كيفية التعامل مع التدريبات النار المستمر في العمل - موسى

إنه صيف جميل صباح الجمعة ، وأنت في وضع يسمح لك بالفرار مبكرًا من المكتب. ثم يمكنك التحقق من صندوق الوارد الخاص بك وتذمر. ربما أقسم. هناك - عنوان الرسالة باللون الأحمر ، ونقطة التعجب التي تميزها ملحّة. يختفي حلمك بساعة الجمعة المشمسة السعيدة على الشاطئ وأنت تقرأ الطلب الذي يتطلبه الساعة 4 مساءً اليوم.

كلنا كنا هناك. تمرين النار الرهيب - المصطلحات المكتبية الخاصة بالتطفل غير المخطط وغير المتوقع والعالي الطاقة في يوم جمالك الهادئ. لأننا نواجه الأمر ، لا تحدث تدريبات إطلاق النار في وقت مناسب ، أليس كذلك؟

هذه المواقف العاجلة لا تأكل فقط في خططك للمغادرة مبكراً بعد ظهر يوم الجمعة - إنها أيضًا تمزّق بقية قائمة مهامك إلى قطع صغيرة. فجأة ، لقد قضيت يومًا كاملاً في تدريبات حريق واحدة ، بينما سقطت بقية مسؤولياتك على جانب الطريق. كيف تبقيه سويًا وتبقى على المسار الصحيح عندما تسقط هذه القنابل على إنتاجيتك؟

بغض النظر عن مكان عملك ، ستكون هذه الحالات الطارئة بلا شك جزءًا من حياة العمل. استخدم هذه النصائح لمقاربتها بمنظور جديد ، حتى تتمكن من التنقل بها بشكل أكثر كفاءة واستردادها بسرعة أكبر - وتجنبها في المستقبل بشكل مثالي.

توضيح الاحالة

لا يوجد ما هو أسوأ من تمزيق مهمة الحفر ، ثم قيل لهم ، "هذا ليس بالضبط ما أردت."

عندما تتحرك بسرعة ، غالبًا ما تنسى طرح الأسئلة التي ستوفر نية واضحة لما يفترض أن تقدمه. وعندما يكون مديرك في حالة من الذعر ، فقد لا يكون واضحًا بنسبة 100٪. يمكن أن يوفر لك طرح أسئلة جيدة - مثل ما يلي - الكثير من الوقت:

ما هي المشكلة التي نحاول حلها؟ هذا سيساعدك على توضيح النتيجة النهائية. قبل أن تغوص ، تريد أن تتأكد من أن عملك سيعالج المشكلة المطروحة.
ما هو الإنجاز الدقيق الذي نحتاج إلى تقديمه؟ هل من المتوقع أن تنتج شرائح أو جدول بيانات أو قصة أو أي شيء آخر؟
ما الذي يدفع الحاجة إلى إكماله بحلول الساعة 4 مساءً؟ قد يرغب رئيسك في رؤيته بحلول الساعة 4 مساءً - على الرغم من أن الوقت غير مستحق حتى منتصف الأسبوع المقبل - بحيث يكون لديه أو هي الوقت الكافي للتفكير فيه. إذا كان هذا هو الحال ، فقد يفتح نافذة لإعادة التفاوض على الجدول الزمني.
ما هي الخيارات الأخرى لدينا؟ ربما تم إنجاز العمل بالفعل والذي يمكن إعادة تعيينه وتحديثه ، بدلاً من إنشاء شيء ما من نقطة الصفر.
ما هي المعلومات الإضافية التي نحتاجها لإنجاز ذلك؟ بمجرد الحصول على رؤساء بشأن مهمة عاجلة ، والتفكير في من آخر ستحتاج إلى سحب ، ثم الحصول عليها في وضع الاستعداد. اتصل بميجان في المحاسبة برؤوس ستحتاج إلى أرقام ، أو اتصل بـ Dorinda في خدمة العملاء لإعلامها بأنها بحاجة إلى الحصول على أحدث بيانات الاستطلاع.
ما هي تكلفة الفرصة البديلة لتحويل الجميع إلى تدريبات إطلاق النار؟ دع شخصًا يعرف ما الذي سيسقط صحنك اليوم بسبب هذا التطور. سيساعدك هذا في تحديد ما إذا كان ينبغي أن تكون تدريبات إطفاء الحرائق هي أولويتك بالفعل ، أو ما إذا كان يجب أن يلفت انتباهك مشروع آخر.

إعادة التفاوض على الجدول الزمني

عملت مرة واحدة لمدير كان مصمماً على الإفراط في تسليم المديرين التنفيذيين. إذا كان لديها ثلاثة أيام لتسليم شيء ما ، فستطالبنا بإسقاط كل شيء ونقوم بذلك في غضون ساعات قليلة. في حين أن هذا التحول السريع يُقصد به ببساطة إثارة إعجاب كبار المسؤولين ، إلا أنه يعني مع الأسف تدريبات على إطلاق النار للجميع.

إذا كنت تشعر أن هذا قد يحدث ، فجرِ محادثة مع رئيسك في العمل. تعرف على ما إذا كان بإمكانك إعادة التفاوض بشأن الجدول الزمني بحيث لا يمثل انهيارًا إنتاجيًا كاملاً ، ولكن لا يزال يتم بطريقة تجعله يبدو وكأنه نجم موسيقى الروك. إذا كان بإمكانك شراء نفسك حتى لمدة 24 ساعة إضافية ، فإن هذا يجعل الحفر أكثر تحملاً ، بينما لا يزال يوفر لك الوقت لحضور عملك المخطط أصلاً.

لا تطلق النار من أجل الكمال إذا كانت "First Pass" ستفعل

في مسيرتي المبكرة ، كانت تدريبات الإطفاء قاتلة لأنني مهووس بالعمل للتأكد من أنها مثالية تمامًا. بعد ذلك ، بعد أن أمضيت بضع جولات في عملية الإعادة ، أدركت أن تدريبات الحرائق غالباً ما تتطلب فقط "التمريرة الأولى" أو مسودة أولية تقريبية.

قبل أن تبدأ العمل في تدريبات على الحريق ، تحقق لمعرفة أين سينتهي العمل عند الانتهاء من ذلك. إذا لم يكن الأمر يتعلق بالتنفيذي أو العميل (حتى الآن) ، فلا تستحوذ على هذا الأمر في محاولة لجعله مثاليًا. غالبًا ما تسمح تدريبات الحرائق بالمرور الأول في شيء يمكن مراجعته والكمال في وقت لاحق.

تعافى سريعا

يمكن أن تخرجك تدريبات الإطفاء عن المسار الذي كنت تعمل فيه ، حتى بعد الانتهاء من التعامل مع حالة الطوارئ. للحصول على المسار الصحيح مرة أخرى ، احتفظ دائمًا بقائمة مهام مرئية ومرئية في متناول اليد. بناءً على الطريقة التي تعمل بها بشكل أفضل ونوع الجهاز اللوحي أو الهاتف الذكي الذي تستخدمه ، تحقق من تطبيقات مثل todoist أو Google Keep أو Any.do أو Wunderlist أو HabitRPG لتتبع مهامك البارزة.

أثناء تعاملك مع مثقاب النار ، قم بنقل العناصر لأعلى أو لأسفل في قائمتك بناءً على ما لا يزال لديك وقت لإنجازه. هذا سيساعدك على الشعور بالإنتاجية على الرغم من ضياع بعض الوقت.

من المفيد أيضًا أن يكون لديك قرصنة إنتاجية تم تجربتهما وحقيقية في جيبك الخلفي لمساعدتك في استعادة زخمك بسرعة. على سبيل المثال ، ربما تستخدم طريقة Pomodoro لتعيين مؤقت لمدة 25 دقيقة ، ثم تقوم بدفع جميع المهام المتعلقة بالبريد الإلكتروني (الأساسية). ثم افعل نفس الشيء للمكالمات الهاتفية ، ثم نفس الشيء للاستعداد للاجتماعات التي تعقدها الأسبوع المقبل. من خلال جمع مهام مماثلة وحرثها ، ستستعيد إحساسك بإنجاز المهام على الرغم من تدريبات الحريق.

إجراء مراجعة بعد العمل

بعد مسح الدخان المجازي ، في حين أن ذاكرة الجميع جديدة ، قم بالدردشة مع فريقك حول ما حدث ولماذا. هل لدى الفريق بقعة عمياء؟ هل كان سوء التخطيط الذي تحول إلى حالة طوارئ للجميع؟ هل كان شيء يمكن تجنبه؟

لتجنب تدريبات الحرائق في المستقبل ، يتعين على فريقك أن يدرك حقيقة ما حدث واكتشف ما يمكنك فعله لمنع حدوث ذلك في المستقبل.

لديك محادثة مع رئيسك

إذا كان هناك نمط ثابت من مثقاب الحريق في مكتبك ، فقد حان الوقت لإجراء محادثة من نوع مختلف. فكر في تشجيع رئيسك في العمل على دراسة النمط ورؤية ما يمكنه فعله لخفض التردد.

كن واقعياً ومباشرًا: "كارمن ، في الأسابيع الثلاثة الماضية ، كان لدينا سبعة مناورات لإطفاء الحرائق أبعدت الفريق عن الأولويات الرئيسية. كنتيجة لذلك ، فقد تراجعت نتائجنا في مشروع ABC ، وهذا لا يبدو جيدًا بالنسبة لنا أو لك. ما الذي يمكننا فعله لتقليل هذا الاعتماد على حالات الطوارئ الطارئة وبناء بعض من هذا العمل في خطتنا العادية؟ "

من خلال الإشارة إلى تكرار وتكلفة هذه التدريبات ، قد تتمكن من إنشاء مستوى جديد من الوعي. ومن خلال اتباع استراتيجية الانتقال إلى الانتعاش ، لن تشعر أنك قضيت يومًا كاملًا في التأكيد على ما لم تنجزه.