لقد وضعت ما تعتبره البريد الإلكتروني المثالي. انها ودية - ولكن ليست ودية للغاية . انها منظمة تنظيما جيدا مع أقسام جريئة ونقاط رصاصة. أنت حتى ألقيت في الرموز التعبيرية رائعتين لحسن التدبير.
تضغط على "أرسل" على تلك التحفة الفنية لك وانتظر حتى تبدأ الردود التي لا مفر منها. أنت تنتظر ساعة ، ثم أربع ساعات ، ثم يومين. كل ما سمعته استجابة لتلك الرسالة المصقولة لك تمامًا؟ الصراصير - وصوت الإحباط الخاص بك يتردد في عقلك.
ما يعطي؟ كنت تعتقد أنك اتبعت كل قواعد البريد الإلكتروني هذه المجربة والحقيقية. لقد قمت بفحص أربعة أضعاف أنك أرسلته إلى المستلمين المناسبين. أنت حتى نعيد قراءة ذلك للمرة الثامنة والثمانين لضمان عدم إساءة فهم أي شيء على أنه عدواني أو سلبي. إذن ، لماذا تحصل فقط على صمت الراديو في المقابل؟
تبطئ - قد تكون مبالغة في التفكير. في الواقع ، يمكن أن يكون بريدك الإلكتروني طويلاً للغاية.
طويل جدا؟
هل أنت متحمس عندما تضطر إلى التنقل عبر رسالة بريد إلكتروني كثيفة جدًا ، فهي تمنحك تشنجًا يدويًا من التمرير كثيرًا؟ على الاغلب لا. هناك احتمالات ، يشعر المستلمون بنفس الطريقة.
وفقًا للبحث الذي أجراه امتداد البريد الإلكتروني ، Boomerang ، يبلغ الطول المثالي ما بين 50 و 125 كلمة. أسفرت الرسائل في هذا النطاق عن معدلات استجابة تزيد عن 50٪.
ما الذي يبدو عليه هذا الطول بالضبط؟ انظر إلى الوراء في "طويل جدًا؟" ثم توقف عن عينيك هنا . هذه عبارة عن 87 كلمة ، وهي عبارة عن ضربة صفراء في منتصف النطاق الذي تريد أن تكون فيه.
وجد Boomerang أن معدلات الاستجابة انخفضت من 50٪ للرسائل الإلكترونية المكونة من 125 كلمة ، إلى 44٪ للرسائل الإلكترونية التي تحتوي على 500 كلمة. للرسائل التي كانت لا تصدق 2500 كلمة أو أكثر؟ أخذت معدلات الاستجابة حقيقية - أقل من 35 ٪.
هل تفهم ما اعني؟ من المحتمل أن تؤدي هذه الرسائل التي طال أمدها إلى الابتعاد عن تحمّل الناس للبكاء. أنت أفضل حالًا في إبقاء الأمور قصيرة (ولكن ليست قصيرة جدًا - تريد البقاء فوق تلك الكلمات الخمسين).
كيفية تقليص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك
"لكن ، كل ما أقوله مهم للغاية" ، أنت تمتم على نفسك الآن. ثق بي ، لقد فهمت ذلك - يمكنني أن أكون كاتبة جميلة. ومع ذلك ، منذ أن نجحت في العيش على طول الحروف ، تمكنت من تعلم بعض الحيل والتكتيكات التي ساعدتني في الحفاظ على طول الاختيار.
1. ابحث عن الفواصل
هذه إحدى حيلاتي المفضلة التي يجب استخدامها عندما أعلم أنني بحاجة إلى تقليص بعض الكتابة. قمت بالمسح الضوئي للقطعة بأكملها ، مع إبقاء عيني مقشرة لأي فواصل. على الرغم من أنه يمكن تضمينها غالبًا في القوائم ، ستجدها أيضًا بعد الكثير من العبارات التمهيدية القصيرة (لقد استخدمت عددًا كبيرًا منها في هذه المقالة بالذات بالفعل).
عندما تحاول إبقاء الأمور قصيرة ، يمكن إزالة هذه العبارات بسهولة - دون التضحية برسالتك العامة. من عبارات مثل "مجرد أن تكون واضحًا" ، إلى "في حال كنت تتساءل" ، وحتى مجرد "لا داعي للقول" ، فهي تصفيات غير ضرورية لا تأخذ سوى العقارات الثمينة.
2. إزالة الصفات والظروف
يمكن أن يؤدي حذف الصفات المنمقة والأحوال غير المجدية من بريدك الإلكتروني الطويل البغيض إلى جعله أقصر. تريد مثالا؟ قم بإزالتها من الجملة الأولى ، وستظل أمامك عبارة "حذف الصفات والأحوال من بريدك الإلكتروني يمكن أن يجعلها أقصر."
نعم ، يمكنهم جلب القليل من الود ونبرة المحادثة لرسائلك. ولكن عندما تبحث عن تقليل عدد الكلمات ، يجب أن تكون واحدة من أول الأشياء التي يجب عليك القيام بها. بعد كل شيء ، من الممكن تمامًا كتابة رسائل بريد إلكتروني أقصر دون أن تكون باردة أو غير مهذبة.
3. صقل التركيز الخاص بك
إذا مررت بكل من هاتين الخطوتين ولا تزال تجد نفسك أعلى بكثير من الحد المسموح به وهو 125 كلمة ، فقد تحاول تغطية الكثير. هل من الأفضل لك تقسيم الأشياء إلى رسائل مختلفة وأقصر؟
بدلاً من إرسال فريقك بالكامل إلى متهدمة تناقش تفاصيل مشروعك الأخير ، يسأل عن أفكار لنزهة الشركة ، ويذكر الجميع أيضًا بأن عيد ميلاد رئيسك سيأتي ، اختر موضوعًا واحدًا والتمسك به. لن يكون بريدك الإلكتروني أقصر فحسب ، بل سيكون أكثر تنظيماً.
خذها مني ، أعلم أن تقصير كتابتك ليست مهمة سهلة دائمًا - هناك سبب أشار إليه ويليام فولكنر بأنه "قتل أعزائك".
إذا كنت لا تزال تكافح لتجنب كتابة الحرب والسلام ، اسأل نفسك هذا: إذا كان هذا الموضوع هائلاً ، فهل هو الأنسب للبريد الإلكتروني؟ أو هل يجب أن تلتقط الهاتف أو تحدد موعدًا للاجتماع أو تنشئ مستندًا من Google بحيث يمكن للجميع التعاون - بدلاً من انسداد صناديق البريد الخاصة بكل شخص؟
إن وضع هذا الاعتبار السابق ، إلى جانب النصائح الثلاثة المذكورة أعلاه ، يعني رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مختصرة ، إلى حد ما ، والأهم من ذلك ، استجاب لها.
