أنت غارقة تمامًا - لا توجد إنس أو إنس أو أشياء حول هذا الموضوع. وعلى الرغم من حقيقة أنك تعرف أن قائمة مهامك تفيض بالأشياء التي تتطلب اهتمامك وحركتك ، فأنت متجمد. لديك الكثير لتفعله ، تشعر فقط بالشلل.
كلنا كنا هناك. التعامل مع صفيحة ممتلئة للغاية ليس متعة. لكن في حين قد يكون ميلك الأول هو التوجه إلى الأريكة والتمتع بقيلولة طويلة ، فأنت تعلم أن هذه ليست بالضرورة أكثر الإستراتيجيات فاعلية لمعالجة عبء عملك.
بدلاً من ذلك ، عليك أن تأخذ نفسًا عميقًا ، وتناول بعض أكواب القهوة الساخنة القوية ، وتذهب إلى العمل. إليك أفضل طريقة للخوض في قائمة المهام الشاقة الخاصة بك - مصنفة حسب ما تحتاج إلى إنجازه بالضبط.
1. عندما تخاف من مشروع كبير
هناك مهمة كبيرة تم تعليقها على قائمتك لأسابيع - حسنًا ، حسنًا ، شهر . كل يوم ، لديك أفضل النوايا للبدء أخيرًا في البدء. ولكن ، مرة تلو الأخرى ، ينتهي بك الأمر إلى دفعه إلى الخلف.
أنت تقول لنفسك أن لديك أشياء أكثر إلحاحا في الوقت تحتاج إلى التعامل معها (مهلا ، أنت تحاول فقط إعطاء الأولوية بعد كل شيء!). لكنك لا تخدع أحداً ، فأنت تواصل دفع هذا المشروع إلى العمل لمجرد أنه يبدو مرعباً للغاية وساحقًا ، وليس لديك أي فكرة من أين تبدأ. والآن بعد الموعد النهائي يقترب بسرعة.
نعم ، هذه المهام العملاقة كافية لإثارة الكثير من التوتر والذعر - لكن هذا لا يعني أنها مستحيلة. بدلاً من ذلك ، عندما يشغل مشروع ضخم معظم المساحة الموجودة على اللوحة وقائمة المهام الخاصة بك ، فإن أفضل رهان لك هو معالجته قليلاً من الإستراتيجية.
هذا يعني أنه يجب عليك تقسيم هذا المشروع الكبير إلى معالم مصغرة أصغر وأكثر قابلية للتنفيذ - بدلاً من مجرد كتابة "مشروع غير كامل كامل" في قائمتك المرجعية. باستخدام هذه الطريقة ، ستتمكن من تحديد عناصر إجراءات أكثر قابلية للإدارة ضمن هذه المهمة الضخمة التي يجب إنجازها ، والتي تمنحك خريطة طريق سهلة المتابعة يمكنك استخدامها للبقاء على المسار الصحيح.
بالإضافة إلى ذلك ، تمنحك هذه القطع بحجم اللقطات فرصًا للاحتفال بإنجازاتك ونجاحاتك الصغيرة - بدلاً من أخذ استراحة وقفة لرقصك السعيد بمجرد اكتمال المشروع بأكمله. وكما توضح الأبحاث في مفهوم مبدأ التقدم ، فإن اتخاذ خطوات إلى الأمام في عمل ذي معنى يكفي لتعزيز مزاجنا وتصوراتنا المهنية و-بالطبع - إنتاجيتنا!
2. عندما تطغى عليك الصغيرة فضفاضة ينتهي
في بعض الأحيان ، لا يعتبر هذا مشروعًا شاقًا يجعلك تشعر بالتوتر والإرهاق. بدلاً من ذلك ، إنها مجموعة من الأشياء الصغيرة التي لا تزال تتراكم. رسائل البريد الإلكتروني التي يجب الرد عليها ، والمكالمات الهاتفية التي يجب إجراؤها ، والأشياء التي يجب متابعتها - مقابل كل شيء تقابله ، تتم إضافة 10 أشياء.
هذا الوابل المستمر من المهام الصغيرة يمكن أن يكون كل من التشتيت والإحباط. وعلى الرغم من أنه سيناريو مختلف تمامًا عن تلك المهمة الكبيرة الساحقة ، إلا أنه يمثل مشكلة مماثلة: كيف يمكنك أن تعرف من أين تبدأ؟ عندما تحتاج جميع هذه الحرائق إلى إخمادها (وقريباً!) ، أين يجب أن تركز انتباهك أولاً؟
عندما يكون ازدحام يومك مليئًا بنهايات صغيرة فضفاضة تحتاج إلى الربط ، فقد حان الوقت لأخذ صفحة من كتاب Nike و "افعلها فقط". اختر عنصرًا محددًا وقم بمعالجته وشطبه من قائمتك ، ثم انتقل إلى التالى.
والشيء الجميل في هذه المهام الأصغر هو أنها لا تستغرق وقتًا طويلاً بشكل لا يصدق ، لذلك ستكون قادرًا على التحرك بسرعة كبيرة. وبفضل شيء ما يسمى Zeigarnik Effect ، بمجرد حصولك على الكرة في الواقع على تلك الأطراف الفضفاضة ، ستشعر أنك أكثر إلهامًا لدفعها إلى الأمام وإنهائها.
لذا ، على الرغم من أن الإستراتيجية والتخطيط المفصل عادة ما يكونان مفيدين ، إلا أنك في بعض الأحيان تكون أفضل حالاً من مجرد القفز إلى ما تستطيع - لا سيما عندما يكون كل شيء في قائمتك مضغوطًا بالوقت.
3. عندما كنت تتعامل مع مزيج من الاثنين معا
لنفترض أن قائمتك تتكون من هذين النوعين من الأشياء. ثم ماذا؟ هل يجب أن تحاول إحراز بعض التقدم في هذا المشروع الكبير أولاً ، قبل الاهتمام بأي عناصر أصغر؟ أو ، هل يجب أن تتخلص من هذه النهايات الفضفاضة بحيث يمكنك توجيه تركيزك على هذه المهمة الكبيرة مرة واحدة وإلى الأبد - دون الانشغال؟ ما هي الطريقة الأفضل؟
عندما تجد نفسك في هذا الموقف ، فسيتعين عليك الاعتماد على مفهوم تحديد الأولويات القديم. الأمر بسيط: يجب أن تبدأ بكل ما يلزم لإنجازه في أقرب وقت ممكن.
أوصي بالبدء بتحديد "معالم مصغرة" لهذا المشروع الكبير ، بحيث يكون لديك فكرة عن عناصر الإجراءات الأصغر المطلوبة منك - ومتى يجب القيام بها. بعد ذلك ، التقط لنفسك أداة تمييز واسحب تلك الأشياء في قائمة مهامك التي يجب عليك التركيز عليها أولاً. على سبيل المثال ، ربما تحتاج إلى الإجابة على بعض رسائل البريد الإلكتروني ثم الاعتناء بالخطوة الأولى لتلك المهمة الأكبر.
أعلم أن هذا المفهوم يبدو واضحًا ومباشرًا. ولكن ، في الواقع ، سوف تمر عملية تسليط الضوء على المكان الذي يجب أن تبدأ فيه ، بمكان يسهل عليك أن ترى أين يجب أن تركز وقتك واهتمامك على الفور - بدلاً من التجول بلا هدف من خلال فوضى المهام الهائلة.
لقد مررنا جميعًا بلحظات من الذعر الشديد عندما نشعر بأننا قد تراكمنا على لوحاتنا - وهذا أمر ممتع حقًا في بوفيه أو عشاء عيد الشكر.
لحسن الحظ ، هناك بعض النصائح والاستراتيجيات القابلة للتنفيذ التي يمكنك استخدامها لتلطيف نفسك في الشكل والبدء في تحقيق بعض التقدم المهم في تلك القائمة التي لا تنتهي أبدًا. جرِّب هذه المحاولات ، ثم أخبرني على Twitter كيف تعمل من أجلك - بمجرد الانتهاء من إعداد قائمة مهامك لهذا اليوم ، بالطبع.
