إذا كنت جديدًا في الإدارة ، فقد يكون من الآمن القول إنك واجهت صعوبة في التفويض. نظرًا لأن أداء فريقك ينعكس عليك مباشرةً ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أنك تتعامل مع كل شيء بنفسك ، أليس كذلك؟
أنا أظن أنك لا تملك هذا النوع من الوقت. زائد ، هذا الفريق من الناس كنت تدير؟ حسنا ، لديك منهم لسبب ما.
أعلم ، أعلم - من الصعب التخلي عن السيطرة. ولكن عن طريق تفويض المهام إلى من حولك ، يمكنك مساعدتهم على أن يكونوا أكثر إنتاجية ، وأن يوفروا لهم فرصًا للنمو ، والسماح لهم بأن يكونوا جزءًا لا يتجزأ من إنجازات شركتك - وكل ذلك جزء من وظيفتك كمدير. بالإضافة إلى ذلك ، على سبيل المكافأة ، ستوفر بعض الوقت حتى تصبح رئيسًا بالفعل.
إذا كنت مهووسًا بالتحكم ، فقد حان الوقت للتراجع والحصول على بعض تلك المهام المزعجة من اللوحة الخاصة بك. إليك كيفية إعداد نفسك لتفويض ناجح.
ضع أعذارك للراحة
إذا كنت مترددًا في التفويض لأنك لا تعتقد أن أي شخص آخر يمكنه القيام بالمهمة "الصحيحة" ، فأنت لم تنجز عملك كرئيس. جزء من وصف الوظيفة الخاص بك هو تعليم موظفيك وتوجيههم وتدريبهم ، حتى يكتسبوا المهارات اللازمة لإكمال المهام وكذلك (أو أفضل من) أنت.
أو ، ربما تخشى أن يؤدي تجاوز الكثير من المهام إلى جعل موقعك غير ذي صلة - ما الذي من المفترض أن تفعله بقائمة مهام فارغة؟
لا تقلق بشأن هذا الموقف أيضًا. من الضروري أن يكون لديك وقت للأشياء الكبيرة: توجيه مشاريع فريقك ، والمساعدة في تحقيق أهداف أكبر ، وتوظيف الأشخاص المناسبين ، والحفاظ على سير العمليات بسلاسة. بالإضافة إلى ذلك ، عندما يكون لديك بعض وقت الفراغ ، ستتمكن من إنفاقه في تدريب أعضاء فريقك على أساس فردي ، مما سيجعل الجميع أكثر فاعلية على المدى الطويل. تذكر ، حتى لو لم تقم بإكمال المهام والمشاريع بنفسك ، فأنت في غاية الأهمية بالنسبة للنتيجة النهائية.
اختيار الشخص المناسب لهذا المنصب
هذه هي القاعدة الأولى عندما يتعلق الأمر بالتفويض: تعيين المهام بناءً على أفضل مهارات كل شخص ، أو - إذا كان ذلك مناسبًا - بناءً على المهارات التي يحاول الناس تطويرها. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بتفويض القرارات المتعلقة بحدث مؤتمر قادم ، فاختر شخصًا يتسم بثبات بالمسائل اللوجستية وجيد مع البائعين ، أو قم بتعيينه للشخص الذي طلب الفرصة لتولي دور أكبر في تخطيط الأحداث.
من المهم أيضًا مراعاة أعباء العمل الحالية لموظفيك. ربما لم يتم تكليف شخص بمهمة كبيرة منذ فترة ولم يبد مشاركًا كاملاً. سيؤدي تعيينها في المشروع المهم التالي إلى ملء وقتها بعمل هادف ويمنحها فرصة للتألق ، مما قد يوفر دفعة مطلوبة بشدة في الإنتاجية. من ناحية أخرى ، إذا كان شخص ما مثقلًا بالمشاريع ، فلن تقوم بعملها الأفضل ، بغض النظر عن حجمها.
عندما يكون لدى الموظف الذي تختاره المهارات (والوقت) للمهمة المفوضة ، فمن المرجح أن تنجح - وستشعر بمزيد من الثقة في تركها تتولى المهمة.
تظهر لهم الصورة الكبيرة
قبل البدء في توزيع المهام ، من المهم أن تفهم بالضبط ما تقوم بتعيينه. الآن ، هذا لا يعني أنك بحاجة إلى تحديد كيفية إنجاز مهمة معينة (هذا ما تقوم بتفويضه!) ، ولكن يجب عليك الإجابة على الأسئلة التالية: على وجه التحديد ، ما الذي تطلبه؟ لماذا هذا يجب القيام به؟ ما هي أفضل نتيجة؟ ما هو الموعد النهائي للمنتج النهائي؟
بعد ذلك ، قدم هذه المعلومات إلى الشخص الذي حددته. يكون الموظفون أكثر نجاحًا عندما يتمكنون من رؤية الصورة الكبيرة ، لأنهم يفهمون تمامًا كيف سيتناسب دورهم مع الهدف العام. من هناك ، يمكنهم تحديد كيفية معالجة المهمة من أجل تلبية توقعاتك (والشركة) بالكامل.
توفير فقط ما يكفي من التوجيه
بمجرد تسليم المهمة ، قاوم الرغبة في المعالجة الدقيقة. أعلم أنه من المغري ، لا سيما عندما تلاحظ شيئًا مختلفًا ، لكن تذكر: أنت لست الشخص الذي يفعل ذلك.
هناك خط رفيع هنا. بينما يجب عليك الإجابة عن الأسئلة والتأكد من إنجاز المهمة ، يجب ألا تفكر في الأشياء الصغيرة (على الأقل حتى الآن) - خاصة إذا لم يتم سؤالك. على سبيل المثال ، إذا طلبت من شخص ما كتابة تقرير ، فتوقف وشاهد كيف تسير الأمور. إذا سألتك عن المكان الذي عادة ما تسحب منه أرقام المبيعات ، فهذه هي المعلومات التي يمكنك مشاركتها والتي ستكون مفيدة ، حيث إنها تشير إليها في الاتجاه الصحيح. لكن لا تتفوق على أرقامها عندما تكون "مجرد المشي" أو تبدأ في مناقشة الجملة الثانية في الفقرة الرابعة من الصفحة الثالثة.
أيضًا ، بمجرد التفويض ، يعود الأمر إليك للتأكد من أن موظفك لا يستخدم إرشاداتك كعكاز. في بعض الأحيان ، يشعر الموظفون بالتوتر حيال اتخاذ القرارات والتحقق معك في كل منعطف ، ولكن تذكّرهم (أنت نفسك) لماذا عينتهم لهم بالمشاريع في المقام الأول: لأنك عرفت أنهم يقومون بعمل رائع. سوف تنقل أن لديك ثقة كاملة في فريقك ، وأن الشعور بالثقة سيعزز من دافعهم لتحقيق النجاح.
متابعة مع ردود الفعل
عند قول كل شيء وفعله ، من المهم تقديم ملاحظات حول المنتج النهائي لموظفيك. هل استمعوا لتعليماتك؟ هل التقيا بالمواعيد النهائية؟ هل فجرك المشروع وجعلك تتساءل لماذا لم تفوضه عاجلاً؟ أو ، ربما كان لديك شخص لم يتمكن من استخدام بعض النقد البناء. مهما كانت النتيجة ، تحتاج إلى تسجيل الوصول بعد كل مشروع لشرح أفكارك.
يجب أيضًا أن تغتنم هذه الفرصة لطلب ملاحظات حول مهارات تفويضك. هل قدمت ما يكفي من التوجيه؟ هل سمحت لموظفيك بالتعامل مع الوظيفة بمفردهم؟ ماذا يمكنك أن تفعل بشكل مختلف في المرة القادمة؟ إن الطريقة الوحيدة التي يمكن أن تسهل بها عملية التفويض هي إيصال ما حدث بشكل صريح ، وما الذي كان يمكن القيام به بشكل أفضل.
يمكن أن يفتح التفويض ساعات من الوقت الإضافي ، مما يتيح لك أنت وفريقك أن يصبحوا أكثر إنتاجية بشكل كبير. لذا ، بقدر ما ترغب في الحفاظ على السيطرة على كل مهمة أخيرة ، امنح فريقك الفرصة للتقدم إلى اللوحة. مهلا ، قد يفاجئك! وتذكر: عندما تنجح ، تكون قد أنجزت عملك بشكل صحيح.
