هل شعرت يومًا بأنك تصرخ في ثقب أسود عند إرسال بريد إلكتروني أو ترك بريد صوتي لشخص ما؟ وضعت طلبك في الكون ، ثم تجلس على مكتبك مع وضع أصابعك متقاطعة ، على أمل الحصول على استجابة في الوقت المناسب.
بفضل وظيفتي في عالم العلاقات العامة ، رأيت كل شيء عندما يتعلق الأمر بالرسائل التي لم تتم الإجابة عليها. لقد تمكنت من المراسلات مع عملاء الرئيس التنفيذي (ويعرف أيضًا باسم العملاء المشغولين دائمًا) والمديرين التنفيذيين والفرق القانونية لعملاء عملائي (ويعرفون أيضًا باسم الأشخاص الذين يعتقدون أنني لست مهمًا) ووسائل الإعلام (ويعرف أيضًا باسم الذين لا يفعلون ذلك) تريد التعامل مع الناس العلاقات العامة). وعلى طول الطريق ، تعلمت الكثير حول كيفية الحصول على إجابات عندما تحتاج إليها.
بغض النظر عن سبب التأخير ، إليك بعض النصائح للحصول على المستجيبين المشغولين (ونعم ، المزعجين) للاهتمام.
قم بالإتصال
أولاً وقبل كل شيء ، عندما تتصل بشخص آخر ، يجب أن تقدم له أو لها سببًا لمساعدتك في مساعدتك.
ابدأ بتجنب الأخطاء التي تؤدي إلى قطع اتصال المتلقي فورًا. يُعد تهجئة اسمه / اسمها خطأ مثالًا جيدًا: أعرف أنه أساسي ، لكن لا يمكنني أن أخبرك بعدد رسائل البريد الإلكتروني التي أرسلتها إلى Ashely أو Ashleigh - وعندما أفعل ذلك ، أجد نفسي مضطربًا على الفور وأقل عرضة للرد بسرعة. كذلك ، حاول ألا تبدو مثل خطوة مبيعات (على سبيل المثال ، "أود التحدث معك حول …") - لا أحد يريد التعامل مع ذلك.
بدلاً من ذلك ، استحوذ على انتباه جهة الاتصال الخاصة بك عن طريق جعل كل شيء له صلة بها. أحب التعبير عن كل شيء ممكن بكلمة "أنت" - على سبيل المثال ، بدلاً من القول "أحتاج منك أن تنظر إلى هذه النماذج" ، يقول: "يحتاج عميلك إلى الموافقة على هذه النماذج." إنها خدعة بسيطة ولكنها فعالة.
يمكنك أيضًا جذب الناس باللعب بشخصياتهم أو الأزرار الساخنة. على سبيل المثال ، من المحتمل أن يستجيب شخص لديه القليل من الأنا على نحو أفضل للاعتراف بمدى أهميته (على سبيل المثال ، "أدرك أهمية وقتك ، لذلك أقترح أن نجري مكالمة لمدة 10 دقائق لمناقشة دراسة الحالة. ").
اجعل من السهل الإجابة بسرعة
حتى إذا كانت جهة الاتصال الخاصة بك مهتمة بالمساعدة ، فلن يكون لدى شخص مشغول الوقت للتخلص من رسالة بريد إلكتروني معقدة أو الاستماع إلى بريد صوتي طويل ممتع. لذلك ، تأكد من تبسيط رسالتك وجعل من السهل له / لها الاستجابة بسرعة باستخدام التكتيكات التالية.
لديك سطر الموضوع بالمعلومات
استخدم سطر الموضوع الخاص بك للإشارة إلى حاجتك على الفور ومساعدة المتلقي في إعطاء الأولوية لطلبك. يُعد البدء بشيء مثل "للمراجعة" أو "يتطلب ملاحظات" أو "الرجاء الرد بحلول يوم الثلاثاء" ، طريقة سريعة لجعل توقعاتك واضحة تمامًا من البداية.
توجه مباشرة إلى الهدف
لا تقضي الكثير من الوقت في رسالتك مع المعلومات أو التفاصيل غير ذات الصلة. كن مهذباً سريعًا ، "آمل أن يعاملك هذا الصباح جيدًا" ، ثم اطلع على المقدمة والسبب وراء رضاء المتلقي. حافظ على هذا الأمر بسيطًا أيضًا (على سبيل المثال ، "عميل X لديك وأنا أعمل معًا على Y ، وأُبلغت أنك أفضل جهة اتصال بـ Z").
إعطاء الواجبات المواعيد النهائية
لمنع وضع بريدك الإلكتروني أو بريدك الصوتي في كومة "كلما وصلت إليه" ، اطرح أسئلة محددة أو أعط عناصر إجراءات ، ووفر جدولًا زمنيًا عندما تفضل الرد. مع بعض المشاريع والعملاء ، وجدت نجاحًا في القول "يرجى تقديم الملاحظات بحلول يوم الجمعة. في ذلك الوقت ، سأقوم بتحديث وإرسال هذا المستند إلى بقية أعضاء الفريق للمراجعة. "إنها طريقة لطيفة للإشارة إلى أنه" إذا لم تصل إليه في الوقت المناسب ، فستفقد رأيك في هذا الشأن. ".
تقديم توصية
إذا كنت تبحث عن إجابة لسؤال أو حل لمشكلة ما ، فقم دائمًا بتقديم بعض الخيارات المختلفة وتوصيتك. من خلال القيام بذلك ، يتعين على الشخص الذي تتصل به أن يفكر في الأمر بشكل أقل ويستطيع الرد بسرعة "نعم ، توصيتك جيدة" أو "دعنا نذهب مع الخيار رقم 1".
متابعة بذكاء
لذلك قمت بتسهيل استجابة المستلم ، وما زلت لا تحصل على إجابة. ماذا الآن؟ حان الوقت للمتابعة. قد يكون من الصعب الموازنة بين كونك مفيدًا ومزعجًا في هذه المرحلة ، ولكن هذا ممكن من خلال اتباع خط الاتصال الصحيح.
بعد بريدك الإلكتروني الأولي ، قم بمتابعة سريعة تكون منطقية وفقًا لموعدك النهائي. يجب أن يتضمن هذا البريد الإلكتروني بريدك الإلكتروني الأصلي مع جملة قصيرة في الأعلى لتذكير جهة الاتصال الخاصة بك بالطلب الأصلي والموعد النهائي. تأكد أيضًا من إعادة إدخال أي مواد مطلوبة.
بريد إلكتروني ثاني وما زلت لا تحصل على رد؟ الوقت لمكالمة هاتفية. (انتظر 24 ساعة على الأقل بعد إرسال البريد الإلكتروني للمتابعة ، إلا إذا كنت بحاجة ماسة إلى شيء عاجل.) سواء أكنت تعرف الشخص على الهاتف أو تترك بريدًا صوتيًا ، فكن مختصراً. ذكّره / ها بالبريد الإلكتروني الأصلي ومن أنت وماذا تحتاج.
بصرف النظر عن كيفية متابعتك ، غادر دائمًا والخطوة التالية هي في يديك - "سأتابع مرة أخرى غدًا" أو "إذا لم أسمع منك الرد بحلول نهاية اليوم ، سأكون دمج بقية ملاحظات الفريق وإرسالها إلى العميل ".
وتأكد من متابعة جميع محاولات الاتصال بالشخص - يمكن أن تساعد إحالته في الإشارة إلى مدى إلحاحك ويمكن أن تثبت فائدتك إذا كنت مضطرًا لاستعادة نسخة احتياطية لمساعدتك.
سحب البنادق الكبيرة
في هذه الملاحظة ، إذا حاولت الاتصال بشخص ما عدة مرات دون جدوى ، فحاول نسخ الأطراف الأخرى بناءً على طلباتك. قم بالرد على بريدك الإلكتروني الأصلي (مرة أخرى) ، أضف "أردت فقط أن تحقق في البريد الإلكتروني أدناه. هل كانت لديك فرصة لـ …؟ "ونسخ رئيسك أو العميل أو أي شخص آخر تعتقد أنه سيحفزه. ليس الشيء المفضل لدي هو القيام به ، وقد تهيج جهاز الاستقبال قليلاً ، لكنه بالتأكيد سيحصل على رد سريع.
الخيار الأخير هو البحث عن جهة اتصال أخرى يمكنها الإجابة على سؤالك أو دفع جهاز الاستقبال الأصلي للرد. قد يكون هذا اتصالًا داخليًا تربطك به علاقة جيدة أو شخص لديه قوة أكبر. تحذير: عند الوصول إلى هذا الموقف ، لا ترغب أبدًا في إلقاء اللوم على جهة الاتصال الأصلية. بدلاً من ذلك ، فقط ضعها في إطار ، "أحتاج للحصول على هذا التحرك في أسرع وقت ممكن - هل يمكنك مساعدتي؟"
من كان يعرف البريد الإلكتروني أو البريد الصوتي يمكن أن يكون معقدًا جدًا؟ بغض النظر عن الصناعة التي تعمل فيها ، تعد المراسلات مع الآخرين دائمًا ضرورة دائمًا ، وللأسف ، ستظل الدلالات البطيئة دائمًا. لكن باستخدام هذه النصائح ، يجب أن تكون قادرًا على الحصول على الإجابات التي تحتاجها في الوقت المناسب (أو على الأقل في مرحلة ما). الآن الخروج من هناك والحصول على بعض الإجابات!
