في شركتي ، لدينا مجموعة خاصة من الأفراد تُعرف باسم "فريق التصعيد والحركة". وهم مكرسون لحل أكثر مشكلات منظمتنا أهمية ، وقد اضطررت مؤخرًا إلى إرسال مشكلة عاجلة إليهم.
ما هي المشكلة ، تسأل؟ باختصار ، مهمتي هي سحب تقارير النتائج لعملائنا ، مما يشير إلى انتشار المخاطر والسلوكيات الصحية لدى السكان (أي ارتفاع ضغط الدم ، ما قبل السكري ، السلوك المستقر). استبعد تقرير واحد قمت بسحبه أكثر من 75٪ من الأشخاص الذين ينبغي أن يكونوا فيه.
كما يمكنك أن تتخيل ، لم يكن هذا مثاليًا تمامًا. أقصد ، إذا طلبت بيتزا ولم يكن الصندوق يحتوي على شريحتين إلا عندما تم تسليمه ، هل تتغاضى فقط وتقول "حسنًا ، أفضل من لا شيء!"
مثلما يقع على عاتق المطعم مسؤولية تزويدك بالبيتزا التي طلبتها بالكامل ، فإن وظيفتي هي تزويد العملاء بالتقارير الأكثر تفصيلاً ودقة حتى أتمكن من إبلاغ مستقبل برنامجهم وصحة المشاركين.
لقد عمل فريق التصعيد بجد لمعالجة المشكلة وأبقوني على اطلاع على كامل الطريق - يسعدني الإبلاغ عن حل هذه المشكلة. وعلى طول الطريق ، نظرًا لشفافية الفريق ، تعلمت المزيد حول تقنيات حل المشكلات.
لذا ، في المرة القادمة التي تواجه فيها عقبة ، بدلاً من الذعر ، حاول اتخاذ الخطوات التالية لمعالجتها.
1. تحديد المشكلة
أنا أعلم. أنت تنظر إليّ وتدحرج عينيك. حدد المشكلة؟ أنا أعرف بالفعل ما هو عليه ، أنت تخدع. لكن - هل حقا؟
عند تحديد ما هو الخطأ ، فأنت بحاجة إلى كسره وأن تكون محددًا قدر الإمكان. بدلاً من مجرد قول "هذا التقرير خطأ" ، كنت بحاجة لتزويد الفريق بالمعلومات التالية:
- لماذا التقرير خاطئ؟ "ليس لديها عدد كاف من الناس فيها."
- كيف تعرف أن التقرير خاطئ؟ "أنا أعلم أن X كمية شاركت ، ولكن نتائج 25 ٪ فقط من ذلك تظهر."
- متى تحتاج إلى قرار من قبل؟ "أحتاج إلى أن أكون قادرًا على عرض البيانات الدقيقة للعميل.
كما يقول مايكل كوبر ، مدرب أعمال تنفيذي ، "هناك مشكلة محددة جيدًا غالبًا ما تحتوي على حلها الخاص بها ، وهذا الحل عادة ما يكون واضحًا ومباشرًا تمامًا." وفقًا لكوبر ، فإن شرح القضية بشكل صحيح "بسيط وأي صعوبة في ذلك ينشأ لأنه يتطلب الصبر والتكرار وفحص شامل. إنه أهم عنصر في التفكير النقدي. "
2. الوصول إلى أسفل منه
جزء كبير من حل مشكلة هو إيجاد السبب. لماذا حدث هذا؟
دعنا نعود إلى سيناريو البيتزا بسرعة. تم تحديد المشكلة: تصل البيتزا الخاصة بك وتفتقد ستة شرائح من أصل ثمانية. ولكن ، لماذا المربع فارغ تقريبا؟
هناك فرق كبير بين "عفوًا ، لقد أمسكت عن طريق الخطأ الصندوق الخطأ من السيارة" و "آسف ، لقد أكلت معظم البيتزا على محرك الأقراص هنا."
في السيناريو A ، يمكن إصلاح المشكلة بواسطة شخص التسليم الذي يعود إلى سيارته والاستيلاء على المربع الصحيح. في السيناريو B ، حسنًا ، يحتاج شخص ما إلى جعلك بيتزا جديدة تمامًا أو يعيدك كل أموالك. أو كليهما ، في الواقع. (أيضًا ، قد يحتاج رجل البيتزا لديك إلى قراءة وصف وظيفته له مرة أخرى.)
الحل الذي تقرره يعتمد بشكل كبير على جذر السبب. وعلى الرغم من أنه قد يكون من الممل قليلاً (أو للغاية) العثور على الجاني ، إلا أنه سيجعل العثور على الحل أسهل كثيرًا. فكر في محاولة الكشف عن عقدة في سماعاتك - إذا واصلت السحب في المركز ، فستظل الأمور تزداد سوءًا. ولكن هل تبدأ في نهاية السطر ، يمكنك فكه بسرعة أكبر.
3. هاتف صديق
أحب حقًا معرفة الأمور بمفردي. Google هو أفضل صديق لي (أعرف ، أنت غيور) ، وأحب البحث عن الملفات والأنظمة في محاولة للعثور على الإجابة. لكن رغم اعتقادي أنه يجب عليك محاولة جمع أكبر قدر من المعلومات بنفسك قبل جلب الآخرين ، إلا أن هناك حدودًا. هناك نقطة معينة تضيع فيها الوقت وتعمل في دوائر.
نظرًا لأنني يمكن أن أضيع في حفرة سوداء للحفر ، فقد طورت قاعدة: البحث لمدة 30 دقيقة. إذا لم يكن هناك إجابة بحلول ذلك الوقت ، فاتصل بالقوات. يمكن لزملائك أن يقدموا لك وجهات نظر مختلفة قد لا تراها لأنك في حالة حرجة مع المشكلة. بالإضافة إلى ذلك ، قد يكون لديهم معرفة تاريخية لا تملكها. ربما نشأ هذا الشيء من قبل ، وهم يعرفون بالفعل الحل. لا تضيع الوقت في حل شيء تم حله بالفعل.
لا أعرف سوى الكثير عن النهاية الخلفية لنظام الإبلاغ الخاص بنا. في الواقع ، أنا أعرف القليل جدا. لم يكن لدي أي فكرة عن المكان الذي يمكن أن أبحث فيه للعثور على الإجابة السحرية. بعد أن حاولت تشغيل التقرير ، قمت بسحب الخبراء. بدونهم ، كنت سأظل جالسًا هنا مبتذلًا.
أخيرًا ، حتى إذا تمكنت من حل المشكلة بمفردك ، فلا يزال عليك تنبيه الآخرين إليها لعدة أسباب:
- لا تريد أن يصاب أي شخص ، وخاصة مديرك ، بأي تأثير قد يكون له.
- يمكن لزملائك في العمل التعلم من قصتك.
- قد يكون لدى الآخرين أفكار جيدة حول كيفية منع حدوث المشكلة المذكورة مرة أخرى.
4. إصلاح المشكلة
بمجرد تحديد الخطوات التي يجب اتخاذها من أجل البدء في حل المشكلة ، اطلب المساعدة من الأشخاص المناسبين. ربما تحدد أنك تستطيع أن تفعل كل شيء بنفسك. لكن إن لم تستطع ذلك ، لا تأخذ كل شيء على أنه شهيد في مكان العمل. على سبيل المثال ، إذا كان الحل يتطلب من شخص ما القيام ببعض الترميز وهو غريب تمامًا عليك ، فلا تحاول القيام بذلك . (يمكنك معرفة كيفية رمز وقت آخر.)
تأكد من أنك عندما تقوم بالتفويض ، فأنت تقدم كل المعلومات الضرورية: أي تفاصيل خلفية ليس لديهم ، والنتائج المرجوة ، والإطار الزمني المحدد. الجميع يجب أن يكون على نفس الصفحة بالضبط.
القضايا المنبثقة. إنها الحياة. إن معرفة عدد قليل من استراتيجيات حل المشكلات وكيفية التعامل معها لن يؤدي فقط إلى عجائب لمستويات الإجهاد لديك ، ولكن أيضًا لمهنتك المهنية. بعد كل شيء ، في دراسة أجرتها Burning Glass Technologies ، تم إدراج هذه المهارة في أفضل 10 مهارات يبحث عنها أرباب العمل في معظم المجالات المهنية.
هل لديك طريقة مختلفة عندما يحدث خطأ ما في العمل؟ اسمحوا لي أن أعرف على تويتر!
