هناك وباء هناك - وباء رسائل البريد الإلكتروني السيئة.
لقد أدركت ذلك فعليًا بعد حوالي الساعة الخامسة التي علق فيها رئيسي على رسالة بريد إلكتروني أرسلتها إليها للنظر فيها: "إنها رسالة بريد إلكتروني جيدة حقًا!" لم أكن أعتقد أنها كانت خاصة ، حتى بدأت في إيلاء اهتمام أوثق لرسائل البريد الإلكتروني كنت أتلقى. كانت هناك أخطاء نحوية مروعة وأخطاء إملائية محرجة وأسماء غير صحيحة ومشاعر ونقص في التحيات أو المجاملات المناسبة وكتابة سيئة قديمة. يمكن أن أستمر.
ليس الأمر أننا غير كفؤين ، أيها الناس. نحن فقط لا نضع الرعاية في رسائلنا الإلكترونية التي يستحقها الكثير منهم. الرعاية ، على سبيل المثال ، قد يعطي محرر مقال.
لذا ، لمساعدتنا جميعًا على تحسين التواصل في مكان العمل ، إليك دليل المحرر لكتابة رسائل البريد الإلكتروني التي ستكسبك الاحترام (والردود). ضع هذه الأفكار في الاعتبار في المرة القادمة التي تتصفح فيها صندوق الوارد الخاص بك - واعرف التأثير الذي تحدثه بعض التغييرات الصغيرة.
ابطئ
أعلم أننا جميعًا في سباق للوصول إلى البريد الوارد صفر. وبالتأكيد ، في بعض الحالات ، يكون إطلاق بريد إلكتروني سريع أمرًا منطقيًا: عندما تكون في منتصف سلسلة طويلة من التواصل مع زميل مقرب ، عندما تقوم فقط بإطلاق مستند على رئيسك في العمل ، وما شابه.
ولكن ، بالنسبة للجزء الأكبر ، التواصل الفعال (والكتابة الجيدة) يستغرق بعض الوقت. يستغرق صياغة أفكارك ، وقتًا طويلاً ، لمعرفة ما تحاول قوله بالفعل ، وكتابة رسالتك بطريقة واضحة. وفي النهاية ، هذا ما هو البريد الإلكتروني - شكل من أشكال التواصل. ليست مهمة.
لذا ، في المرة القادمة التي يجب أن تكتب فيها رسالة بريد إلكتروني أكثر عمقًا لشخص ما ، امنحه الوقت الذي يستحقه. حظره في التقويم الخاص بك إذا كان عليك. وأنا لا أتحدث خمس دقائق لكل رسالة بريد إلكتروني - فليس من غير المعتاد أن أقضي ما يزيد عن 15 دقيقة في رسالة بريد إلكتروني جيدة ، خاصة إذا كان ذلك هو أول اتصال لي مع شخص ما أرغب في التأثير عليه. اسمح لنفسك أن تحصل على هذا الوقت ، ولا تشعر أنك بطيء أو غير مثمر. تشعر وكأنك تفعل ذلك بشكل صحيح.
تأكد من أنه يحتوي على بداية ووسط ونهاية
لمجرد أننا نعيش في عالم من 140 حرفًا ، لا يعني أن رسائل البريد الإلكتروني يجب أن تكون بهذه الطريقة. في الواقع ، سنحصل على القليل من الارتداد إلى اللغة الإنجليزية في المدرسة الثانوية هنا ومقال كلاسيكي على غرار همبرغر. أي أن كل مقال يحتاج إلى مقدمة وجسم وخاتمة.
يجب أن تفكر في رسائل البريد الإلكتروني التي لديها نفس الهيكل. ليس من الضروري أن يكون كل قسم طويلًا ، ولكن خصوصًا في الاتصال الأولي ، يجب أن يكون هناك. لذا ، ماذا يجب أن يشمل كل قسم؟
مقدمة
ابدأ دائمًا بالترحيب ، فقد يبدو قديمًا ، ولكنه يحدث فرقًا بالفعل. بعد ذلك ، وفقًا لطبيعة علاقتك ، تُعد الفقرة الافتتاحية مكانًا رائعًا لتحية ودية ( "آمل أن يسير البحث عن وظيفتك بشكل جيد!" ) ، وهو تذكير بسياق محادثتك ( "كان الأمر لطيفًا للغاية" للدردشة معك الأسبوع الماضي. " ) ، أو مقدمة حول سبب وصولك ( " أردت أن أتطرق إلى قاعدة … " ).
الجسم
هذا هو المكان الذي تصل إليه جوهر بريدك الإلكتروني. أهم شيء يجب تذكره هنا هو منح المستلمين جميع المعلومات التي يحتاجون إليها لاتخاذ أي إجراء تطلبونه منهم. يتضمن ذلك إعطاء أي معلومات سياقية أو تفاصيل أو بيانات ضرورية وتقديمها بطريقة منطقية ومتماسكة. إذا تم إرسال رسالة البريد الإلكتروني لنقل المعلومات أو القرار (بدلاً من طلب صالح) ، فتأكد من تضمين المنطق أو التفسير.
استنتاج
اختتام رسائل البريد الإلكتروني يختلف قليلاً عن اختتام المقالات. بدلاً من تلخيص ما تحدثت عنه بالفعل ، يجب أن تختتم بخطوات الإجراءات. إذا كنت تطلب مقابلة القهوة ، فاقترح موعدًا ووقتًا. إذا كنت تحصل على مدخلات لمشروع ، فعليك تذكير زميلك بالضبط بما تحتاجه ومتى. وإذا كنت تعطي معلومات فقط ، فقم بتذكير جهة الاتصال الخاصة بك بأنه / هي موضع ترحيب للتقدم إليك مع أي أسئلة. أخيرًا ، على الأقل في بريدك الإلكتروني الأولي ، أغلق دائمًا بتحية ترحيب وكاملة.
قد يبدو الأمر كثيرًا ، لكن كما قلت ، لا يجب أن يكون طويلاً. على سبيل المثال ، هذه رسالة بريد إلكتروني قد أرسلها إلى شخص ما أريد تناول القهوة باستخدام:
يا ديف!
لطيفة جدا أن ألتقي بكم! كان من الرائع الوصول إلى الدردشة مع أليكس ، وعندما ذكرت كانت تعرف أنك قفزت عليه.
أحب ما تقوم به يا رفاق في شركتك ، وسيكون من الرائع التحدث معك حول طريقة تفكيرك في النشر عبر الإنترنت ، وإعادة تصميمك الأخيرة ، وأشياء أخرى حول العمل الذي نقضيه كلانا في حياتنا.
هل تعتقد أن لديك بعض الوقت في الأسابيع المقبلة للقاء؟ سأكون سعيدًا بالتأرجح إلى مكاتبك أو تناول القهوة - كل ما هو أكثر ملاءمة لك!
أفضل ، وسعيدة الاثنين.
ايرين
أفضل بكثير من ، "يا ديف ، تريد الاستيلاء على القهوة في وقت ما؟" حق؟
تدقيق وفحص الحقائق
بمجرد الانتهاء من كتابة بريدك الإلكتروني ، يجب ألا ترسله إلى العالم فقط. قم دائمًا بإعادة قراءة رسائل البريد الإلكتروني ، مرة واحدة على الأقل. بالإضافة إلى التحقق من الأخطاء الإملائية والنحوية الأساسية ، فإنك أيضًا تحقق من أشياء مثل تهجئة الأسماء أو الأحداث التي تشير إليها أو التواريخ التي تذكرها. قد تبدو معالجة رسالة بريد إلكتروني "Hey Jon" ، عندما يجب أن تكون "Hey John" ، شيئًا صغيرًا ، ولكن ستلاحظ جهة الاتصال الخاصة بك - وتحدث الانطباعات الأولى فرقًا كبيرًا.
هذه أيضًا نقطة جيدة للتفكير في نبرة بريدك الإلكتروني. هل يبدو الأمر مثل العمل عندما تحاول فقط أن تكون ودودًا؟ هل أنت متحمس جدًا لنقاط التعجب والمشاعر على حساب الاحتراف؟ حاول التراجع وفكر في كيفية رد فعل شخص ما على البريد الإلكتروني لأول مرة - وضبطه وفقًا لذلك. بالنسبة إلى رسائل البريد الإلكتروني المهمة بشكل خاص ، أطلب أيضًا من شخص آخر أن ينظر إليها من أجلي - مجموعة إضافية من عيون التحرير لم تؤذي أحداً أبدًا.
فكر كيف ستشعر إذا ما أصبحت عامة
أخيرًا ، قبل الضغط على "إرسال" ، فكر في شعورك إذا كان هذا البريد الإلكتروني قد قرأه أي شخص غير الشخص الذي ترسله إليه. ماذا لو ، بطريقة ما ، هبطت في البريد الوارد لرئيسك؟ ماذا لو تم نشره على شبكة الإنترنت؟ (مهلا ، يحدث ذلك). هذا فحص أخير رائع للتأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تبدو محترمة ومهنية وتمثل في نهاية المطاف كيف تريد أن تصور نفسك للعالم.
أعلم أنه يبدو أن هناك الكثير من العمل لوضعه في بريد إلكتروني واحد. ولكن مع عدد رسائل البريد الإلكتروني السيئة التي نتلقاها جميعًا يوميًا ، سيلاحظ الأشخاص حقًا الفرق عندما تصل رسالة جيدة إلى صندوق الوارد الخاص بهم. وقد يكون هذا هو الفرق بين التجاهل والحصول على ما تريد.
