لم يتبق شيء لمعالجة قائمة مهامك. لسوء الحظ ، هذا ليس لأنك كنت نجمًا إنتاجيًا. ذلك لأن كل شيء آخر في قائمتك في حالة توقف تام - في انتظار موافقة أو تعديلات أو إرشادات من مديرك.
غالبًا ما يفعل المديرون ذلك بأفضل النوايا. إنهم يريدون رؤية كل شيء يخرج من القسم ومراجعته والمصادقة عليه للتأكد من أنه الأفضل. ولكن أثناء القيام بذلك ، تتراكم رسائل البريد الإلكتروني في صناديق البريد الوارد الخاصة بهم ، ويجلس الموظفون في انتظار الموافقات التي يحتاجون إليها للمضي قدماً في مشاريعهم.
كيف تتعامل مع عنق الزجاجة الذي يعيق قدرتك على إنجاز عملك؟ فيما يلي بعض النصائح للتعامل مع مدير الإدارة المصغرة.
خطة لذلك
أنت تعرف ذلك الصديق المتأخر لكل شيء؟ إنها الشخص الذي يقول "أنا هناك تقريبًا!" عندما لم تنسحب من ممرها حتى الآن. قد تتعامل مع تأخرها الدائم لفترة من الوقت ، ولكن عندما تعلم أن هناك حدثًا مهمًا يجب أن تكون عليه في الوقت المناسب - مثل حفل الزفاف الخاص بك - فأخبرتها أنه يبدأ قبل ساعة من الوقت الفعلي. ثم تظهر بشكل مثالي في الوقت المحدد.
بنفس الطريقة ، عليك أن تخطط للمستقبل عندما تعلم أنك ستواجه عنق الزجاجة. قد يعني ذلك ، على سبيل المثال ، الحصول على التقرير في صندوق الوارد الخاص بمديرك قبل أسبوع مما تتوقعه ، لتخصيص بعض الوقت الإضافي له لمراجعته والموافقة عليه. أو ، إذا كنت تكتب رسالة إخبارية للشركة ، فربما تحصل على موافقات مديرك على كل فكرة من أفكار القصة قبل البدء في الكتابة فعليًا - بدلاً من العمل على إكمال الرسالة الإخبارية بالكامل ثم تقديمها لموافقتها ، مما يفرض موعدًا نهائيًا صارمًا ربما لن تتحقق.
تذكير ، تذكير مرة أخرى
إن أسوأ شيء يمكنك القيام به هو إرسال طلب أو مهمة إلى رئيسك في العمل عن طريق البريد الإلكتروني ، ثم الانتظار (والانتظار ، والانتظار) للرد. هذا هو التسول عمليا لمهمتك للحصول على الوقوع في عنق الزجاجة.
في جذر المشكلة ، ربما يكون رئيسك مشغولًا جدًا (وربما غير منظم بعض الشيء) - وهذا يعني أنه قد يحتاج إلى تذكير أو اثنين للتأكد من إنجاز المهام. لذلك ، ربما يمكنك إرسال بريد إلكتروني إلى رئيسك في العمل بعد ظهر يوم الاثنين مع طلبك أو المهمة للمراجعة. في يوم الثلاثاء ، وأنت تمر بجوار مكتبه أثناء الغداء ، تتوقف وتقول: "أردت فقط أن أذكركم بأنني بحاجة إلى مراجعتك وموافقتك على اقتراح سميث بنهاية يوم الأربعاء - إنه في صندوق الوارد الخاص بك الآن." ثم صباح يوم الأربعاء ، يمكنك الدخول مرة أخرى لطرح السؤال التالي: "هل ستتمكن من الحصول على تغييراتك والموافقة عليها بعد ظهر هذا اليوم؟ يمكنني إعادة إرسالها إذا كنت بحاجة ".
أنا أعلم أنه يبدو مزعجًا. لكن بصراحة ، من المحتمل أن يقدر رئيسك رسائل التذكير ، وإذا كان يساعدك في الحصول على ما تحتاجه ، فسوف يساعدك رئيسك في النهاية (والدائرة بأكملها) على النجاح.
اطلب أن تأخذ زمام المبادرة
على الرغم من أنه من الواضح أن مديرك يفضل مراجعة واعتماد كل ما يمر من خلال القسم ، إذا كنت تشعر به أو أكثر تشعر بالثقة في قدراتك ، فقد يكون مستعدًا لتسليم مقاليد الأمور.
على سبيل المثال ، كان لديّ مؤخرًا مدير كان يرغب في إلقاء نظرة أخيرة على كل ما كتبه فريقي وكتبت - وصولاً إلى أكثر رسائل البريد الإلكتروني الدنيوية - وقد أدى ذلك إلى تباطؤ تقدم الجميع بشكل ملحوظ. لقد انتهزت أخيرًا فرصة لتوظيفي في مهمة صغيرة كنت أعلم أنني كنت أختارها: "يا ليزا ، هناك دعوتان للندوة عبر الإنترنت اليوم. لقد راجعت النسخة وكان هناك عدد قليل جدًا من التعديلات. أعرف أن لديك الكثير على طبقك بالفعل ؛ هل سيكون على ما يرام إذا تقدمت ودفعت إلى الأمام؟ "
لقد وافقت (على مضض إلى حد ما) ، وتمكنت أخيرًا من شطب هذا البند من قائمة المهام الخاصة بي - ورأت أن الأمر انتهى. بمجرد أن اختبرت المياه ، بدأت أشعر ببطء أكثر بالثقة بشأن إجراء هذه المكالمات في مهام أخرى: "لا أعتقد أن هذا يحتاج إلى مراجعتك ، لذلك سأذهب إلى الأمام وأكمله. هل هذا جيد؟ "وفي معظم الوقت ، وافقت. بالتأكيد ، إذا كنا نكتب رسالة بريد إلكتروني على مستوى الشركة بالنيابة عن الفريق التنفيذي ، فسنحتاج إلى موافقتها. ولكن إذا كنت أقوم بإجراء تعديلات طفيفة على كتيب مبيعات حالي أو على مجموعة PowerPoint ، فوافقت على أنها لا تحتاج إلى المراجعة. وفتح ذلك وقتها وتخفيف عنق الزجاجة.
هل لديك محادثة فرانك
بالطبع ، قد يكون رئيسك أكثر تشددًا - وقد يكون رده / ها على محاولتك لتجاوز العملية المحددة ، "لا ، ما زلت بحاجة إلى مراجعتها. سأحصل عليه في أقرب وقت ممكن. "
في هذه الحالة ، تحتاج إلى معالجة المشكلة بشكل مباشر أكثر. أثناء اجتماعك الفردي المقرر بانتظام (إذا لم يكن لديك إعداد واحد - يجب عليك) ، اطرح المشكلة وكيف تؤثر على الفريق: "أعرف أن لديك عددًا قليلاً من المشاريع والواجبات التي تنتظرها للمراجعة. هل هناك طريقة يمكننا أن نجعل العملية أكثر كفاءة؟ هل هناك أي شيء يمكنني القيام به بشكل فردي لجعله أسهل عليك؟ "
على سبيل المثال ، ربما تفضل أن تحدد الموعد النهائي في سطر الموضوع في بريدك الإلكتروني ، حتى تتمكن من تحديد أولويات صندوق الوارد الخاص بها بناءً على ما هو مستحق على الفور. أو ربما يفضل رئيسك أن تحضر قائمة بالعناصر المعلقة إلى اجتماع تسجيل الوصول أسبوعيًا ، ويمكنك معالجة أي أسئلة - والتحقق من الموافقات فورًا - كما تذهب.
ولكن حتى إذا لم تتمكن من تحديد حل فوري ، فإن تنبيه رئيسك مباشرة سيساعده على إدراك أنها ليست مجرد مسألة عدم تنظيم أو صندوق الوارد الزائد - إنها مشكلة تؤثر على إنتاجية الفريق بأكمله. ويمكن أن يكون هذا هو الاستيقاظ الذي يحتاجه رئيسك للتوصل إلى حل.
