من الناحية المثالية ، كان وقتك بعيدًا عن العمل (على الأقل ، إلى حد ما) مريحًا. لكن يمكن لمرحلة ما بعد الإجازة هذه الخروج من النافذة فور الجلوس لتناول بريدك الوارد وإدراك وجود حوالي مليون رسالة في انتظارك.
يمكن أن تكون الاستجابة لرسائل البريد الإلكتروني مرهقة في أي يوم ، لكنها أسوأ عندما تتراكم. والشعور بهذا التوتر ، قد تضع هدفًا للتغلب عليها في أسرع وقت ممكن - فقط لارتكاب أحد الأخطاء الشائعة أدناه.
لذا ، خذ بضع دقائق لقراءة كيف يمكنك تجنبها: سيكون الأمر يستحق ذلك!
1. إعطاء الأولوية لوقت الاستجابة على الجودة
رياضيا ، الإجابة بأسرع ما يمكن. إذا كنت تقضي دقيقة واحدة في قراءة بريد إلكتروني ورد دقيقة واحدة ، فسوف تحصل على طريقة قائمة أسرع مما لو كنت تقضي خمس دقائق في القراءة وخمس دقائق في الرد.
وبينما أنت محق في أن هذا ليس يومًا للمناقشة الداخلية بين "الأصوات الجيدة!" مقابل "أوافق" ، فأنت لا تريد إطلاق رد سريع أيضًا.
تعمل "الأصوات الجيدة" أو "أوافق" بشكل جيد على قدم المساواة إذا سأل أحدهم ما إذا كنت ترغب في خطته ، ولكن لا معنى إذا طلب منك سؤالًا محددًا حولها. بمعنى أنك ستستلم منهم بريدًا إلكترونيًا آخر - وسيعلمون أنك لم تقرأ ما كتبوه في المرة الأولى.
المأزق
إذا كان لديك صفحات من رسائل البريد الإلكتروني لتتجاوزها ولا يمكنك كبح الرغبة في الرد في أسرع وقت ممكن ، فقم بنسخ استجابة عامة ولصقها. جرب هذا "سأقضي اليوم في اللحاق بالرسائل الإلكترونية. إذا كنت بحاجة إلى رد قبل الساعة 5 مساءً ، يرجى إرسال بريد إلكتروني إليّ وإخبارنا بذلك. "
نعم ، إنها خطوة إضافية ، ولكن إذا كان هدفك الأول هو العودة إلى أول شيء للجميع ، فسيسمح لك ذلك ، ثم الزفير وأخذ وقتك في الاستجابة.
2. إعادة توجيه كل شيء باستخدام "لمعلوماتك"
في رأسك ، تقوم بمشاركة تحديث الحالة حتى يتمكن الشخص الآخر من إخبارك بما يجب القيام به بعد ذلك. لكن في رأس المستلم ، أنت تقول ، لقد تم الاهتمام بهذا. إنك تتبع بشكل أساسي نهج "البطاطا الساخنة" في إرسال البريد الإلكتروني ، على افتراض أن المسؤولية تقع على عاتق كل من حصل عليها ، مما يعني أن هناك احتمالًا جيدًا لسوء الفهم.
هذا هو السبب الذي كتبته جيني ماير ، مديرة التحرير في متحف موسى ، "يجب أن تتضمن كل رسالة بريد إلكتروني خطوة تالية (حتى لو لم تكن هناك حاجة إلى رد").
عند إرسال بريد إلكتروني ساخن للبطاطس ، سيحدث أحد أمرين. سوف تحصل عليه مباشرة مع سؤال (لذلك كل ما قمت به هو عمل مكرر). أو ربما ما هو أسوأ من ذلك ، لن يقولوا شيئًا وسوف يعتقدون أن الشخص الآخر هو الشخص الذي يتخذ الخطوات التالية.
المأزق
خذ نصيحة ماير وتأكد من أن الرسائل لديها نية واضحة. إذا كنت ترسل شيئًا ما لإغلاق الحلقة ، فمن الجيد تمامًا أن تقول ذلك ، أو حتى "للرجوع اليها". إن توضيح ما تريده بالضبط من الشخص الآخر يفرض عليك أن تكون واضحًا أولاً - مما يعني أنك اكتشف نفسك إذا كان ما تحتاجه حقًا هو اتخاذ خطوة بنفسك قبل مشاركة تقدمك.
3. الاستجابة بالترتيب الذي جاءوا به
إن خطتك للاستجابة بترتيب زمني عكسي حسنة النية: تريد العودة إلى الشخص الذي ينتظر أطول فترة ممكنة ، أولاً. ومع ذلك ، فهي ليست خطة حكيمة إذا كان هدفك هو أن تكون فعالاً بقدر الإمكان.
مثال على ذلك: لقد عملت مع شخص ذهب في إجازة لمدة أسبوعين ، وعندما عاد ، رد على أقدم رسائل البريد الإلكتروني أولاً. هذا يعني أنه تابع أسئلتي ليسألني عما إذا كان قد تم فرزهم - قبل أن يرى سلسلة لاحقة حيث قام جهة الاتصال الخاصة به بحل تلك المشكلات بالنسبة لي.
"هل حصلت على هذا؟" رسائل البريد الإلكتروني غير ضرورية ، وإذا كان هدفك كله هو اللحاق بالركب بسرعة ، فأنت لا تريد أن تضيع وقتها.
المأزق
هذا هو الوقت المناسب لنهج LIFO: Last In ، First Out. لأنه ، كما يشرح Muse COO Alex Cavoulacos ، "هذه التقنية مبنية على ترك الأشياء القديمة تتعامل مع نفسها."
بمعنى آخر ، بحلول الوقت الذي وصلت فيه إلى البريد الإلكتروني الذي أرسله شخص ما قبل أسبوع ، قد يكون من الجيد جدًا أنهم تعاملوا بالفعل مع ما طلبوه منك. وإذا كانوا لا يزالون يريدون اهتمامك عاجلاً وليس آجلاً ، فأنا على استعداد للمراهنة على أنهم لاحظوا تاريخ الإرجاع على OOO الخاص بك وأرسلوا متابعة كانت موجودة في أعلى صندوق الوارد الخاص بك عند عودتك.
عندما تحدق في الرسائل التي تستحق أسبوعًا ، فقد يكون إغراءك هو الغوص فقط. ولكن إذا كنت تفكر في كيفية الرد ، فستتجنب الأخطاء الشائعة وتنقذ نفسك وتعود إلى الرد عليها. مرة أخرى.
