أنت تعلم أنك بحاجة إلى العودة إلى شخص ما في أسرع وقت ممكن عندما يرسل رسالة بريد إلكتروني بعنوان "عاجل". يمكنك أن تتخيل أن الشخص الآخر يحدق في شاشته أو يفك ارتباطه أو يقوم بتحديث البريد الوارد بهوس ، لأنه ينتظرك الأرقام النهائية أو الموافقة أو الضوء الأخضر أو الإجابة أو الخطوات التالية.
ولكن هل تعلم أن هذه ليست المرة الوحيدة التي تحتاج فيها إلى إعطاء أولوية لإعادة الكتابة؟ هذا صحيح: إذا سمحت للرسالة بالجلوس بضعة أيام في أي من السيناريوهات التالية ، فأنت تخاطر بالتطلع إلى حد كبير أو غير مهني.
إنه توازن صعب بالتأكيد ، لأنه في كل حالة ، تريد أيضًا قول الشيء الصحيح. ولكن من المهم أن تأخذ الوقت الكافي للرد.
1. عندما كنت قد بونتيد من قبل
هل أنت معتاد على خداع بريد إلكتروني لإدارة البريد الوارد الخاص بك؟ يشرح أليكس كافولاكوس ، المؤسس المشارك لـ "موسى":
أرسل رسالة قصيرة "شكرًا لتفكيري - لقد حجزت هذا الشهر ، لكن إذا تواصلت ، فأنا أحب أن أساعد ما أستطيع". لن يقوم الكثير من الناس بالمتابعة مطلقًا - إما لأنهم نسوا أو لأنهم لم يحتاجوا إلى وقتك ومشورتهم بعد الآن - لذلك يمكنك أن تطمئن إلى أن الأشخاص الذين يتابعونهم هم الأكثر احتياجًا إلى مساعدتكم.
على الرغم من أن هذه الاستراتيجية ستوفر عليك الإجابة عن كل الأشخاص الذين لم يعودوا إلى الوراء أبدًا ، فإن المفاضلة هي أنه إذا فعل شخص ما كما تسأل - انتظر فترة طويلة ثم تابع - أنت مدين لها حقًا في إرسال رد. إنها تحترم بالاتصال بك في وقت لاحق ، وتريد أن تظهر لها نفس المجاملة.
بالطبع ، قد تظل مشغولاً للغاية لمساعدتك (وهذا جيد). لكن لا ينبغي أن تكون مشغولًا جدًا بحيث لا تتمكن من إرسال استجابة مفيدة - حتى لو كانت تعطي إجابة قصيرة أو توجهها نحو شخص آخر أو تقدم رابطًا إلى مورد - وفي غضون 24 ساعة إذا أمكن ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، يؤدي إنشاء رد حقيقي إلى منعك من بدء سلسلة بريد إلكتروني لا تنتهي "سأعود إليك لاحقًا" ، والتي ستُظهر أنها تقود الشخص الآخر.
2. عندما تقول شيئا شخصيًا
يجد الكثير من الأشخاص صعوبة في مشاركة المعلومات الشخصية مع زملائهم في العمل. لذلك ، إذا كان شخص ما يأخذ الوقت الكافي لمشاركة الأخبار المزعجة معك عبر البريد الإلكتروني ، فعادةً ما تتم المطالبة بالكتابة بسرعة.
لا يجب أن يكون الرد مطولًا ، ولا بأس إذا لم تكن متأكدًا بنسبة 100٪ من الشيء الصحيح الذي يجب قوله. يمكنك دائمًا أن تؤدي بالرمز "أنا آسف جدًا لسماع …" ثم ، تعالج بعناية أي عنصر من عناصر الإجراء في البريد الإلكتروني (على افتراض أنه كان هناك عنصر ، والذي يوجد عادةً) مع شيء مثل ، "من فضلك خذ وقتك …" أو "لا تتردد في الوصول إلى الوراء عند العودة".
وإذا كانت هناك مشكلة حساسة للوقت تتطلب منك أن تطلب شيئًا ملموسًا ، فاستغرق بضع دقائق لمعرفة الحد الأدنى من السؤال قبل الرد.
على سبيل المثال ، هذه هي الطريقة التي يمكنك بها الرد على أحد زملائك في العمل يخبرك أنه لن يتمكن من إنهاء العرض التقديمي المحدد في هذا الأسبوع بسبب الوفاة في الأسرة:
حتى عندما لا يكون لديك الكلمات الصحيحة الصحيحة - ولا أحد يفعل ذلك - فإن الرد بسرعة يدل على أنك تهتم. يجعلك تشعر بالقلق أكثر واقعية ، ويجعل من الواضح أنك لم نسيم الماضي هذه الأخبار أو إضافته إلى قائمة كما تفعل مع أي رسالة أخرى.
نعم ، نحن جميعًا نخوض معركة جيدة للوصول إلى البريد الوارد صفر ؛ وأنا أفهم تمامًا الرغبة في تأجيل الرد على تلك الرسالة الإلكترونية الثابتة لأنه يمكنك الإجابة على 10 رسائل أساسية في نفس الوقت. لكن الأمر لا يستحق جعل شخصًا آخر غير مهم - أو المخاطرة بسمعتك كشخص محترم. لذا ، خذ الوقت الكافي للرد على رسالة في أي من هاتين الفئتين: أنت لست الوحيد الذي سيكون سعيدًا بذلك.
