أنت تعرف كيف ستسير الامور. تبدأ رسالة البريد الإلكتروني إلى رئيسك في العمل أو زميلك أو عميلك أو مدير الموارد البشرية مع تحية مناسبة. يمكنك عبور علامة TS ونقطة Is Is ، وتختتم الرسالة بتوقيع رسمي مثل "Best" أو "مع خالص التقدير".
يستجيب مستلم البريد الإلكتروني بنفس الإجراءات الشكلية ، ويخاطبك في تحية قياسية ، ثم يكتب بضع فقرات سليمة نحويًا قبل اختتام الملاحظة بتوقيع مماثل ؛ ربما يكون "التحيات" ، أو أكثر عارضة ، "هتافات".
نظرًا لأن هذه الرسالة تتطلب استجابة منك ، فإنك تواصل اللعب مع ما تعتقد أنه الطريقة الاحترافية - كتابة التحية الكاملة (مرة أخرى) ، وتأليف النص الأساسي للرسالة ، ثم الانتهاء من "كل التوفيق". يمكنك الاستمرار في القيام بذلك حتى بعد عدة مرات للخلف وللخلف ، على الرغم من أنه يبدو في النهاية غير مجدي تمامًا وحتى محرجًا إلى حد ما.
ما لم تكن تعمل في مكتب شركة شديد الصلابة ، حيث يتم التعجب حتى في نقاط التعجب ، عليك أن تتخلص من الكلام الرسمي ، خاصة إذا كان التواصل مع رئيسك في العمل أو زملائك طوال يوم العمل أمرًا متكررًا.
بمجرد أن يكون من الطبيعي التخلص من الترحيبات "Hello" ، و "Thanks" ، الوداع ، الزائد ، قم بذلك. ولمساعدتك على أن تشعر فعليًا بالقيام بهذا (وليس مثل وحش الآداب) ، توصلت إلى بعض الإرشادات.
1. لا تتردد في متابعة البدلة
على الرغم من أنه قد يكون من المغري إضفاء الطابع الرسمي على جميع عمليات التبادل إذا كان هذا هو ما اعتدت عليه أو لأنه تم تعليمك الكثير من الوقت ، إلا أنه ليس ضروريًا. انتبه إلى إشارات مكان عملك ، أو ستنتهي في النهاية. إذا أرسل رئيسك رسالة بريد إلكتروني لا تحتوي على أكثر من ملاحظة حول إلقاء نظرة لمعرفة ما إذا كان هذا الأمر مثيرًا للاهتمام ، وقمت بالرد برسالة رسمية ، وأعدك بذلك ، فأنت لا تفوز بأي نقاط براعة - فأنت لا تسد نفسك سوى في صندوق الوارد الخاص به وتجاهل كيفية تعامل فريقك مع المراسلات غير الرسمية. أو ، إذا بدأ زميلك في التواصل معك بطريقة غير متعمدة (دون مخاطبتك بالاسم أو بما في ذلك تسجيل الخروج الرسمي) ، فقبل ذلك كعلامة للاستجابة العينية.
2. قم بتبديلها (حسب من تتحدث إليه)
لا يهم إذا أوضح رئيسك الأخير أن تبني نبرة غير رسمية أمر لا يطاق ؛ أنت لا تعمل لها بعد الآن. رغم ذلك ، كلمة تحذير ، لمجرد أنك وصلت إلى نقطة حيث يمكنك إسقاط "الأفضل" مع مديرك ، لا يعني أنه يجب عليك إلغاء الكلمة من مفرداتك تمامًا. إذا كنت تتحدث بانتظام مع شخص لم تقابله أبدًا وكانت علاقتك أكثر رسمية من عدمه ، فلا تسرع في تسجيل الخروج دون تضمين إغلاق مناسب ، خاصة إذا كنت على السور بشأن كيفية المتابعة. الخطأ في جانب الحذر سيكون دائمًا نصيحة جيدة.
تعرف على هذا: تبديله لا ينطبق فقط على أشخاص مختلفين. حتى إذا كانت المراسلات مع شخص ما تبدأ رسميًا ، يُسمح لك بالانتقال إلى قسم الموضوع عند مناقشة عنصر عبر سلسلة رسائل بريد إلكتروني طويلة - بدلاً من عناء أي تحيات أو تسجيل خروج.
3. النظر في التوقيت
إذا ذهبت في إجازة لمدة أسبوع وعدت إلى المكتب مع قائمة من الأسئلة لرئيسك في العمل ، من لم تتحدث إليه أو رأيته منذ أن ذهبت بعيدًا ، فمن الأفضل أن تبدأ أول رسالة بريد إلكتروني مرة أخرى بمطعم مثل "صباح الخير" ، "آمل أن تكون بخير" ، أو ، إذا كان مديرك هو الشخص الذي يقضي عطلة ، "مرحبًا بك مرة أخرى" - حتى إذا تخطيت أنت ومشرفك عادة الترحيب أو الحديث الصغير. يعد تجزئة الوقت مهمًا أيضًا للتبادلات مع العملاء الخارجيين أو البائعين. إذا كنت على اتصال مرة واحدة في الأسبوع أو بضع مرات في الشهر ، فقد يكون من المناسب أن تبدأ الرسالة الأولية بعد مرور بعض الوقت مع التقديم الفوري وتوقيع الإغلاق المناسب.
قد تتطلب أيضًا قاعدة اللمس الشهرية مع أحد كبار أعضاء إدارتك أن تميل نحو الكتابة بشكل أكثر تحفظًا. إذا أسفرت هذه الرسالة الأولية عن ظهورها ذهابًا وإيابًا على مدار يومين ، فربما يكون من الجيد تقليل العامل الرسمي ، خاصة إذا كان الطرف الآخر قد فعل ذلك.
في النهاية ، عليك تحديد نغمة وهيكل الرسائل الصادرة. أستطيع أن أخبركم بشيء واحد رغم أنني شخصياً لم أجده مشكلة أبدًا عندما يقرر شخص ما أتحدث معه أن يتخلى عن الافتتاح والإغلاق القياسيين ؛ في الواقع ، أجد أنه من المريح بعض الشيء أننا يمكن أن نستمر في قول ما توصلنا إليه عبر الإنترنت لنقول. غالبًا ما يكون الوصول إلى بريد إلكتروني ملائمًا لنقطة ما - وحدسي هو أنك ستعرف متى تتخلص من الإجراءات الشكلية.
