تتضمن خيارات التحقق من صحة بيانات Excel إنشاء قائمة منسدلة تحد من البيانات التي يمكن إدخالها في خلية محددة إلى قائمة الإدخالات المحددة مسبقًا.
عند إضافة قائمة منسدلة إلى خلية ، يتم عرض سهم بجانبها. سيؤدي النقر فوق السهم إلى فتح القائمة ويسمح لك بتحديد أحد عناصر القائمة للدخول إلى الخلية.
يمكن تحديد البيانات المستخدمة في القائمة:
- على نفس ورقة العمل مثل القائمة
- على ورقة عمل مختلفة في نفس المصنف
- في مصنف مختلف
البرنامج التعليمي: استخدام البيانات المخزنة في مصنف مختلف
في هذا البرنامج التعليمي ، سننشئ قائمة منسدلة باستخدام قائمة من الإدخالات الموجودة في مصنف مختلف.
تتضمن مزايا استخدام قائمة من الإدخالات الموجودة في مصنف مختلف بيانات القوائم المركزية إذا تم استخدامها من قبل مستخدمين متعددين وحماية البيانات من التغيير العرضي أو المقصود.
ملحوظة: عند تخزين بيانات القائمة في مصنف منفصل ، يجب فتح كلا المصنفين حتى تعمل القائمة.
الخطوات التالية في موضوعات البرنامج التعليمي أدناه تقودك إلى إنشاء القائمة المنسدلة واستخدامها وتغييرها ، مثل القائمة المعروضة في الصورة أعلاه.
ومع ذلك ، لا تتضمن إرشادات البرنامج التعليمي خطوات التنسيق لأوراق العمل.
هذا لن يتداخل مع إكمال البرنامج التعليمي. ستبدو ورقة العمل مختلفة عن المثال في الصفحة 1 ، ولكن القائمة المنسدلة ستعطيك النتائج نفسها.
مواضيع البرنامج التعليمي
- فتح الملفات وحفظ بيانات البرنامج التعليمي
- خلق اثنين من المجالات المسماة
- فتح مربع حوار التحقق من صحة البيانات
- إدخال مصدر البيانات واستكمال القائمة المنسدلة
- تغيير عناصر القائمة
- خيارات لحماية القائمة المنسدلة
دخول بيانات البرنامج التعليمي
فتح اثنين من مصنفات اكسل
كما ذكرنا ، بالنسبة لهذا البرنامج التعليمي ، سيتم وضع بيانات القائمة المنسدلة في مصنف مختلف من القائمة المنسدلة.
لهذا البرنامج التعليمي اتبع الخطوات التالية:
- افتح مصنفين Excel فارغين
- احفظ مصنف واحد بالاسم بيانات source.xlsx - سيحتوي هذا المصنف على بيانات للقائمة المنسدلة
- احفظ المصنف الثاني بالاسم المنسدلة-list.xlsx - سيحتوي هذا المصنف على القائمة المنسدلة
- اترك كلا المصلين مفتوحين بعد الحفظ.
دخول بيانات البرنامج التعليمي
- أدخل البيانات أدناه في الخلايا من A1 إلى A4 من بيانات source.xlsx المصنف كما رأينا في الصورة أعلاه.
-
A1 - الزنجبيل A2 - ليمون A3 - دقيق الشوفان والزبيب A4 - رقائق الشوكلاته
- احفظ المصنف وتركه مفتوحًا
- أدخل البيانات أدناه في الخلايا B1 من المنسدلة-list.xlsx المصنف.
-
B1 - نوع ملف تعريف الارتباط:
- احفظ المصنف وتركه مفتوحًا
- ستتم إضافة القائمة المنسدلة إلى الخلية C1 من هذا المصنف
خلق اثنين من المجالات المسماة
خلق اثنين من المجالات المسماة
يسمح لك نطاق مسمى بالإشارة إلى نطاق معين من الخلايا في مصنف Excel.
تحتوي النطاقات المسماة على العديد من الاستخدامات في Excel بما في ذلك استخدامها في الصيغ وعند إنشاء المخططات.
في جميع الحالات ، يتم استخدام نطاق مسمى بدلاً من مجموعة من مراجع الخلايا التي تشير إلى موقع البيانات في ورقة العمل.
عند استخدامها في قائمة منسدلة موجودة في مصنف مختلف ، يجب استخدام نطاقين محددين.
- يتم إنشاء واحد لعناصر القائمة في المصنف حيث توجد البيانات
- يتم إنشاء ثانية في المصنف حيث توجد القائمة المنسدلة. يرتبط هذا النطاق المسمى الثاني بالنطاق المسمى في المصنف الأول
خطوات البرنامج التعليمي
أول نطاق مسمى
- حدد الخلايا A1 - A4 من بيانات source.xlsx المصنف لتسليط الضوء عليها
- انقر فوق "مربع اسم" الموجود فوق العمود A
- اكتب "ملفات تعريف الارتباط" (بدون علامات اقتباس) في "مربع الاسم"
- اضغط على أدخل المفتاح على لوحة المفاتيح
- خلايا A1 إلى A4 من بيانات source.xlsx المصنف الآن لديه اسم النطاق من بسكويت
- احفظ المصنف
The Second Name Range
لا يستخدم هذا النطاق المسمى الثاني مراجع الخلية من المنسدلة-list.xlsx المصنف.
بدلا من ذلك ، سوف ، كما ذكر ، وصله إلى بسكويت اسم النطاق في بيانات source.xlsx المصنف.
يعد ذلك ضروريًا لأن Excel لن يقبل مراجع الخلية من مصنف مختلف لنطاق مسمى. ومع ذلك ، باستثناء اسم نطاق آخر.
وبالتالي ، لا يتم إنشاء النطاق المسمى الثاني باستخدام اسم المربع ولكن باستخدام مدير الاسم الخيار الموجود على الصيغ علامة من الشريط.
- انقر فوق الخلية C1 في المنسدلة-list.xlsx مصنف
- انقر فوق الصيغ> مدير الاسم على الشريط لفتح مدير الاسم صندوق المحادثة
- اضغط على الجديد زر لفتح اسم جديد صندوق المحادثة
- في نوع سطر الاسم: البيانات
- في يشير إلى نوع الخط: = 'بيانات source.xlsx'! الكوكيز
- انقر فوق "موافق" لإكمال النطاق المسمى والعودة إلى مربع الحوار "إدارة الأسماء"
- انقر فوق إغلاق لإغلاق مربع الحوار "إدارة الأسماء"
- احفظ المصنف
فتح مربع حوار التحقق من صحة البيانات
فتح مربع حوار التحقق من صحة البيانات
يتم تعيين جميع خيارات التحقق من صحة البيانات في Excel ، بما في ذلك القوائم المنسدلة ، باستخدام مربع الحوار التحقق من صحة البيانات.
بالإضافة إلى إضافة القوائم المنسدلة إلى ورقة العمل ، يمكن أيضًا استخدام التحقق من صحة البيانات في برنامج Excel للتحكم في نوع البيانات التي يمكن إدخالها في خلايا محددة في ورقة العمل أو الحد منها.
خطوات البرنامج التعليمي
- انقر فوق الخلية C1 من المنسدلة-list.xlsx المصنف لجعله الخلية النشطة - هذا هو المكان الذي ستوضع فيه القائمة المنسدلة
- اضغط على البيانات من قائمة الشريط أعلى ورقة العمل
- اضغط على تأكيد صحة البيانات رمز على الشريط لفتح القائمة المنسدلة
- اضغط على تأكيد صحة البيانات الخيار في القائمة لفتح مربع الحوار "التحقق من صحة البيانات"
- اترك مربع الحوار مفتوحًا للخطوة التالية في البرنامج التعليمي
استخدام قائمة للتحقق من صحة البيانات
اختيار قائمة للتحقق من صحة البيانات
كما ذكر هناك عدد من الخيارات للتحقق من صحة البيانات في Excel بالإضافة إلى قائمة منسدلة.
في هذه الخطوة سوف نختار قائمة الخيار كنوع التحقق من صحة البيانات المراد استخدامها للخلية D1 لورقة العمل.
خطوات البرنامج التعليمي
- انقر فوق الإعدادات علامة التبويب في مربع الحوار
- انقر على السهم لأسفل في نهاية السماح خط لفتح القائمة المنسدلة
- انقر فوق قائمة لاختيار قائمة منسدلة للتحقق من صحة البيانات في الخلية C1 ولتنشيط مصدر خط في مربع الحوار
إدخال مصدر البيانات واستكمال القائمة المنسدلة
نظرًا لوجود مصدر البيانات للقائمة المنسدلة في مصنف مختلف ، فسيتم إدخال النطاق المسمى الثاني الذي تم إنشاؤه مسبقًا في مصدر خط في مربع الحوار.
خطوات البرنامج التعليمي
- اضغط على مصدر خط
- اكتب "= بيانات" (لا يوجد علامات اقتباس) في سطر المصدر
- انقر حسنا لإكمال القائمة المنسدلة وإغلاق تأكيد صحة البيانات صندوق المحادثة
- صغير السهم لأسفل الرمز الموجود على الجانب الأيمن من الخلية C1
- يجب أن يؤدي النقر على السهم لأسفل إلى فتح القائمة المنسدلة التي تحتوي على أسماء ملفات تعريف الارتباط الأربعة التي تم إدخالها في الخلايا من A1 إلى A4 بيانات source.xlsx مصنف
- النقر فوق أحد الأسماء يجب إدخال هذا الاسم في الخلية C1
تغيير القائمة المنسدلة
تغيير عناصر القائمة
للحفاظ على تحديث القائمة المنسدلة بالتغييرات التي تطرأ على بياناتنا ، قد يكون من الضروري تغيير الاختيارات بشكل دوري في القائمة.
منذ أن استخدمنا نطاق مسمى كمصدر لعناصر القائمة الخاصة بنا بدلاً من أسماء القوائم الفعلية ، تغيير أسماء ملفات تعريف الارتباط في النطاق المسمى الموجود في الخلايا من A1 إلى A4 بيانات source.xlsx المصنف على الفور بتغيير الأسماء في القائمة المنسدلة.
إذا تم إدخال البيانات مباشرة في مربع الحوار ، فإن إجراء تغييرات على القائمة ينطوي على العودة إلى مربع الحوار وتحرير سطر المصدر.
في هذه الخطوة سوف نتغير ليمون إلى كعكة الغريبة في القائمة المنسدلة بتغيير البيانات في الخلية A2 من النطاق المسمى في بيانات source.xlsx المصنف.
خطوات البرنامج التعليمي
- انقر فوق الخلية A2 في بيانات source.xlsx مصنف (ليمون) لجعله الخلية النشطة
- نوع كعكة الغريبة في الخلية A2 ثم اضغط على مفتاح Enter على لوحة المفاتيح
- انقر فوق السهم لأسفل للقائمة المنسدلة في الخلية C1 من المنسدلة-list.xlsx المصنف لفتح القائمة
- ينبغي الآن قراءة البند 2 في القائمة كعكة الغريبة بدلا من ليمون
خيارات لحماية القائمة المنسدلة
خيارات لحماية القائمة المنسدلة
نظرًا لأن بياناتنا موجودة في ورقة عمل مختلفة من خيارات القائمة المنسدلة المتاحة لحماية بيانات القائمة ، فإن:
- قم بحماية ورقة العمل التي تتضمن تأمين الخلايا من A1 إلى A4 على الورقة 2
- يتطلب كلمة مرور لتعديل المصنف
- وجود المصنف مفتوح كـ يقرأ فقط
