أنا واثق من أن معظمكم ربما يكون واضحًا جدًا في آداب البريد الإلكتروني. أنت تعرف متى تقوم بإعادة توجيه مذكرة إلى زميل ومتى يمكنك إرسال نسخة من رئيسك في سلسلة رسائل. أنت تعرف حتى وقت تنفيذ خيار BCC مربكًا في بعض الأحيان (أو هل أنت كذلك؟). واعتمادًا على من تقابله ، ربما تعرف أيضًا متى يجب الرد ومتى لا تريد الرد.
ومع ذلك ، اتضح أن CC / BCC / Reply All ما زالت تنقل الأشخاص إلى أعلى وليس فقط الخريجين الجدد الذين يحصلون على الأمور. بعد الاستماع إلى زملائي يتحدثون عن لحظاتهم المحرجة بالبريد الإلكتروني ، وصلت إلى شبكتي لمعرفة الأحداث الأخرى التي وقعت على مر السنين. يتحول؟ حسنًا ، يمكن أن يكون لهذه العلامات الصغيرة للبريد الإلكتروني تأثير كبير ، سواء كان جيدًا أو كارثيًا تمامًا - ودروس كبيرة لبقيتنا.
هيا بنا نبدأ هذه الحكاية من Felipe ، مطور الويب ، الذي تعلم زميله في العمل بالطريقة الصعبة التي تجعل التفكير قبل CC والصحافة إرسالًا ليس فقط من الحكمة ، بل إنه ينقذ حياتك المهنية:
في ذكرى مرور عام على أحداث الحادي عشر من سبتمبر ، أقلعت زميلتي في العمل جود من العمل. لأنه كان في أحداث الحادي عشر من سبتمبر ، قام أحد زملائه ، لاري ، بتوضيح رسوم كاريكاتورية تصور جود على أنه إرهابي خائف من الأطفال. وأظهرت جود يختبئ تحت سريره الضغط على دمية دب. أرسلها لاري إلى مجموعة صغيرة من زملاء العمل ومديرهم كمزحة. لسبب غريب ، أرسل المدير على الخيط رسما كاريكاتوريا ونسق الشركة بأكملها . كان لدى الشركة أكثر من 500 موظف. بعد ذلك بساعتين ، تم إطلاق مدير فريق CC-الجميع ومرافقته خارج المبنى إلى الأبد. وجه الفتاة!
إذاً ، الدرس الأول: إذا كنت تريد إرسال مجموعة كاملة من الأشخاص ، فتأكد من أنها ستستقبل جيدًا.
تقوم دانييل ، مديرة الخدمات المهنية في التعليم العالي ، بذلك. تستخدم حقل CC للاحتفال بإنجازات زملائها. يقول دانييل ، الذي يحب أيضًا خيار CC لمساعدة شخص ما على البقاء في الحلقة وتشجيعه على أن يكون استباقيًا: "إن إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى الحرم الجامعي بالكامل ، مع إعطاء الصيحات عند الحاجة أمر جيد للمعنويات".
كلمة تحذير ، على الرغم من: في حين أن الصراخ عادة ما ينتج عنه صيحات الظهير الخلفي ، إلا أنه يكفي في بعض الأحيان. تتذكر أماندا ، منسقة اقتناء المواهب ، وظيفة في أحد البنوك حيث "كان لديهم هذا الشخص الذي كان سيئ السمعة لرده على الجميع ليقول" شكرًا "أو" موضع تقدير كبير "… كل. غير مرتبطة. البريد الإلكتروني. حتى لو كان هناك 50 شخصا CC'd. "كانت هناك مزحة جارية عنه وأزعجت الناس". في نهاية المطاف ، دعا أحد زملائها المحبطين المستجيب المخالف وشرح أساسيات البريد الإلكتروني.
يعترف جيمس ، محرر النسخ ، جيدًا بالمشاكل التي يمكن أن تنشأ عندما يتم إرسال رسائل كثيرة للغاية. يتذكر حادثة من سنوات دراسته الجامعية عندما أرسل مجلس الطلاب خارج الحرم الجامعي مرة واحدة بطريق الخطأ رسالة إلى قوائمها بالكامل ، بدلاً من BCC جميع أعضائها. النتيجة؟ أسبوع من الرد على جميع الفوضى 3000 طالب. يقول جيمس وهو يهز رأسه: "أوقات سعيدة" وهو يتذكر بلا شك صندوق البريد الوارد الذي كان لديه.
بالنسبة لبعض الأفراد ، فإن BCC مجرد عمل سيء. جيسيكا ، أخصائية الطفولة المبكرة ومقرها بروكلين ، لديها ما يقوله عن ذلك:
أنا لا أحب BCCing. أنا أحب الشفافية. إن الأشخاص الذين "يجيبون على الجميع" سعداء دائمًا بهذا الخراب. في دوري الحالي ، أحتاج إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية للتواصل مع معلومات الوقت والمكان بالإضافة إلى طلب الملاحظات بشكل دوري. حتى إذا كتبت بخط مائل غامق في الجزء العلوي من البريد الإلكتروني ، "لا ترد جميعًا على هذا البريد الإلكتروني" ، حتماً ، يقوم شخص ما بذلك دائمًا. تنهد. لذلك ، لقد انتقلت إلى BCCing الجميع وفقط CCing فريقي. بهذه الطريقة ، إذا قام شخص ما "بالرد على الكل" ، فلن يخضع الجميع لأفكارهم وآرائهم ومشاعرهم.
لا تشعر كاتبة ومحرر سارة بشدة باستخدام BCC مثل البعض ، لكنها تعتقد أن هناك خدعة لذلك:
في أي وقت تريد فيه تقديم نسخة مخبأة لأحد الأشخاص لأغراض عرض رسالة بريد إلكتروني مخصصة لشخص آخر ، اسأل نفسك: هل يمكنني إرسال البريد الإلكتروني إلى المستلم المقصود (بدون نسخة مخفية الوجهة) ، ثم إعادة توجيهه إلى جهة الاتصال الإضافية؟ يبدو الأمر أكثر صدقًا ، لأنه بدلاً من أن تبدو كما لو كنت تختبئ مع من تشارك البريد الإلكتروني الخاص بك ، يبدو أنك قد أرسلت الرسالة كالمعتاد ثم فكرت ، "أوه ، ربما ينبغي علي مشاركة هذا مع مديري من أجلها مرجع.' الأمر أكثر "اسمح لي أن أتأكد من أن مديري مقيد في" وأقل "تجسس على اتصالي مع كذا وكذا" ، وهو أمر لطيف دائمًا. بالإضافة إلى ذلك ، وبهذه الطريقة أنت مغطى إذا كانت BCCer تطرحها!
ليس فقط CC و BCC هو الذي يسبب الارتباك. يُعرف "الرد" البسيط والمضلّل بأنه يعرق أكثر من بضعة أشخاص. تعترف ريبيكا ، مديرة تنفيذية في الحساب ، بالضغط على "رد" عندما كانت تنوي الضغط على "إعادة توجيه". كرئيس لنادي في الكلية كان ينظم حدثًا كبيرًا ، شعرت ريبيكا بالفزع عندما علمت أن المساحة التي خطط لها النادي تم حجزها مرتين. في تعجيلها لمشاركة غضبها مع بقية أعضاء الفريق التنفيذي ، كتبت ريبيكا عددًا كبيرًا من الشتائم التي استهدفت أصحاب النادي لكنها كانت موجهة لعين زملائها فقط ، وبدلاً من إعادة التوجيه ، أجابت بطريق الخطأ! تعلمت ريبيكا الكثير من الأشياء من هذا الحادث ، بما في ذلك ، "تأكد من إرسال رسائلك إلى الشخص الصحيح" ، "لا ترسل رسائل البريد الإلكتروني عندما تغضب" ، والأهم من ذلك ، "لا تكن غبيًا غير ناضج عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى أناس حقيقيين. "
تأكد من أنك ترسل رسائلك إلى الشخص المناسب هو نصيحة مارك ، وهو مدير مبيعات ، يتمنى لو كان قد اهتم به قبل عدة أشهر قبل أن يرسل تعديلات العقد باللون الأحمر إلى الشخص الخطأ. عند إدراكه لخطأه ومخيفه أنه لم يخسر صفقة واحدة سوى صفقتين ، أرسل مارك الاعتذارات المطلوبة وسارع إلى تصحيح الضرر الذي سببه بسبب الإهمال. لقد حصل على واحدة فقط من الاتفاقيتين ، وسارع إلى القول إن الشركة التي انسحبت لأسباب تتعلق بالميزانية لم تفعل ذلك بسبب خطأه - "على الرغم من أنني متأكد من أن ذلك لم يساعد".
بينما قد يكون هناك اختلاف في الرأي عند استخدام أي مجال ، إلا أن هناك بعض الدروس التي يجب تعلمها من هذه الحكايات الملونة. وإذا كنت تريد رأيي؟ لا تكن هذا الشخص البغيض الذي يتعامل مع الرد ، وتجنب استخدام الطاقة ، ولا تنس نقل شخص ما إلى BCC إذا قلت إنك تفعل ذلك.
