الجميع كان هناك: يمكنك الحصول على رسالة بريد إلكتروني تجعلك تفعل مزدوجة. بالتأكيد ، الشخص الآخر محبط بشكل واضح أو غاضب ، لكن لا يزال من المتوقع الإجابة. ماذا عليك ان تفعل؟ كيف ترد
على الرغم من تزايد شعبية خدمات الرسائل والمراسلات الداخلية للمكاتب ، إلا أن البريد الإلكتروني لا يزال أهم أداة اتصال تستخدم على نطاق واسع في العمل ، لذا فإن قدرتك على استخدامها بأكثر طريقة احترافية ممكنة أمر بالغ الأهمية. هذا يعني أن الطريقة التي تستجيب بها في الموقف المبين أعلاه لها القدرة على التأثير بشكل إيجابي أو سلبي على حياتك المهنية. حتى لو كنت تعتقد أنك تستجيب بنبرة مماثلة.
نعم ، أنا أعلم أن الحفاظ على الاحتراف في جميع الأوقات أسهل من القيام به. تعتبر الرد على رسائل البريد الإلكتروني في العمل فنًا بحد ذاته ، والاستجابة للرسائل العاطفية تنقله إلى مستوى آخر.
سيرشدك هذا الدليل إلى إجابتك حتى تتمكن من تجنب النزاعات وإنجاز مهمتك.
الخطوة 1: خذ استراحة
قد ترغب في إعادة قراءة البريد الإلكتروني الذي تلقيته من أجل التأكد من أنك حصلت عليه بشكل صحيح - يمكنك القيام بذلك - ولكن لا تبدأ في كتابة الإجابة في الوقت الحالي. يدع زميلك أو رئيسك أو عميلك عواطفه تملي ما كتبه. لا تكرر هذا الخطأ. خذ استراحة ودع أعصابك تهدأ.
واحدة من مزايا البريد الإلكتروني هو أنه ليس لديك للإجابة على الفور. في بعض الأحيان يكون من المناسب أن تستغرق ساعات لتكوين استجابة! الاستفادة من ذلك. حتى لو كنت تشعر بالتوتر ، والجانب الآخر ينتظر إجابتك ، فمن المؤكد أن لديك بضع دقائق على الأقل. استيقظ من مكتبك ، برد عقلك ، وتناول وجبة خفيفة أو كوب من الماء. سوف تساعدك على تجنب رد فعل رعشة الركبة.
الخطوة 2: لا تقفز إلى الاستنتاجات
كن صريحًا: هل تتفاعل كما أنت لأنك تقرأ بين السطور؟ عند التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني العاطفية بشكل مفرط ، قد تعتقد أنك تشعر بالغضب أو الإحباط من شخص يشع عبر الشاشة. وستشعر أنك مضطر إلى افتراض أن هناك ما هو أكثر من ذلك.
ومع ذلك ، يجب أن لا تخمين ما يعني الجانب الآخر حقا . إن الحكم على نوايا الآخرين بناءً على بضع جمل (وعبر مرشح عقلك والطريقة التي تتواصل بها) هي فكرة سيئة.
مقاومة إغراء القفز إلى أي استنتاجات. مجرد قراءة الكلمات ، وتلقي المعلومات ، والاستعداد لتقديم استجابة مهنية.
الخطوة 3: اجعلها قصيرة
مع الأخذ في الاعتبار إمكانية وجود سوء تفسير ، تذكر أن مهمتك هي تقديم إجابة دقيقة قدر الإمكان ، ولا شيء أكثر من ذلك. تخلص من الردود المحجبة على ما قد يعنيه الشخص الآخر.
قم بتنظيم بريدك الإلكتروني ليحمل رسالة رئيسية واحدة فقط. هذا لا يعني أنه يجب أن يتكون من جملة واحدة فقط ، ولكن هذا يعني أنه إذا انتقد شخص ما العرض التقديمي الخاص بك وطلب نسخة من الإحصائيات التي استشهدت بها ، فإنك تبني ردك حول توفير الإحصائيات (وليس الدفاع عن بيانات الاعتماد الخاصة بك) ).
وبهذه الطريقة ، يمكنك التأكد من أن الطرف الآخر سيقرأ ردك وسوف يفهمها بالطريقة التي تقصدها تمامًا. آخر شيء تريده هو أن تدافع عن نفسك فقط لتعلم أن زميلك لم ينتقدك في الواقع ؛ لكنها صغت لتعليقاتها بشكل محرج.
الخطوة 4: أن تكون واضحة
من الجيد عمومًا تجنب السخرية والسخرية في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل - خاصةً إذا كان الموقف بالفعل مشمسًا. قد تفكر في بعض الأحيان في المزاح من أجل تخفيف التوتر ، لكن هذه الخطة يمكن أن تأتي بنتائج عكسية بسهولة.
ضع في اعتبارك أن القارئ لن يتمكن من رؤية تعبيرات وجهك أو إيماءاتك وقد يسيء تفسيرك. لذا ، احفظ علامتك التجارية للمحادثات وجهاً لوجه - ولتبادل أقل نردًا.
الخطوة 5: طلب المساعدة
إذا كان بريدك الإلكتروني غير سري ، فمن المناسب أن تطلب المساعدة. ربما يعرف زميلك بشكل أفضل كيفية التعامل مع رئيسك الغاضب ، أو يمكن لمديرك مساعدتك في العثور على النهج الصحيح تجاه عميلك المشوش.
مرة واحدة ، كان مديري قادراً على ترجمة بريد إلكتروني تلقيته من أحد عملائنا لأنه يعرفها جيدًا. أكد لي أنه لا ينبغي لي أن أتخذ ردها شخصيًا ، لأن هناك عوامل أخرى متورطة. بعد ذلك ، تمكنت من تهدئة وكتابة استجابة مناسبة تماما.
عندما تتلقى رسالة بريد إلكتروني غاضبة ، لا تتعرض للإهانة. يرسل الأشخاص رسائل عاطفية عندما لا يكونون راضين عن شيء ما ، أو يشعرون بخيبة أمل ، أو حتى مرتبكين. يجب أن تعمل وفقًا لافتراض أنه لا علاقة لك شخصيًا - وهذا يعني أنك يجب ألا تدع النغمة تصرفك عن أداء وظيفتك والاستجابة الاحترافية.
