سواء كنت تعمل من أجل بدء تشغيل صغير جدًا أو شركة ضخمة أو أي شيء بينهما ، فإن التواصل الجيد ومشاركة المعلومات بشكل منتظم أمران ضروريان لتحقيق النجاح. مثلما كانت الأعمال قديمة قدمًا ، فإن الاجتماعات تهدف إلى أن تكون وسيلة قيمة للتأكد من أن الجميع يعملون بجد نحو نفس نجم الشمال.
ومع ذلك ، معظمنا يكرههم. كما تعلمون جيدًا ، فغالبًا ما تأتي الاجتماعات بنتائج عكسية وتستغرق وقتًا أطول مما تستحق. ليس هناك ما هو أسوأ من مغادرة الغرفة ويتساءل عما تقضيه ساعة فقط في القيام به ، خاصة في يوم مليء بالمربى.
ولكن هل يجب أن يكونوا هكذا؟ كلا. لتحقيق أقصى استفادة من أي اجتماع تحدده أو تحضره ، عليك فقط أن تتجنب بوعي أكثر الأوقات التي تزعجك. بحاجة لبعض المساعدة؟ نحن نضع قائمة من الحيل التي يمكنك استخدامها للاجتماعات الأقصر والأكثر إنتاجية والتي من المرجح أن تكون استخدامًا رائعًا لوقت الجميع.
1. إبعاد المشاكل الفنية
يمكن أن تتحول الثواني التي يتم إنفاقها على مواطن الخلل الفنية بسرعة إلى دقائق أو ، الأسوأ من ذلك ، أن تستغرق نصف الاجتماع. هذا أمر شائع بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بالتواصل مع أشخاص ليسوا حاضرين جسديًا. نظرًا لأن آخر ما يريده أي شخص هو الجلوس أثناء محاولة توصيل جهاز الكمبيوتر المحمول الخاص بك بجهاز عرض أو الاستماع إلى 10 دقائق من "هل يمكنك سماعي الآن؟" من شخص ينضم عن بُعد ، اجعل نفسك مجهزًا بالأدوات المناسبة لعمل كل شيء يعمل بسلاسة.
بالإضافة إلى مشاركة الشاشة وتقنية الإسقاط للجميع في الموقع ، من الضروري وجود برامج موثوقة تربطك بزملائك في الفريق عن بُعد. يعد الإصدار المجاني من Skype Meetings حلاً رائعًا ، حيث يمكن لأي شخص الانضمام بسرعة إلى عنوان URL مخصص (يسهل تذكره) من أي جهاز - دون الحاجة إلى قضاء وقت في التسجيل للحصول على حساب أو البحث عن أرقام في الطلب.
2. خطة اجتماعات أقصر
يمكن للاجتماع التقليدي الذي يستمر لمدة ساعة أن يستمر إلى ما يبدو إلى الأبد ، مع القليل من الضغط لإغلاق الأشياء والمضي قدماً. لذا فإن التخطيط لاجتماع أقصر يمكن أن يفعل المعجزات من أجل الكفاءة - ببساطة لا يوجد أي وقت نضيعه!
عند إعداد اجتماع ، تحدّي نفسك أن تكون صادقًا حقًا بشأن المدة التي سيستغرقها ذلك ، وربما تحديد موعد أقل بقليل مما تعتقد أنك بحاجة إليه. تذكر أن أطوال الاجتماعات لا يجب أن تكون دائمًا بزيادات مدتها 30 دقيقة ، وأن الحلاقة خمس أو 10 دقائق فقط التي لا تحتاج إلى الخروج منها يمكن أن تضيف سريعًا.
نصيحة للمحترفين: ضع في اعتبارك ضبط مؤقت على جهاز الكمبيوتر الخاص بك بحيث يمكن للجميع رؤيته أثناء الاجتماع - إن مشاهدة الوقت المحدد سيساعد على إبقائك على المسار الصحيح.
3. وضع جدول أعمال معين والعصا عليه
قد يبدو إنشاء جدول أعمال بمثابة ممارسة مؤرخة ، ولكنه في الواقع أحد أكثر الطرق المفيدة للحفاظ على تقدم الاجتماع بسرعة. فكر في الأمر: إذا قمت فقط بإرسال دعوة لمناقشة "عروض المنتجات" دون أي سياق آخر ، فقد يأتي الجميع إلى الاجتماع بأفكار مختلفة حول ما سيتم تغطيته ، وسوف تضيع الوقت في الحصول على نفس الصفحة.
بدلاً من ذلك ، أرسل جدول أعمال يوميًا أو يومين قبل الموعد المحدد ، وكن محددًا قدر الإمكان. جرب التنسيق البسيط التالي لكل موضوع تحتاج إلى مناقشته:
- موضوع محدد
- ما الذي يجب إعداده قبل الاجتماع
- ما هي التحديثات التي ستقدم خلال الاجتماع
- ما هي الأسئلة التي تحتاج إلى إجابة خلال الاجتماع
من المهم بشكل خاص تحديد مقدار من الوقت لكل موضوع - سيُبقيك هذا الأمر صادقًا بشأن ما يمكن أن يتلاءم بشكل واقعي في الاجتماع ويمنحك حرية الحركة لدفع الناس إلى الأمام عندما يحين وقت البند التالي من جدول الأعمال.
4. عرض ، لا تخبر
صورة توضح 1000 كلمة - وهذا ينطبق على الاجتماعات أيضًا! غالبًا ما تساعدك الصور والرسوم البيانية والمخططات على التواصل بوضوح بدلاً من التحدث إلى كل نقطة - ناهيك عن توفير وقت الجميع.
لذلك عندما تستعد ، فكر في الصور المرئية التي يمكن أن تجعل التواصل بين أفكارك أسهل. لماذا قضاء بعض الوقت في شرح تحديث المنتج عندما يمكنك عرضه على الهواء مباشرة؟ لماذا تحاول الخروج بالكلمات لمشاركة فكرة معقدة عندما يتمكن المخطط من القيام بذلك في ثوانٍ؟
إذا كنت في غرفة مع جميع زملائك ، فلا تخف من القفز واستخدام السبورة أو قلب جهاز الكمبيوتر الخاص بك لاظهار ما تعمل عليه. إذا كنت تقابل أشخاصًا عن بُعد ، فقد يكون ذلك أكثر تعقيدًا ، لكن منتجات مثل اجتماعات Skype المجانية تقدم غالبًا أدوات كثيرة للتعاون تجعل من النسيم تبادل الأفكار والنتائج المرئية على الشاشة. على سبيل المثال ، يتيح برنامج تحميل PowerPoint الخاص بـ Skype Meetings السهل (مع أدوات تفاعلية مثل مؤشر ليزر افتراضي) أو ميزة مشاركة الشاشة للأشخاص من خلال الصور المرئية التي قمت بإعدادها مسبقًا بعناية ، وتتيح أداة السبورة الافتراضية لزملائك رسم الأفكار في الوقت الفعلي.
5. معرفة كيفية السماح للجميع وزنها
نعم ، يجب أن يكون الاجتماع كله متعلقًا بالتعاون ، ولكن عندما يحاول الجميع التحدث عن مقالاتهم ، يمكن أن تصبح المحادثة بسرعة أطول مما يريده الجميع. لذا ، حاول أن تبحث عن طرق مبتكرة لكي يراها الجميع دون تناول وقت الاجتماع بالضرورة.
على سبيل المثال ، تعد استطلاعات الرأي أو عرض الأيدي السريع طرقًا مفيدة لتجنب الحصول على الكثير من الآراء أو المناقشة التي تتحول بسرعة إلى كل شخص يتحدث مع بعضهم البعض عند محاولة الحصول على إجماع سريع - مضيعة محبطة للوقت. إذا كنت تعقد اجتماعًا افتراضيًا ، فيمكنك استخدام ميزة IM مدمجة مثل عروض منتج Skype Meetings المجانية لجعل الأشخاص يرسلون أسئلة ليتم الرد عليها في النهاية ، أو السماح للأشخاص بالتعبير عن الأفكار غير العاجلة. على بعد الاجتماع.
6. قطع الاجتماعات التي لا تحتاج فعلاً إلى الذهاب إليها
على الرغم من أنه قد يبدو أنك بحاجة إلى حضور كل اجتماع تدعوك إليه ، فلا بأس في إلغاء الاشتراك في اجتماع تعرف أنه لن يكون مفيدًا لوقتك. إذا كنت لا تقدم أو لا ترتبط ارتباطًا وثيقًا بشيء تعمل عليه ، فقد يكون من الأفضل اللحاق بالنقاط الرئيسية بعد ذلك.
تذكر أن الموظف الجيد وزميله القوي يعرف كيفية تحديد الأولويات والإنتاجية. تؤثر قراراتك ومخرجاتك على الجميع ، لذلك تذكّر نفسك أن كيفية استخدامك لوقتك يؤثر على فريقك أيضًا.
لست متأكدًا من كيفية اختيار عدم المشاركة؟ تحدث إلى المنظم مباشرةً لتخبره / تتذكر أنه على الرغم من أنك تقدر أن تكون في حلقة ، فأنت في أخدود رائع مع كل ما تعمل عليه وتفضل اللحاق به لاحقًا. إذا كان المنظم هو رئيسك ، فتأكد من تضمين ملاحظة حول تقدمك وخطتك المحددة للمضي قدماً بشيء مثل ، "أنا متحمس لمناقشة اليوم ، لكنني لا أزال أسحب الأرقام لمشروع Project Blue. هل لديك مانع إذا أبقيت رأسي وأسقطت الملاحظات في وقت لاحق؟ "
يمكن أن تكون الاجتماعات حقًا من أفضل وقت تقضيه في يومك ، طالما تم التخطيط له بعناية وإدارته ببراعة. هذه الحيل يجب أن تساعدك في الوصول إلى هناك!
