يوم الجمعة الماضي في الساعة 4:30 مساءً ، أغلقت جهاز الكمبيوتر الخاص بي ، وقمت بتنظيف مكتبي ، ثم عدت إلى منزلي. أحد العناصر التي قمت برميها في سلة المهملات قبل مغادرتي كانت قائمة المهام الخاصة بي لهذا الأسبوع: 150 عنصرًا ، تم إلغاء تحديد الكل. لم أعمل في وقت متأخر من الليل أو في الصباح الباكر هذا الأسبوع. كما كان لديّ وقت في المنزل لأكسب عشاءً لائقًا ، وأرى الأصدقاء ، وسير الكلب ، وأشاهد الكثير من التلفاز.
الآن ، قبل أن تقوم بأي افتراضات حول محتويات قائمة المهام الخاصة بي أو أهمية وظيفتي بشكل عام ، يجب أن أذكر أنه خلال هذا الأسبوع ، قمت بقيادة لجنة من مجلس الإدارة ، وقمت بمناقشة اقتراح منحة لوزارة الزراعة الأمريكية ، التقى بالمدير التنفيذي لمؤسسة كبرى ، وتم تقديمه إلى رائد أعمال من قِبل مسؤول تنفيذي من شركة Microsoft ، وقدم ثلاثة مقترحات منحة ، وتلقى مراجعتي السنوية للأداء (والتي كانت إيجابية للغاية ، بالمناسبة).
باختصار ، أقوم بالكثير من العمل كل أسبوع. كيف أفعل ذلك دون حدوث انهيار عصبي - مع مرور الوقت؟ هنا بعض النصائح.
1. معرفة ما يحتاج إلى القيام به
على الرغم من أن الأمر يبدو واضحًا ، إلا أن الأشياء التي تجهد الناس أكثر ما تكون عادةً الأشياء التي لم يعرفوا توقعها. لذلك ، لبدء الأسبوع ، راجع كل ما عليك القيام به بالتفصيل. على سبيل المثال ، دعنا نقول أنك تعلم أنه من المقرر تقديم اقتراح يوم الجمعة ، وأنه من مهامك القيام بالرواية ، لكن الفريق المالي مسؤول عن الميزانية. للتأكد من اكتمال المشروع بالكامل في الوقت المحدد ، تأكد من إضافة "تحقق مع فريق مالي حول الميزانية" إلى قائمة المهام الخاصة بك.
أنا لست على علم جيد بأدوات قوائم المهام ؛ تعمل القوائم المكتوبة بنفس القدر بالنسبة لي كحلول إلكترونية ، مثل Evernote أو Asana. لكن لدي قاعدة مفادها أن القائمة بأكملها يجب أن تكون في مكان واحد. يمكنك تقسيم كل ما تريد وإعادة ترتيبه ، لكن يجب أن ترى كل ما تحتاج إلى القيام به في لمحة واحدة.
2. معرفة ما يحتاج إلى القيام به أولا
عندما أشرف على موظفين أقل خبرة ، وجدت أن أكبر عقبة أمامهم لم تكن تعرف كيفية ترتيب أولوياتهم وترتيب يومهم.
على سبيل المثال ، إذا كان هناك مشروع كبير من المقرر أن يتم في الأسبوع المقبل ، فسيعملون على المضي قدماً نحو هذا الموعد النهائي ، على الرغم من حقيقة أنهم كانوا بحاجة أولاً لجمع المعلومات من إدارة أخرى - وهي معلومات قد تؤدي على الأرجح إلى التراجع عن كل العمل الذي يقومون به لقد فعلت. وفي الوقت نفسه ، كانت هناك مشاريع أخرى أصغر يمكن أن تحقق تقدما حقيقيا.
قد تتغير أولوياتك أيضًا بناءً على حالتك المزاجية أو جدولك الزمني. على سبيل المثال ، إذا كان لدي يوم غير مبدئي بشكل خاص ، فأنا أعلم أنه سيكون أكثر فاعلية بالنسبة لي لتحديد أولويات مشروع بيانات. إذا كنت في اجتماعات لمعظم اليوم ، أجب على المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني بين المواعيد بدلاً من محاولة إطلاقها في شيء أكبر في هذا الإطار الزمني القصير.
ستكون أكثر فاعلية إذا كنت تعمل وفق أولوياتك وقيودك بدلاً من محاولة مقاومتها.
3. طلب المساعدة
إذا لم أكسب شيئًا آخر من العمل في المنظمات غير الربحية ، فقد تعلمت أنه إذا لم تسأل ، فلن تحصل عليه. لا أحد يستطيع القيام بعمل المنظمة وحدها. إذا لم يكن لديك المهارات أو الوقت اللازم لإنجاز شيء ما بفعالية ، فمن واجبك طلب المساعدة.
لحسن الحظ ، في العمل مع المنظمات غير الربحية ، عادة ما أجد متطوعًا لمساعدتي في القيام بمهام أكثر دنيوية. إذا كنت بحاجة إلى مستوى أعلى من الخبرة ، فأنا أسحب دفتر العناوين الخاص بي وأرى ما إذا كنت أعرف أي شخص يمكنه اقتراح حل. في الآونة الأخيرة ، على سبيل المثال ، كنت أتألم بشأن تقرير مؤقت لأحد المانحين. كنا في منتصف الطريق من خلال برنامج جديد ، لذلك على الرغم من أنني علمت أننا قمنا بالكثير ، لم أكن أعرف كيف أنقل ذلك في نموذج التقرير. لذلك ، أخذت إحدى صديقاتي في التواصل مع الأصدقاء لتناول القهوة ، واقترحت تركيز التقرير بأكمله على قصص العملاء وكيفية تفسيرهم للبرنامج الجديد.
لقد كان إنجازًا رائعًا - لم يكن لي أن أحققه لوحده. لقد أحبها المانح ووضعتني على اتصال بقسم الاتصالات التابع له للترويج للبرنامج بشكل أكبر. بمجرد أن حصلت على هذه الفكرة ، استغرق الأمر مني أسبوعًا لإنهاء التقرير - وهو نفس الوقت الذي قضيته في القلق بشأنه قبل التقيت بصديقي.
4. أغلق الحلقة
أنت تعرف ذلك الشعور المرضي بفحص شيء ما من قائمة مهامك؟ لا تشعر فقط بالراحة ؛ إنها طريقة مهمة للإشارة إلى أنك قد انتهيت من مهمة ويمكنك الآن الانتقال إلى شيء آخر.
ولكن قبل المضي قدمًا ، سترغب في التأكد من أن لديك سجلًا بمهامك المنجزة في مكان ما ، حتى تتمكن من المتابعة إذا لم يكن الأخوان مهمين بنفس الكفاءة. عندما أنهي اقتراح المنحة ، على سبيل المثال ، أضع دائمًا تذكيرًا في التقويم الخاص بي للمتابعة مع الممول في ثمانية أسابيع. بحلول ذلك الوقت ، سيكون معظم الممولين قد اتخذوا قراراتهم ، وإذا لم يفعلوا ذلك ، فقد يكونوا مهتمين بالتعلم أكثر قليلاً عن المنظمة. وبالمثل ، قد لا يعود رئيسك إليك بشأن مشروع لعدة أسابيع إذا تركته متروكًا له ، ولكن يمكن أن يدفعه موجه بعد بضعة أيام إلى إلقاء نظرة عاجلة.
أنا مؤمن بحزم في العمل بشكل أكثر ذكاءً وليس بجدية أكبر. مهمتي مهمة جدًا بالنسبة لي وللأشخاص الذين تعمل مؤسستي على قبول أي شيء غير الأفضل. لكنني أعلم من التجربة أن الركض في نفسي من خلال العمل لمدة 60 ساعة إضافية في الأسبوع لن يساعد أي شخص في النهاية. العمل بكفاءة أكبر يعني نتائج أفضل وعطلة نهاية أسبوع - ماذا يمكن أن يكون أفضل من ذلك؟
