هل تم مزامنة تقويم Google الخاص بك بأطنان من المشروعات الصغيرة؟ هل يستغرق Trello ساعات من يومك؟ هل قمت بعمل العديد من القوائم التي لا يمكنك حتى الاحتفاظ بها مباشرة بعد الآن؟
ليس لدي أدنى شك في أنك تقوم بإعداد جدولك الزمني بأفضل النوايا ، لكن إذا كان الشعور بأن محاولاتك للبقاء منظمًا لا تؤتي ثمارها ، فمن المحتمل أنك تستخدم أداة التخطيط الخاطئة.
تخدم معظم أدوات الجدولة الشائعة اليوم أحد الأغراض الثلاثة. تأكد من أنك تستخدم الحق في الوظيفة التي تحاول إنجازها.
1. قائمة المهام الأساسية
أنت تعرف ما هي قائمة المهام. يعد هذا النوع من الجدول الزمني رائعًا لأعضاء الفريق الفرديين أو للمشروعات غير الخطية حيث يكون ترتيب المهام التي يتم إكمالها غير مهم.
أدوات مثل Wunderlist و Any.do رائعة لأولئك الذين يبحثون عن شيء أكثر أهمية لأن لديهم واجهة مستخدم نظيفة ويمكن الوصول إليهم عبر أجهزة متعددة. قم بإنشاء وحفظ قوائمك في تطبيقات الويب ، أو قم بإدارتها أثناء التنقل من هاتفك.
استخدمها عندما تكون أولوياتك هي استكمال الأهداف غير ذات الصلة
قوائم المهام بسيطة ومباشرة ، مما يعني أنه يمكنك التخطيط لها وتعديلها بسرعة دون التخلص من أي جزء آخر من يومك. إذا كانت مهامك اليومية لا تعتمد على بعضها البعض ، فسيساعدك ذلك على تذكر ما يجب عليك فعله دون قضاء وقت طويل في تنظيمك.
لذلك ، إذا كنت تتطلع إلى عطلة نهاية الأسبوع ، وتريد شراء محلات البقالة ، اذهب للفرار ، قابل الأصدقاء ، وأرسل بعض الرسائل الإلكترونية ؛ أفضل رهان لك هو تسجيل كل هذه العناصر غير ذات الصلة في قائمة المهام سهلة الاستخدام.
2. جدول كانبان
تركز أدوات Kanban على مساعدتك في تنظيم المهام في مجموعات. من الناحية المثالية ، مع انتقال المهمة من دلو إلى آخر ، تصبح أقرب إلى الاكتمال. على سبيل المثال ، يمكن أن تكون هذه المجموعات عبارة عن مراحل لعملية أو مهام فرعية ضمن مهمة أكبر تحتاج إلى إنهاؤها.
جدول Kanban هو ما تراه تستخدمه أدوات مثل Trello و Google Keep. إنها تتيح لك نقل العناصر بسهولة وتحديد المواعيد النهائية والتذكيرات ومشاركة الجدول الزمني الخاص بك مع الآخرين.
استخدمها عندما تكون أولوياتك تمر عبر العديد من المراحل الهيكلية
سيساعدك نظام الجرافة على تصور المراحل في العملية وتتبع المشروعات الفردية أثناء انتقالها خلال هذه المراحل. لا يمكن أن يساعدك هذا فقط في إدارة مشاريعك ، ولكنه قد يساعدك أيضًا في اكتشاف أوجه القصور في عمليتك.
إذا كان لديك فريق بعيد من الموظفين يعملون على جوانب مختلفة من نفس المشروع - والذين يتتبعون التقدم من خلال التسليمات بدلاً من جدول زمني - فهذه هي الطريقة التي يجب اتباعها.
3. جدول جانت
تؤكد جداول جانت في الوقت المناسب والمواعيد النهائية. باستخدام هذا النوع ، يمكنك تخطيط المدة التي يجب أن تستغرقها كل خطوة من خطوات العملية ، وكيف ترتبط كل خطوة بالخطوات التي تأتي قبلها وبعدها.
غالبًا ما يفضل الأشخاص الذين يعملون وفقًا للمواعيد النهائية استخدام تقويم Google أو Instagantt من Asana. كلتا هاتين الأداتين تسمحان لك بترميز مشاريعك (والتي أجدها مفيدة بشكل لا يصدق). تتضمن أيضًا ميزات السحب والإفلات حتى تتمكن من إعادة ترتيب مهامك بسهولة ، في حالة ظهور شيء غير متوقع.
استخدمه عندما تكون أولوياتك هي المواعيد النهائية
سيساعدك تركيز جدولة Gantt على الالتزام في الوقت المناسب على تفصيل المهام الفرعية لمشروعك الأكبر وتخصيص الوقت المناسب لكل منها. من خلال تقليص مقدار الوقت اللازم لإنهاء المشروع ، ستتمكن من التخطيط بشكل أكثر كفاءة لكل خطوة من خطوات العملية وتجنب ضغوط الاقتراب من الموعد النهائي.
إذا كنت تريد التأكد من أن جميع أعضاء فريقك يكملون المهام الفرعية لمشروع طويل في الوقت المحدد ، فستحتاج إلى استخدام هذا.
تفضل لنفسك واستغرق بضع دقائق - اليوم - لتدوين بعض أهم جوانب جدولك الزمني. لا تفكر في أداة إدارة المهام التي تستخدمها حاليًا: ما عليك سوى كتابة ما هو مهم في عملك اليومي.
بعد ذلك ، ألقِ نظرة على قائمتك وحدد نوع الجدول الزمني الذي سيكون أفضل لك. هل تحتاج إلى نظام يلبي المزيد من المواعيد النهائية ، أو هل تحتاج إلى قائمة أبسط لا تستغرق ساعة للتخطيط كل أسبوع؟
فقط لا تنسى أن الجدول الزمني في الوقت المناسب لتغرد لي وقل لي كيف يعمل النظام الجديد الخاص بك.
