في وظيفتي الأخيرة ، اشتهر أحد كبار أعضاء الفريق بإرسال رسائل البريد الإلكتروني في جميع ساعات النهار أو الليل. لم يكن من غير المعتاد بالنسبة لي أن أذهب إلى الفراش في الساعة 11 مساءً وأن أستيقظ مع صندوق بريد فارغ ، باستثناء بريدها الإلكتروني القصير للغاية. على الرغم من عدم مخاطبتي بالاسم مطلقًا ، ونادراً ما تتضمن أي نوع من التحية قبل سؤالها المباشر ، فإنها لم تنجح أبدًا بطريقة غير مهذبة في الظهور.
جنبا إلى جنب مع "شكر!" بعد كل ما كانت تحتاجه للإجابة ، كانت دائما توقع اسمها بعلامة x. الآن ، علامة x ، كما تعلمون بلا شك من حرف الحب ، فإن إغلاق "xoxo" يمثل عادة قبلة ؛ ومع ذلك ، في سيناريو مكان العمل ، إنها مجرد لفتة ودية ، أقل رسمية من الإغلاق بـ "الأفضل" أو "التحيات".
كن مطمئنًا أن هذا التوقيع الشائع حاليًا ليس هو الطريقة الوحيدة لحفظ رسائلك القصيرة من السبر الفظ ؛ في الواقع ، هناك ما لا يقل عن خمس طرق سهلة للاحتفاظ برسائل بريدك الإلكتروني مهذبة بغض النظر عن عدد الكلمات - أو القليل منها - التي تكتبها. لن ترغب في تطبيق هذه الأفكار الخمس في كل مرة ، والتي ستستخدمها تعتمد كثيرًا على جمهورك وعلى مستوى علاقتك وراحتك مع هذا الجمهور ، لكنها إرشادات جيدة. ونأمل أن توفر لك شعوراً بالوقت والطاقة حتى تتمكن من التركيز على أشياء أكثر أهمية.
1. استخدام علامات التعجب
لكن ليس الكثير أنا متوقف تمامًا عندما ينتهي كل سطر بعلامة التعجب. ليس لديك مشاعر قوية على قدم المساواة مع كل ما تقوله. لا تجعلني أبدأ حتى الآن في تضمين جملتين أو ثلاث لإغلاق جملة أو فكرة واحدة (أقوم بحفظها في الرسائل النصية مع أصدقائي ، ويجب عليك أيضًا). اختر كمية كبيرة من التدخلات بحكمة ، والرجاء ، يرجى ممارسة ضبط النفس.
جرب هذا:
أرسلت من ذاكرتي الخارجية.
قبل أن ترسل أي شيء ، فكر في من تتواصل معه ، وفكر في طرق لجعله قصيرًا بناءً على مكانك في المناقشة. ضع في اعتبارك: بمجرد أن تذهب ذهابًا وإيابًا ، يمكنك عادة التخلي عن التحية والتوقيع تمامًا.
شيء واحد يستحق الذكر هو أهمية الانتباه إلى ما ترد عليه. يمكن أن تكون الإجابات القصيرة وقحًا إذا استجابت ببساطة بـ "أصوات جيدة!" إذا كانت تستحق إجابة على سؤال أو نوع من الملاحظات ، فسيكون من الصعب على المتلقي الهضم هاتين الكلمتين ، مع أو بدون علامة التعجب.
خلاصة القول: تعرف على جمهورك ، وأرسل بكلمات فقرات تفصيلية إذا كان الموقف يستدعي ذلك ، لكن ركز على الحالات الكثيرة التي قد يكون فيها الاختصار حلوًا أيضًا.
