يعد البريد الإلكتروني ، في أفضل حالاته ، أحد أكثر أشكال الاتصال فاعلية - فقد يكون قصيرًا ، حلوًا ، ويُرسل أثناء التنقل للحصول على إجابات لأسئلتك أو عبر رسالتك.
ومع ذلك ، يمكن أن يتسبب صندوق الوارد الخاص بك في حدوث مشكلات أكثر مما يحل عندما تستلم رداً من جملة واحدة لا يعني شيئًا ، بدلاً من استجابة مختصرة لا معنى لها. على عكس مكالمة هاتفية - حيث يمكنك استخدام انحسار وتدفق المحادثة لمواصلة طرح نفس السؤال بطرق جديدة - قد يكون من الصعب الضغط للحصول على معلومات جديدة عبر البريد الإلكتروني.
والخبر السار هو أن رسائل البريد الإلكتروني المشبوهة تندرج عادة في واحدة من فئتين ، وهناك استراتيجية للرد على كل نوع. اقرأ عن الجناة الشائعة وأفضل نهج لكل واحد.
1. استجابة "لم أقرأ البريد الإلكتروني"
النوع الأول من البريد الإلكتروني المشفر هو النوع الذي يجعلك تتساءل عن سبب إزعاجك للكتابة في المقام الأول. يمكنك إرسال رسالة بالبريد الإلكتروني إلى رئيسك في العمل على أن رحلتك قد تم تأجيلها ، وهو يكتب بأنه سيراك في المكتب "في غضون ساعات قليلة". أو ، تسأل مجموعة من العناصر المكونة لعناوين محدثة ، ويرسل نصفهم إليك جميعًا معلوماتهم ، والنصف الآخر يرسل لك فقط أرقام هواتفهم.
قرف. ما مدى صعوبة قراءة بريد إلكتروني؟
في الواقع ، هذه هي نقطة البداية. كما يقولون ، يعد تغيير نفسك أسهل من تغيير الآخرين. لذا ، فإن أول شيء يجب عليك فعله هو مراجعة رسائل البريد الإلكتروني بموضوعية. هل تقوم بتدريب الناس على عدم قراءتها عن طريق دفن السؤال في رسالة بريد إلكتروني من خمس فقرات؟ بالتفكير في المثال أعلاه ، هل ذكرت رحلتك المتأخرة في نهاية الملخص المؤلف من صفحتين لرحلة عملك (والتي من المحتمل أن يخطط رئيسك لمراجعتها لاحقًا)؟ جرب إرشاداتنا للتأكد من قراءة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك والرد عليها.
ولكن أثناء كتابة رسائل بريد إلكتروني أوضح بشكل جيد وجيد في المرة القادمة ، كيف يجب أن ترد على غير قارئ الآن؟ أفضل طريقة هي تقديم الجزء الرئيسي من المعلومات كـ "معلومات جديدة" (والتي تشرح سبب كتابتك مرة أخرى).
في حالة الأمثلة المذكورة أعلاه ، يمكنك تجربة "معلومات جديدة من شركة الطيران: من المحتمل ألا تقلع الرحلة حتى الصباح. يبدو أنني سأقضي المساء في شيكاغو ، أو "شكرًا لك على إرسال رقم هاتفك ؛ هل يمكن أن ترسل أيضًا عنوانًا محدثًا عندما تتاح لك الفرصة؟ "اجعله قصيرًا قدر الإمكان (سطر أو سطرين ، لذلك لا يمكن تفويت أي شيء) ، مع إعادة التأكيد بأدب على ما تحتاجه.
2. استجابة "هذه ليست أولوية بالنسبة لي"
تضع موقفًا يسأل فيه زميلًا كبيرًا ما إذا كان عليك اتباع النهج A أو B ، وجوابه هو "حظًا سعيدًا". أو تسأل جهة اتصال جديدة عندما يكون الوقت مناسبًا للتواصل وتقول إنها ستحب إلى - ولكن يتجاهل تضمين أي أوقات فعلية.
تبدو مألوفة؟ لقد تلقيت بعض الأخبار السيئة: الشخص الذي تقابله ليس مجرد إجابة لك الآن.
بالطبع ، هناك فرق بين البريد الإلكتروني الذي يرفضك تمامًا ، والبريد الذي يعطي وقتًا قد تكون فيه جهة اتصالك أكثر إتاحة - على سبيل المثال ، "أحب أن ألتقي لتناول القهوة ، لكنني غارقة في نهاية الشهر "يفسح المجال لمتابعة طبيعية للدوران في غضون أسابيع قليلة.
لكن الرد المرفوض مع عدم وجود معلومات إضافية - على سبيل المثال "متى يمكنني رؤية بعض الأرقام؟" ؛ "بالتأكيد". - يقترح أن تحصل على المعلومات التي تحتاجها ليست أولوية لقارئك.
إذا كانت بالتأكيد أولوية بالنسبة لك ، فقد حان الوقت لجذب انتباهه أو اهتمامه. حاول الاستجابة بهذه الصيغة:
- المعلومات التي تحتاجها
- موعد نهائي ثابت
- تأكيد من خلال سؤال.
على سبيل المثال: "أعرف أن لديك بعض الأحداث في نهاية هذا الأسبوع ، لكنني أحتاج إلى تقدير الطعام المعدّل بحلول يوم الأربعاء - هل ستكون قادرًا على تقديمه بحلول ذلك الوقت؟" أو ، "من المقرر عقد اجتماع عملائي في الساعة 10 صباحًا يوم الجمعة ؛ هل من الممكن تقديم ملاحظات موجزة عن العرض التقديمي قبل ذلك؟ "إن استهداف ما تحتاج إليه سوف يركز القارئ ؛ بما في ذلك تاريخ محدد ("الثلاثاء المقبل" بدلاً من "خلال الأسبوعين المقبلين") سيصعدك بقائمة الأولويات ؛ وتنتهي مع سؤال يعني أن المتلقي يجب أن يكتب لك مرة أخرى.
قد يكون الأمر محبطًا عندما يأخذ شخص ما الوقت الكافي للرد ، لكن لا يبذل الجهد لإعطائك المعلومات التي تحتاجها. استخدم النصائح أعلاه لمعرفة المشكلة والرد بطريقة تساعدك على إنجاز المهمة.
