من المحتمل أن يكون لديك إحساس واضح من الأسابيع القليلة الأولى في وظيفة جديدة بالمهام والواجبات المعينة. أنت تعرف ما هي الأولوية القصوى وكيف يتم التعامل مع المواعيد النهائية. ربما لديك مشاريع طويلة الأجل تناقشها أنت ومديرك أسبوعيًا.
أنت محترف في إدارة قائمة مهامك ، وتعرف ما يمكنك تركه لليوم أو الأسبوع أو الربع التالي وما يجب إكماله تمامًا قبل أن تغادر المكتب. أنت تعرف أيضًا بروتوكول البريد الإلكتروني: لست بحاجة إلى التحقق من البريد الوارد خلال عطلة نهاية الأسبوع. ولكن يتعين عليك الرد على العملاء خلال ساعات العمل.
الشيء الوحيد الذي لم تكن متأكدًا منه هو ما يحدث إذا كانت هناك حالة طوارئ في العمل خلال عطلة نهاية الأسبوع؟
آه ، ط العمل الجيد رأ. ماذا يعني ذلك حتى؟ وماذا تفعل حيال ذلك إذا حدث خارج ساعات العمل المعلنة؟ هل البريد الإلكتروني زميل؟ مديرك؟ نسخة إلى شخص في قسم آخر تعتقد أنه يمكن أن يساعد أو من يجب أن يكون على الأقل في المعرفة؟
كل ما سبق ، بالطبع ، يعتمد على طبيعة حالة الطوارئ ومكان عملك الخاص. تمامًا كما تعرف قائمة مهامك في الأمام والخلف ، يجب أن يكون لديك أيضًا إحساس بما يمكن أن ينتظره حتى الصباح - أو الاثنين - وما لا يمكن.
في وظيفة سابقة ، بقدر ما كرهت الاستيقاظ صباح يوم السبت والتحقق من البريد الإلكتروني الخاص بالعمل ، كنت أعلم أنه لا توجد طريقة للتغلب عليه. عمل فريقنا المنسوخ حتى وقت متأخر من مساء يوم الجمعة ، وكنت أعرف ما إذا كانت هناك أي أسئلة حول أيٍّ من مقالاتي ، وكان الرد عليها أولاً وقبل كل شيء يوم السبت أفضل بكثير من التعامل مع الحرائق يوم الأحد. كان التوقع في تلك المؤسسة أننا كنا جميعًا على رأس البريد الإلكتروني ، بغض النظر عن الساعة أو اليوم.
إذا لم يكن الأمر واضحًا لك تمامًا كيف تتوقع شركتك حل المشكلات ، فاستخدم حكمك الأفضل - فهل هذه مسألة تثير اهتمامك؟ هل اكتشفت خطأ فادحًا في التقرير الذي أرسلته إلى العملاء وستقوم بتصحيحه قبل نهاية الأسبوع في مصلحة الجميع؟
القاعدة الجيدة هي أن تسأل نفسك ما يلي:
- هل هناك عائدات على المحك؟
- هل هذا يجعل الشركة تبدو سيئة من الخارج؟
- هل ستزداد هذه المشكلة سوءًا كلما انتظرت؟
إذا كنت قد أجبت بنعم على أي من هؤلاء ، فقم بالتواصل مع زميلك أو رئيسك أو أي شخص يجب أن يحلق.
أفضل وسيلة؟
بالنسبة لمعظمنا ، سيكون ذلك بريدًا إلكترونيًا. (ما لم يكن لديك سبب قوي للاعتقاد بأن مؤسستك تتكون من أشخاص لا يلقون نظرة على بريدهم الوارد مرة أخرى على الأقل حتى يوم الاثنين في الساعة 9 صباحًا.)
إذا كان الأمر يهمك بشكل خاص ، ففكر في سطر موضوع يتضمن كلمة "في الوقت المناسب" أو "عاجل" أو "مهم" أو "الرجاء الرد". إذا كنت إيجابيًا بنسبة 100٪ فأنت بحاجة إلى إدخال أو تعليمات من شخص ما قبل أن تتمكن من متابعة استكشاف الأخطاء وإصلاحها ، فإن هذا الأخير مفيد بشكل خاص. إنه يشير إلى المتلقي أنه لا يستطيع الانتظار.
البريد الإلكتروني ليس هو السبيل الوحيد للذهاب. بناءً على علاقتك بالأطراف التي تحتاج إلى إشراكها للتعامل مع الموقف ، يمكنك اختيار الرسائل النصية أو الدردشة على تطبيق مجموعة.
مرة أخرى ، هناك الكثير مما يمكن قوله بخصوص معرفة الوسيلة التي تفضلها الحفلة - وهذا صحيح سواء كنت في المكتب صباح يوم الثلاثاء أو تتنزه مع العائلة بعد ظهر يوم الأحد.
إذا كنت حاليًا في منتصف حالة الطوارئ وتقرأ مثل هذا ، "كيف يمكنني معرفة ذلك؟" - حل مشكلتك أولاً. ثم ابحث عن الوقت خلال الأيام القليلة القادمة لطرح رئيسك على بعض الأسئلة الأساسية:
- كيف تحدد حالة الطوارئ؟
- كيف تفضل الاتصال بك؟
- هل هناك شخص آخر يجب علي الاتصال به؟
إن معرفة إجابة هذه الأسئلة تساعدك على تجنب الخروج في آخر لحظة من "ماذا أفعل؟ من يمكنني الاتصال / البريد الإلكتروني / النص / الدردشة؟ "وبدلاً من ذلك ، تسبق اللعبة.
ونعم ، الكثير من هذا هو الفطرة السليمة ، والتي في كارثة العمل الحقيقية ، يمكن أن يكون من الصعب التكثيف. وبالتالي ، فإن أهمية معرفة الخطة مقدما واللعب حسب الهيكل الذي أنشأه فريقك. إذا قمت بذلك ، فمن غير المرجح أن تصطدم بأي شيء يتركك مرتبكًا أو مفزعًا.
