفض طلب غير لائق ، فأنت بالفعل خطوة واحدة نحو قضاء وقتك في الأشياء التي تهمك أكثر. وهذا شيء يجب الاحتفال به.
