أرادت ليزلي ، المديرة التنفيذية لمنظمة غير ربحية ، إعادة الكتيب الخاص ببرنامج المنظمة الذي يساعد الشباب المعرضين للخطر على البقاء في المدرسة ، وتولت إيما ، مديرة المكتب ، المسؤولية.
قضت إيما ساعات في تحديث الصور والألوان والخطوط. كانت فخورة بإبداعها الأكثر جرأة وإشراقا ، ومتحمسة لإظهار ذلك لرئيسها.
عندما فعلت ذلك ، كان هناك مشكلة بوضوح. "أوه ،" لاحظت ليزلي الكتيب الجديد ، "يبدو رائعًا. ولكن لماذا لا تزال النسخة كما هي؟ "
الذهول ، لم تستطع إيما أن تصدق أذنيها. لم تفكر مطلقًا في مراجعة النسخة. وكان ليزلي اقترح أبدا ذلك. كيف يمكن لشخصين يتحدثان عن شيء واحد بسيط أن يكون لهما تفسيرات مختلفة؟
واجهت ليزلي وإيما القضية الكلاسيكية التي خلدها جورج برنارد شو ، "أكبر مشكلة في التواصل هي الوهم الذي حدث."
سيكون هناك أشخاص في مكان العمل ، مثل ليزلي ، الذين لا يجيدون إيصال أفكارهم إليك. وعندما لا يفعلون ذلك ، يمكن أن تخلق عقبات. يمكن أن يرسل لك الغزل في طي النسيان سوء الفهم. يمكن للوقت الضائع ، وإعادة صياغة الرهبة ، والاختلالات الكلية أن تتصاعد عندما لا يقوم زميلك ، أو رئيسك ، بالاتصال بما يريدونه بكفاءة أو بفعالية.
يمكنك أتمنى أن يتواصل هؤلاء الأشخاص طوال اليوم بشكل أوضح. لكن ربما لا يجب أن تكون هذه إستراتيجيتك. بدلاً من الرغبة ، جرّب التقنيات الثلاثة التالية للحصول على اتصال أكثر وضوحًا وفعالية من الآخرين.
1. عندما كنت تأخذ على واجب
اعتقدت إيما أنها كانت تسمع ما يريده رئيسها. بعد كل شيء ، كانوا يقفون في نفس الغرفة يتحدثون مع بعضهم البعض. لكن في الواقع ، كانت تعليمات ليزلي "لإعادة تصميم الكتيب" غامضة وغير كاملة.
تتمثل الإستراتيجية الرائعة لجعل الآخرين أكثر إيجازًا وتحديداً في طرح الأسئلة التي توفر الوضوح.
إليكم كيف بدا ذلك من إيما: "ليزلي ، عندما تقول" إعادة تصميم الكتيب "، هل يمكن أن تخبرني أكثر عن ماذا تقصد بذلك وما هي توقعاتك؟"
لقد اكتشفت إيما بسرعة أن لديها ورئيسها أفكارًا فريدة حول المنتج النهائي. بعد ذلك ، كان بإمكانها البحث أكثر مع المزيد من الأسئلة ، والاستفسار عن كل شيء من الرسومات واللون إلى الموعد النهائي للمسودة الأولى.
الأسئلة هي سلاحك السري في مكان العمل. عندما تكون في شك ، اطلب من الآخرين توضيح توقعاتهم. اسأل حتى أنت متأكد من أنك تفهم. ستندهش من الطريقة التي يبسط بها كل شيء.
2. عندما تكون في اجتماع
هل سبق لك أن كنت في اجتماع أعطى الاجتماعات سمعة سيئة؟ لقد رأيت المديرين الذين يتجولون على ما يبدو دون هدف واضح أو النتيجة المرجوة. علاوة على ذلك ، يبدو الزعيم وكأنه يعالج أفكاره بصوت عالٍ ، أكثر مما يسهل محادثة جماعية. لا أحد متأكد مما يجب أن يأخذه على محمل الجد كفكرة ، وما يجب تجاهله. والجميع يفكرون في كومة العمل على مكاتبهم. بعد فترة من الوقت ، ينسى الفريق الهدف من الحديث وحتى يتم إخلاء أماكن العمل عقلياً ، واستقال للتحقق من البريد الإلكتروني على هواتفهم.
يمكن أن يكون التواجد في خضم الاجتماع مكانًا صعبًا لطلب رئيسه أو زميله أن يكون أكثر فاعلية في خطابه. لكن يمكنك ذلك ، وليس عليك أن تكون معنيًا بذلك. ببساطة المقاطعة عندما يكون هناك توقف واطلب التوضيح.
"بوب ، لقد لاحظت بعض الحواجب الممزقة في الغرفة. يبدو أن البعض منا لا يتابعك في هذا الموضوع. هل يمكنك الرجوع إلينا بضع خطوات ومراجعة النقاط الرئيسية على مستوى عالٍ؟ أريد أن أتأكد من أننا نعرف ما تحتاجه منا. "
من المحتمل أن تحصل على موافقة من الاتفاقات وغيرها من القفزات للتعبير عن الارتباك. ستحصل على المعلومات التي تحتاجها ، وكذلك زملائك الذين سيشكرونك لاحقًا على التحدث.
3. عندما كنت تعمل على البريد الإلكتروني
معظم الاتصالات في مكان العمل ، وليس من المستغرب ، يحدث عبر البريد الإلكتروني. لذلك عندما تحصل على تومي طويل ، غير متجانس ، من أنجيلا ، صديقك في المشروع ، فأنت تريد أن تبكي.
سوف يستغرق الأمر 30 دقيقة فقط للتجول في الفقرات ، ومعرفة ما تقوله ، وتحديد ما إذا كنت بحاجة إلى القيام بشيء ما ، ثم معرفة كيفية الرد. نظرة واحدة وأنت تتذكر لماذا تكره فتح البريد الإلكتروني لهذه المرأة. هل يمكن أن تضرب رأسك بالحائط بإحباط.
بدلاً من ذلك ، تدرب على السؤال عما تحتاجه ، بطريقة لطيفة وغير مجابهة. اسأل أنجيلا عما إذا كانت ستكون مفتوحة لإعادة صياغة رسائل البريد الإلكتروني حتى تتمكن من الرد بسرعة أكبر. وتذكر ، إذا كنت ستطلب من شخص ما أن يفعل شيئًا مختلفًا ، فأخبرها عن سبب كونه جيدًا لها أيضًا.
"مهلا أنجيلا ، ألاحظ أنه في كثير من الأحيان تكون رسائل البريد الإلكتروني طويلة ومفصلة. من الرائع أن تقدم الكثير من المعلومات ، لكن عندما أبحث بسرعة ، لا يمكنني دائمًا فك شفرة ما تحتاجه بالضبط مني ومتى - وأكره عدم الالتزام بالمواعيد النهائية أو سوء تفسير التعليمات. هل ستكون قادرًا على وضع النقطة الرئيسية في الأعلى حتى أتمكن من الرد عليك بسرعة أكبر ، أو حتى جعل الموضوع أكثر تفصيلاً؟ على سبيل المثال ، "الإجراء مطلوب بحلول الساعة 9 صباحًا | سيذكرني مشروع ACME بوضعه في جدول أعمالي على الفور. "
من المحتمل أن تبدأ في تلقي رسالة بريد إلكتروني عالية الجودة من أنجيلا على الفور ، وستكون قد فعلت لصالح زميلك من خلال مساعدتها على التواصل بشكل أكثر احترافًا. بات نفسك على ظهره لهذا واحد.
سيكون من الرائع أن يتواصل الجميع بطريقة لا تترك شيئًا للخيال. الحقيقة هي أننا نتواصل في أماكن العمل المعقدة والصاخبة والمليئة بالإلهاء والتوتر. عندما تحدث محادثات مهمة ، من الممارسات الجيدة مساعدة من حولك على التواصل بإيجاز حتى يتسنى لك استخراج المعلومات التي تحتاجها منهم. قد تشعر بعدم الارتياح إلى حد ما عند المحاولة الأولى ، ولكن على المدى الطويل ، ستصبح أفضل وأكثر راحة عند القيام بذلك. المكافأة ، سيوفر لك ساعات من التوتر والطاقة المضللة في هذه العملية.
