يقبل معظم الناس أن الاجتماعات جزء من العمل - لكن هذا لا يعني أنهم يستمتعون بها. كما يوضح هذا الرسم التوضيحي ، يقضي المديرون ما بين 35 إلى 50٪ من وقتهم في الاجتماعات وما يصل إلى أربع ساعات في الأسبوع فقط على تحديثات الحالة. ويعتبر هؤلاء الرؤساء أنفسهم 67٪ من الاجتماعات بمثابة إخفاقات.
حاول قدر استطاعتك الهرب منهم ، كما أنها مهمة بشكل لا يصدق في حياتك المهنية. الاجتماعات هي مرحلة مهنية - حيث يرى الآخرون قدرة قيادتكم. كيف تتحدث عن وجهة نظرك ، والتعامل مع الأسئلة الصعبة ، وتسهيل مناقشة الكلام مجلدات حول قدرتك. يستخدم الناس هذه المرة لتقييم الآخرين والحكم عليهم. حتى لو كنت تجلس بهدوء وتستمع ، فأنت ترسل رسالة.
بغض النظر عن الأسباب التي تجعلهم يتصارعون مع الاجتماعات ، فإن المهنيين الأذكياء يعرفون أن عليهم إيجاد طريقة لاستخدامهم لاكتساب مصداقيتهم وتوسيع نطاقها. بدلاً من محاولة التراجع أو التوقف ، إليك خمس طرق لتحقيق أقصى استفادة من كل اجتماع تقضيه.
1. الحصول على صوتك في الغرفة في وقت مبكر
يتم إنشاء ديناميات الاجتماع مبكرًا بواسطة أكثر المتحدثين صوتًا. لذلك ، تهدف إلى التحدث في الدقائق الخمس الأولى لإظهار الثقة وإنشاء صوتك. لا تستفيد فقط من نشر أفكارك هناك بينما لا يزال الجميع ينتبهون وينتبهون أيضًا ، فمن المرجح أن تتم الإشارة إلى تعليقاتك لاحقًا ، مما يوفر لك فرصًا أخرى للاستماع إليها.
2. بناء على أفكار الآخرين
يمكن للحوار في الاجتماعات أن يسير بسرعة ، مع طرح الأفكار بسرعة. إذا أخذ أشخاص آخرون النقاط التي تريد قولها ، فقد تشعر أنك بحاجة إلى انتظار التفكير الإبداعي الأصلي حقًا في التحدث. ولكن هذا شريط عالٍ ويمكن أن يبقيك على الهامش (ربما للاجتماع بأكمله).
بدلاً من ذلك ، لاحظ ما يقوله الآخرون وابحث عن سلاسل الرسائل الشائعة التي يمكن أن تدفع المحادثة إلى الأمام. يمكن أن يكون الأمر بسيطًا مثل قول "لقد سمعت ثلاثة أشخاص يذكرون تعديلات المنتج ، فما الذي يمكن أن يبدو عليه؟" أو "إذا اتخذنا خطوة إلى الوراء ، فإن النقطة الوحيدة التي نتعثر فيها هي الخط الزمني". يمكن أن يكون أيضًا طريقة مفيدة لمنع الناس من التحدث مع بعضهم البعض وتشجيعهم على إيجاد مجالات اتفاق.
3. اسأل أسئلة قوية
أحد الانتقادات الشائعة للاجتماعات هو أن لديهم الكثير من الكلام وليس الاستماع الكافي. عندما يركز الناس بشكل مفرط على إخراج مجموعة كبيرة من الأفكار ، يمكنك تمييز نفسك عن طريق تشجيع المجموعة على الاستماع إلى بعضهم البعض. نادراً ما يلعب هذا الدور ، لكنه ضروري وتقدير - إنه يظهر الثقة لجعل الجميع يتوقفون ويتأملون.
إحدى الطرق البسيطة للقيام بذلك هي طرح أسئلة قوية. هذه أسئلة "كيف" و "ماذا" بدلاً من أسئلة "لماذا". لأنهم لا يضعون الناس في موقف دفاعي أو يبحثون في الحقائق ، يشجعون الناس على الانفتاح والتفكير بشكل موسع.
على سبيل المثال ، قد تسأل:
- ما هو أهم جانب في هذا القرار؟
- كيف نقيس نجاح هذا؟
- ما هو الاختلاف في هذا الاقتراح عما جربناه من قبل؟
- ما هي المواضيع التي تراها الناشئة؟
4. كن مستعدا (لكن ابق مرنا)
إذا كنت تستعد للاجتماعات ، فإنك تأتي فورًا من موقع قوة. قد يعني ذلك قراءة جدول الأعمال ، أو إجراء بحث متقدم ، أو الخروج بالأفكار مسبقًا.
يعلم معظمنا أننا إذا كنا نريد بناء المصداقية ، فإن وجود أفكارنا معًا في وقت مبكر سيساعدنا على الظهور بثقة. ومع ذلك ، علينا أيضا أن نعالج تباين الاجتماعات. بالنسبة لجميع الاستعدادات لدينا ، فمن الأرجح في الواقع أن الأمور لن تسير وفقًا لما هو مخطط له مع الكثير من الأشخاص والعوامل المعنية (نفاد الوقت ، والتكنولوجيا لا تعمل ، واللاعبون الرئيسيون لا يظهرون).
لذلك ، يجب عليكما الاستعداد للاجتماع والاستعداد لتكون مرنًا.
على سبيل المثال ، إذا كان لديك 15 دقيقة من المقرر تقديمها ، فقم بإعداد عرض تقديمي كامل ومكثف في حالة ضغط وقتك. إذا أجريت أبحاثًا أساسية حول موضوع الاجتماع ، فابحث أيضًا في الموضوعات الملموسة التي قد تنشأ. إذا تم طرح الموضوع الذي تريد معالجته أسفل الجدول ، اسأل ما إذا كان يمكنك التواصل بشكل منفصل مع الحضور لمزيد من المناقشة.
التحضير يعرض تفكيرك الاستراتيجي ، وتبين المرونة أنك تتقدم بسرعة - كلاهما من السمات الرئيسية للقائد العظيم.
5. التأكيد على الخطوات التالية
في عملي التدريبي ، أكبر شكوى أسمعها عن الاجتماعات هي أن لا شيء يحدث منهم. بالتأكيد ، يعلم الجميع أنه يتعين عليهم إنهاء المسؤوليات التي يتم توزيعها ، لكن القليل منهم يقومون بذلك بالفعل. نظرًا لأننا نريد أن يكون وقت اجتماعنا مفيدًا بالفعل ، فمن المفيد عندما يقوم شخص ما بمبادرة لطلب الخطوات والواجبات التالية قبل إنهائه.
إذا كنت تدير الاجتماع ، فهذا أمر بسيط. إذا كنت مشاركًا فقط ، فيمكن أن تشعر بمزيد من الصعوبة.
لا تدع هذا يمنعك. إنه يظهر القيادة لتصرح ، "لست واضحًا بشأن الخطوات التالية لكل واحد منا ؛ سيكون من المفيد التوضيح قبل أن ننتهي. "يمكنك حتى أن تقدم لتتبع الخطوات التالية للمجموعة ، إذا كان ذلك مناسبًا ، مما يتيح لك فرصة التحدث إضافية للاجتماع التالي.
على الرغم من أنك قد لا تتطلع أبدًا إلى اجتماع قادم ، من خلال استخدامها كفرصة للقبض على المزيد كقائد ، فإنها ستبدأ في الشعور بمزيد من القيمة (والأكثر إنتاجية).
