في وقت تعد فيه تطبيقات الإنتاجية وتعدد المهام أمرًا عاديًا جديدًا ، غالبًا ما يسأل الناس عن "الصلصة السرية" لإنجاز الكثير. على الرغم من أن ساعات العمل الشاقة التي لا نهاية لها يمكن أن تبني صلابة ، إلا أنها قد تؤدي أيضًا إلى الإرهاق - فالعمال الأكثر إنتاجية في العالم ليسوا أولئك الذين يعملون لمدة 18 ساعة ويتفاخرون بها ليلة الجمعة.
إذا كنت تريد أن تصبح شخصًا منتجًا بدرجة عالية ، سواء في العمل أو في الحياة ، يمكنني أن أوصي بشيء واحد فقط: تعلم التفويض. لا تكمن القوة في تفريغ المهام فحسب ، بل اكتساب القدرة على اختيار ما لا يستحق وقتك.
جاءني هذا عيد الغطاس أثناء دراستي في الجامعة ، حيث سمح لي استخدام المساعدين الافتراضيين بالاستعانة بمصادر خارجية لجوانب شركتي الصغيرة عبر الإنترنت بينما أحضر في نفس الوقت أجزاء من العمل الذي استمتعت به حقًا. لقد وضعت قائمة بجميع الأشياء التي أحببت العمل عليها ، أو علمت أنني بحاجة للقيام بنفسي ، وقمت بتعيين الباقي. كنت مدمن مخدرات!
في الواقع ، أنا أؤمن به كثيرًا لدرجة أنني مؤسس ومدير تنفيذي لشركة Zirtual ، وهي شركة تربط الأشخاص المشغولين بمساعدين افتراضيين. أملي هو أنه - حتى إذا بدا التفويض مخيفًا أو غير مألوف - فسوف تكتشف قريبًا أنه مسار سريع للعودة إلى فعل ما تحب أكثر!
1. اجعل الأشياء ملموسة
حدد أهدافك وأهدافك والنتائج المتوقعة في اليوم والأسبوع والشهر والربع. سيعطيك هذا فكرة عن التحديات التي تواجهها أنت وفريقك ، وفي نهاية المطاف ، أهداف المؤسسة ككل.
يعتبر إلغاء تحميل قائمة المهام أكثر من مجرد تخفيف عبء التحميل. التفويض يدور حول التمكين ، لأنه يتيح لفريقك فرصة للتطوير كقادة فرديين - بالطريقة نفسها التي تتيح لك أن تكون مديرًا أكثر تأثيرًا.
يشبه إلى حد كبير في المدرسة ، والأعمال التجارية لها شكليات: يجب إكمال بعض المشاريع بطرق محددة. كقائد قوي ، يمكنك الاحتفاظ بنفس هذه الإجراءات الشكلية دون اعتبارك مديرًا صغيرًا. يتمثل أحد الخيارات في تحديد مواعيد اجتماعات خاصة أسبوعية على حدة لمناقشة جدول أعمال الأسبوع والأهداف والتقدم المحرز. آخر واحد هو إنشاء مبادئ توجيهية لما تتوقع أن يبدو عليه المشروع النهائي. بينما يمكنك بالتأكيد تضمين الخطوات المقترحة ، دع موظفيك يجدون طرقهم الخاصة لإنجازها.
بالنسبة للمديرين الذين يخشون التفويض ، سيوفر لك هذا فرصة للإشراف على المشروعات عن كثب مع الاستمرار في منح فريقك مساحة لإدارة مهامهم الخاصة.
2. تذكر أن الوفد دون الثقة هو مجالسة الأطفال
عندما تقوم بتعيين مهمة لموظف ما ، فمن المهم أن نضع الوقت في إعداده للنجاح من أجل تجنب التدبير المصغر لأسفل. سوف يرتقي الناس إلى متطلبات المهمة إذا منحتهم الفرصة للقيام بذلك. إذا كان تسليم مهمة مهمة يخيفك (وسيحدث إذا كنت شخصًا عملت عليه) ، فابدأ ببطء. قم بتعيين جزء من المهمة أولاً ، أو ابدأ بمسؤولية أصغر. بمجرد أن ترى أن الموظف قادر - وهو بالتأكيد هي! - سوف تشعر براحة أكبر في تسليم المزيد.
تخلص من فكرة أنه يمكنك فعل كل شيء - لا يمكنك ذلك. اعتبر ذلك بمثابة اختبار للتواضع وتقبل حقيقة أنه لا يمكنك إدارة فريق بنجاح دون تفريغ. غالبًا ما يشار إلى الإدارة باسم مجالسة الأطفال في مكتبك ، ولكن هذا في سيطرتك بشكل مطلق ، والخطوة الأولى للتحول إلى قائد حقيقي هي تعيين المسؤوليات.
3. قهر خوفك
الخوف من التفويض يظهر نفسه بعدة طرق. إن الأفكار المنهكة مثل "يمكنني أن أفعل ذلك بشكل أفضل بنفسي" أو "لا أستطيع أن أفشل" أو "لا أريد الاعتماد على أي شخص آخر" أو "لا أستطيع الوثوق بها" ، ستعيق قدرتك للقيام بذلك بشكل صحيح. سوف يمكّنك القبول ، ويمنحك راحة البال ، ويسمح لك بالحرية لرؤية الصورة الأكبر ، وإعدادك لإتقانها.
أسرع طريقة للتغلب على هذه المخاوف هي تقييم العائد. إنه ليس ما إذا كان يمكنك إكمال المهمة بمفردك أم لا (إذا كنت تريد ذلك بالفعل ، فيمكنك ذلك). ولكن ، اسأل نفسك: ما هو العائد على الاستثمار من خلال القيام بذلك؟ تذكر أن هناك فرقًا بينك وبين أن تفعل ذلك بشكل أفضل وأن تفعله بطريقة مختلفة. في كثير من الأحيان ، لا يكون المنتج النهائي هو ما كنت ستنتجه ، لكن هذا لا يعني أنه ليس جيدًا أو فعالًا.
ركز طاقتك واهتمامك الشخصي على المهام ذات العائد المرتفع: الإستراتيجية ، التعيينات الجديدة ، الشراكات ، أو الهيكل التنظيمي. لقد وصلت إلى هذا المستوى من خلال الوثوق بنفسك والآخرين يثقون بك. قم بتحرير الجدول الزمني الخاص بك لحضور هذه القضايا رفيعة المستوى من خلال الاعتقاد بأن موظفيك سوف ينجزون المهام ذات العائد المنخفض نيابةً عنك تمامًا كما ستفعل. غالبًا ما يكون التفويض من المدير بمثابة جسر لبناء علاقات أقوى في الفريق ، فضلاً عن أن يصبح فرصة للتوجيه.
4. جعل تفويض عادة
يخطط المندوبون الناجحون لمهامهم مع التركيز على العناصر التي يمكنهم تعيينها للآخرين. إذا كان إلغاء التحميل غير طبيعي بالنسبة لك ، فإن التقاط بعض العادات الجديدة سيسهل عليك تحديد المهام التي يمكنك مشاركتها. نتيجة لذلك ، ستكون مديرًا أفضل لفريقك وقائدًا أكثر كفاءة وتركيزًا.
بالنسبة للمبتدئين ، إذا كان لديك أشخاص في أدوار دعم أسفلك ، اسمح لهم بأداء وظائفهم! إذا كان لديك مساعد ، فدعه يتولى المهام الإدارية عن طريق منحه إمكانية الوصول إلى التقويم الخاص بك - وتمكينه من المساعدة في إدارته. أو ، إذا لم يكن لديك إنسان لمساعدتك في المهام الإدارية ، تحقق من جميع التطبيقات المصممة خصيصًا لإدارة يومك والحفاظ على تنظيم الأشياء. حتى عملية تخزين أهداف مختلفة في تطبيقات مختلفة تساعدك على ممارسة التجزيء والسماح لشخص (أو في هذه الحالة ، شيء) بمساعدتك.
يساعدك إلغاء تحميل المهام الإدارية على التركيز على الأهداف الكبيرة المقبلة. المندوبون ناجحون لأن لديهم رؤية واضحة ويعرفون أفضل طريقة لتخصيص وقتهم.
بصفتك مديرًا جيدًا ، من مهامك أن تقود التغيير وتحفز الناس بعدة طرق. جزء من القيام بذلك بكفاءة هو توفير فرص جديدة لموظفيك للتعلم ومواجهة تحديات أكبر. سيكون فريقك سعيدًا بسبب الفرص الإضافية للنمو. في الوقت نفسه ، ستوفر المزيد من وقتك للتركيز على الصورة الأكبر لقيادة فريقك إلى مستوى إنتاجي أكبر.
لذلك لا ، ليس التفويض ببساطة القدرة على تفريغ العمل على شخص آخر. إنها فرصة لزيادة إنتاجية المجموعة أو النظام بأكمله. إنها القدرة على نشر المهام الحاسمة بين مجموعة من الأيدي ، واختيار واختيار الأماكن الأكثر ملاءمة.
