هناك الكثير من المساعدين الإداريين الموهوبين هناك. لقد قابلت العديد من الأشخاص ، من الذكور والإناث ، الذين جعلوا حياتهم الوظيفية مساعدين تنفيذيين ، أو مديري مكاتب ، أو منسقين إداريين ، وقاموا بتنمية مواهبهم في تخطيط الأحداث ، وإدارة المشاريع ، وخدمة الكونسيرج في حياة مهنية جيدة. هذا النوع من العمل مهم ويحافظ على إدارة الأعمال.
أنا ، مع ذلك ، لست مساعدًا إداريًا - ولا أنا موهوب بشكل خاص في هذه المهام الإدارية. أنا رائع مع العملاء ، لكن عندما يتعلق الأمر بتنسيق سفر الأشخاص ونقلهم ، فأنا لست فتاتك. أنا ودي ، لكن صوتي ، مشابهًا لدرجات صوته البالغ من العمر 10 سنوات ، لا يفسح المجال لسلوك مهني عبر الهاتف. لا أدري بطبيعة الحال كم رطل من سلطة البطاطس لطلب وجبة غداء من 20 شخصًا. في الواقع ، لم أخطط أبداً لحفل كبير ، فقد خططت والدتي لحفل زفافي بأكمله.
ومع ذلك ، فقد كان من المفترض في كثير من الأحيان أن أتولى مهام إدارية في العمل - تدوين الملاحظات ، وطلب الغداء ، وعمل نسخ - لأنني المرأة الوحيدة المشاركة في المشروع. تشاركت العديد من النساء المحترفات تجارب مماثلة معي. في الحقيقة ، أخبرتني زميلة سابقة في صناعة النشر والإعلام مؤخرًا أن زملائها الذكور اعتبروا من المسلم به أنها سترسل دعوات للتقويم ، وحجز غرف اجتماعات ، وتدوين ملاحظات لمشروع مشترك بين الإدارات. إنها كبيرة المديرين ولديها أكثر من 15 عامًا من الخبرة ، على قدم المساواة أو تفوق خبرة زملائها.
الأمر الأكثر إثارة للقلق هو الافتراض بأن النساء مهيئات بطريقة ما للقيام بهذه الأشياء أكثر من نظرائهن الرجال. على الرغم من أننا حققنا الكثير من التقدم ، إلا أنه لا يبدو أن بعضًا من زملائنا الذكور الأكبر سناً (وليس بالطبع جميعًا) يهز الاعتقاد بأننا نحن البنات أفضل في تدوين الملاحظات وإرسال الدعوات.
أتردد في كتابة مقال عن "كيفية" التعامل مع هذا الموقف لأن مسؤولية عكس التقاليد الثقافية يجب ألا تقع على جنس واحد فقط. لكن ، إذا كنت مثلي ، فيجب عليك القيام به (العمل الفعلي ، العمل الذي تدفعه مقابل القيام به) وتحتاج إلى حل هذه المشكلة في مهدها كما يحدث. لذلك ، مع الاعتراف بأن هذه إصلاحات قصيرة الأجل لمشكلة ستستغرق أكثر من يومين من أيام العمل لتصحيح ، إليك ما نجح بالنسبة لي.
1. اسأل نفسك: هل هذه لحظة "كل الأيدي على سطح السفينة" أم هذا غير مناسب؟
لا مانع من المشاركة في موقف "كل الأيدي على سطح السفينة". على سبيل المثال ، أعمل حاليًا لصالح شركة ناشئة صغيرة ، وكنتيجة لحجم الشركة وميزانيتها ، تحملت مسؤوليات تتعلق بالعمليات والتمويل والموارد البشرية والتي عادةً ما لن تكون مطلوبة لشخص ما في التسويق. لا أعتبر هذه المسؤوليات الإضافية غير مناسبة ، بل وضع الأرض في عالم بدء التشغيل.
إذا وجدت ، من ناحية أخرى ، أن أعضاء فريقك يطلبون منك مرارًا وتكرارًا (بدلاً من غيرهم من المهنيين ذوي القدرات المتساوية ، وخاصةً بدلاً من زملائك الرجال) الاهتمام بالمهام الإدارية غير المرتبطة بمركزك - مثل الطلب أو تناول الغداء - انتقل إلى الرقم 2.
2. لا تنشئ سابقة
في واحدة من أول وظائفي خارج مدرسة الدراسات العليا ، عرضت أن أتناول الغداء لرئيسي في اليوم الأول. كنت أحاول أن أكون لطيفًا ، لكنني أدرك مسبقًا سابقة خطيرة: بعد ذلك ، طلب مني أن أتناول الغداء طوال الوقت.
لا حرج في أن تكون ودودًا ومفيدًا ، ولكن هناك العديد من الطرق للتعبير عن استعداد للذهاب إلى أبعد من نداء الواجب بغض النظر عن إدارة المهمات الشخصية أو القفز عندما يحتاج شخص ما إلى شيء من FedExed. تعلم من خطأي ، وفكر طويلا وشاقا قبل أن تذهب في هذا الطريق.
في الواقع ، يمكنك أيضًا تعيين السابقة التي لن تقوم بها: إذا كنت في فريق مشروع لا يوجد به شخص إداري معين ، فاستغرق وقتًا خلال اجتماع التخطيط الأولي لمعالجة مسألة من سيقوم احرص على تنظيم الاجتماعات ، والحصول على الوثائق المطبوعة ، وهلم جرا. يوصي من خلال الحصول على هذه المهام أن ينقسم بين الجميع أو أن أعضاء الفريق بالتناوب.
3. علمهم كيف يصطادون
يجب أن يكون هدف التطوع لإكمال المهام الإدارية هو إظهار رغبتك في التعاون وإنجاز العمل ، وليس إظهار أنك ستعمل فقط لأشخاص آخرين. مع وضع ذلك في الاعتبار ، إذا وجدت أن الزملاء يطلبون منك مرارًا وتكرارًا مسح الاجتماعات أو إرسالها بالفاكس أو نسخها أو تحديد مواعيدها ، فما عليك سوى قول: "اسمح لي أن أوضح لك كيفية القيام بذلك حتى لا تضطر إلى الاستمرار في سؤالي. إنه أمر سهل حقًا. "ثم قم بالسير خلال هذه العملية.
سيؤدي هذا إلى تثبيط الشخص عن طلب هذا التفضيل مرة أخرى وتقليص المشاعر السخيفة المتمثلة في "أنا عاجز تمامًا وأسيء للغاية مع التكنولوجيا ، أليس هذا لطيفًا" الذي يصاحب هذه الطلبات غالبًا. أنت وأنا كلاكما يعلمان أن مثل هذه المهام لا تتطلب قوى سحرية ، فقط لبضع دقائق من الوقت. وتحدث عن الوقت:
4. الوقوف لوقتك الثمين
إذا طلب منك أحد الزملاء نسخ مجموعة من الوثائق المكونة من 40 صفحة ومقارنتها ، فإنه يطلب منك تكريس وقت لمهمة يمكن للعديد من الأشخاص القيام بها بدلاً من العمل في مشاريعك الفعلية ، وهو ما يُفترض أنه يمكنك فقط القيام به.
الأنشطة الكتابية هي مهم ، لكن هذا لا يعني أنه يجب عليك العناية بهم يومًا بعد يوم. لديك وظيفة أخرى يمكنك القيام بها ، وقد يكون لوقت طويل من ذلك آثار ضارة. إذا كان أداءك يعاني بسبب إنفاق الكثير من وقتك على المهام الإدارية ، فسيرى مديرك ذلك باعتباره عدم القدرة على تحديد الأولويات بشكل فعال. يمكنك أيضًا إرسال رسالة تفيد بالفعل أنك تفضل العمل المتعلق بالعمليات. تذكر ، بدلاً من ذلك ، أن أي مسؤوليات "اختيارية" يجب أن تكون فرصًا لإظهار مهاراتك ، أو التطوير المهني ، أو إظهار مديرك أنك تفكر عن وعي بمستقبلك مع الشركة.
لا أستطيع أن أؤكد بما فيه الكفاية أنه لا يوجد شيء مهين بشأن العمل الإداري. ولكن إذا لم تكن في دور إداري ، فلا يوجد سبب يدعو زملائك إلى المطالبة أو الافتراض أنك المسؤول الافتراضي لمجرد أنك المرأة الوحيدة في قاعة المؤتمرات. تدافع عن نفسك ، والعودة إلى العمل.
