تفتح أول رسالة بريد إلكتروني في الصباح ، وهناك 30 رسالة غير مقروءة. أو ، أخيرًا ، تعاملت مع بريدك الوارد وقبل وصولك إلى بريد إلكتروني آخر. أو ماذا عن هذا السيناريو: أنت تكافح لتحديد الأولويات بين المهام الأخرى والعديد من الرسائل المميزة بنجمة.
السؤال الأول الذي ينبثق في رأسك في أي من هذه المواقف ، هل يجب أن أفتح هذا؟
من السهل بما فيه الكفاية لاتخاذ قرار ، أليس كذلك؟
لكن بعد ذلك ، الفكرة الثانية لديك ، هل أحتاج إلى الرد على هذا الآن؟
إنه أمر صعب ، وبصراحة تامة ، أنت الشخص الوحيد الذي يعرف الإجابة. لذا ، على الرغم من أنني لست مؤهلاً لإخبارك بالموعد الذي يجب أن تعود فيه إلى شخص ما ، إلا أنني أستطيع مساعدتك في تضييق نطاق خياراتك.
يقولون ذلك
بسيط إلى حد ما ، ولكن إذا كان شخص ما يأخذ الوقت ليقول ، "يرجى الرجوع إلي اليوم" أو "أحب أن أعرف أفكارك بحلول هذا المساء" أو "اسمحوا لي أن أعرف ما هو رأيك قبل اجتماعنا الساعة 3 مساء" أو " أحتاج هذا في أسرع وقت ممكن ، "يعني ذلك.
ينطبق هذا أيضًا على أي موعد نهائي يمنحه شخص ما - أي إذا حددوا تاريخًا لردكم ، فيجب عليك الحصول عليه بحلول ذلك الوقت (أو ، إذا كنت تشعر بالإفراط في الإنتاج ، من قبل).
انها من شخص مهم حقا
إذا كنت تعمل مع العملاء المطالبين أو execs رفيعة المستوى ، وأنت تعلم أن رد الفعل المتأخر سيضر سمعتك (أو شركتك) ، فإن الاستجابة في ذلك اليوم هي المكالمة الصحيحة دائمًا.
إنها مسألة عاجلة
المشكلات المنبثقة أو المواعيد النهائية التي يتم دفعها أو الرؤساء يحتاجون إلى الأشياء في اللحظة الأخيرة - إذا بدا الأمر عاجلاً أو ذا أولوية عالية أو يؤثر على شيء تعمل عليه حاليًا ، فمن المحتمل أن يكون الأمر يستحق اهتمامك الفوري.
التوقيت ليس صحيحا
إنه الساعة 5 مساءً ، وشخص ما عاد إليك. بالتأكيد ، يمكنك الرد في الحال ثم هناك ، ولكن هناك احتمالا بأنهم على وشك مغادرة المكتب لليوم - وسوف تضيع في بحر الرسائل التي يتلقونها غدًا.
إذا كنت تعرف أن الشخص لن يستجيب اليوم ، فلا بأس في إعادته.
تحتاج إلى وقت للتفكير فيه
لقد طرح عليك أحد الأشخاص سؤالًا صعبًا ، أو يريد شيئًا تحتاج إلى التحقق من رئيسك في العمل ، أو أن كلماته تثير غضبك أو تثير بعض المشاعر. امنح نفسك يومًا إضافيًا للتفكير فيه وتهدئته وصياغة استجابتك - ستشعر أنك على دراية أفضل بأنك أرسلت الرد المهني ، حتى لو تطلب الأمر مزيدًا من الوقت.
يتطلب أكثر من مجرد استجابة
ربما ليس هناك حاجة إلى استجابة منك فحسب ، بل يتطلب إدخال العديد من الأشخاص. أو ، عليك إرسال جدول بيانات أو مسودة عرض تقديمي مكتملة إليهم. من الأفضل دائمًا قضاء المزيد من الوقت لجمع المواد الخاصة بك وتغطية جميع قواعدك بدلاً من إرسال استجابة نصف مخبوزة لطلب كامل الخبز.
سوف تجعلك تبدو جيدة
تحدد كاتبة موسى سارة مكورد مرتين ستجعلك انطباعًا أفضل إذا كنت تنتظر الرد على رسالة بريد إلكتروني. الأول هو عندما يسأل شخص ما عن أفكار جديدة - طالما أنها ليست ملحة ، يطلب منك أن تكون مدروسًا ، لذا فإن التأجيل يعطي الانطباع بأنك تحاول فعلًا التوصل إلى بعض الأشياء الرائعة.
والثاني هو أن يكتب لك شخص ما رسالة طويلة - سيبدو وقحًا إذا أرسلت رسالة بريد إلكتروني سريعة تتكون من جمل واحدة ، لذا امنح نفسك بعضًا من الفرص للتوصل إلى إجابة شاملة بنفس القدر.
أنت غير متوفر (وهم يعرفون ذلك)
أخيرًا ، إذا كنت في إجازة ، أو كنت مسافرًا ، أو مريضًا ، أو غير مهتم لأي سبب من الأسباب - وقمت بتوصيل هذا بطريقة أو بأخرى (عبر رسالة OOO أو كلمة في المكتب) - الشخص ليس كذلك توقع استجابة فورية.
من الصعب صياغة هذه الاستجابة المثالية ، لذا استخدم ورقة الغش هذه لمعرفة الوقت المناسب لإرسالها ، ومن المؤكد أنك ستحافظ على علاقات ممتازة.
مع كل هذا ، قد تشعر بالسوء لعدم الاستجابة على الفور. في هذه الحالة ، خذ مشورة الخبير الوظيفي سارة ماكورد وأعد الرد على هذا الرد:
بهذه الطريقة ، يعلم الجميع أنك حصلت على الرسالة وهي موجودة على رادارك.
