الكثير من العملاء يأتون إلي في مرحلة "لا يمكنني تحمل ذلك" في حياتهم المهنية.
لنأخذ تريشيا ، على سبيل المثال ، الذي أتى لي محبطًا من وظيفتها وعجزها عن إدارتها. كانت تعمل لساعات طويلة - قضى معظمها جالسًا في الاجتماعات والتعامل مع مئات من رسائل البريد الإلكتروني - ثم هرعت في اللحظة الأخيرة لإنهاء حملات التسويق ، والتي بدت دائمًا تتحول إلى تدريبات على إطلاق النار.
"دائما على" عقلية كان الوصول إليها. وكانت مستعدة للانسحاب.
لقد رأيت على الفور أن Tricia كان يفتقد مهارة العمل الأكثر أهمية وأعتقد أنه يجب أن يكون لدى كل موظف: تحديد الأولويات والإدارة. أي القدرة على تحديد أهم الأولويات بوضوح وعلى تركيز الغالبية العظمى من طاقتك ووقتك على هذه الأشياء.
لسوء الحظ ، على الرغم من أننا نتحدث غالبًا عن إدارة الوقت والإنتاجية في المكتب ، غالبًا ما يتم فقد فن تحديد الأولويات. نتيجة لذلك ، انتهى المطاف بالعديد من الناس مثل تريشيا: مرهقين ومحبطين ومحرومين.
إذا كنت تشعر بالإرهاق بسبب الساعات المفرطة والانتقال المستمر إلى الدوس ، فهناك بعض الدلائل التي تشير إلى أنك قد تحتاج إلى إدارة أولوياتك بشكل أفضل - وبعض الطرق السهلة للعودة إلى المسار الصحيح.
تسجيل # 1: تعتقد أن كل شيء مهم
إذا نظرت إلى قائمة مهامك ورأت أن كل شيء له نفس القدر من الأهمية ، فمن السهل أن تغمرك حجم المهام ، بدلاً من الجودة من عملك. لكن ضع في اعتبارك: يقترح مبدأ Pareto أن 20٪ من مهامك تنتج 80٪ من نتائجك - وهذا يعني أن جزءًا صغيرًا من عملك اليومي يستحق غالبية انتباهك.
في حالة تريشيا ، كانت تقبل كل دعوة اجتماع تلقتها. لكن هذا لا يعني أن الاجتماعات كانت تستحق وقتها أو ساعدتها على تحقيق أي من أهدافها الأساسية.
الحل: احصل على أهدافك وغاياتك
اعمل مع مديرك للحصول على فكرة واضحة تمامًا عن كيفية تقييم أدائك (على سبيل المثال ، هل ستتم مراجعتك استنادًا إلى المبلغ بالدولار الذي أحضرته أو مستوى رضا عملائك؟). بمجرد أن يكون لديك مقبض أفضل للنواتج الخاصة بك ، يمكنك تقسيمها إلى أهداف أسبوعية.
على سبيل المثال ، إذا كان هدفك النهائي هو تحقيق إيرادات جديدة ، فيجب أن يكون تركيزك الأساسي على المتابعة باستخدام العملاء المتوقعين في معرض تجاري وبناء علاقات مع العملاء المحتملين - وليس قضاء ساعات كل أسبوع للمساعدة في تخطيط المعرض التجاري التالي.
عندما تتخذ قرارات بشأن العمل طوال كل يوم ، اسأل نفسك ، "كيف سيقربني ذلك من أهدافي؟" إذا لم يحدث ذلك ، فضعه في المقدمة.
علامة # 2: أنت تستهلك من قبل النشاط بدلا من الإنجازات
هل بدأت يومًا بقائمة في بداية اليوم ، وشعرت بالقلق طوال اليوم ، لكنك تركت تشعر وكأنك لم تفعل شيئًا؟ محبط ، أليس كذلك؟ كانت تريشيا مشغولة بالتأكيد ، لكنها لم تكن تنجز الكثير.
في الواقع ، ربما تكون قد أنجزت العديد من الأشياء ذات الأولوية المنخفضة - مثل النقر فوق رسائل البريد الإلكتروني غير المهمة ، أو الجلوس في اجتماعات غير فعالة ، أو القيام بمهام صغيرة لا تدفع عملك المهم إلى الأمام. ربما أمضيت يومًا في مشاريع تساعد رئيسك في العمل أو زملائك في العمل ، لكنك لم تنجز عملك.
الحل: اصنع خطة يومية وتمسك بها
قم بإنشاء خطة يومية تبدأ بجدولة أهم أعمالك. تحصل هذه الأنشطة ذات الأولوية أولاً على التقويم الخاص بك ، حتى قبل التفكير في القيام بأي شيء آخر.
من المرجح أن تكمل بعض المهام عندما تقوم بالتزامها بالتاريخ والوقت المحدد لها. إذا كان البريد الإلكتروني عبارة عن إلهاء دائم ، فقم بإيقاف تشغيله وفحصه فقط مرتين أو ثلاث مرات كل يوم. (عندما تكون راسخًا في عملك وتشتت انتباهك من خلال قراءة رسالة بريد إلكتروني ، يستغرق الأمر 64 ثانية كاملة لاستعادة تركيزك. فكر في ذلك: إنك تضيع أكثر من دقيقة من الوقت الثمين لكل رسالة بريد إلكتروني تقرأها أثناء وجودك في في خضم العمل المهم!)
علامة # 3: عندما تصل إلى العمل المهم ، فإنك تتشتت
تسمع "قرع" المستمر من رسائل البريد الإلكتروني والنصوص والرسائل الفورية وتشعر بأنك مضطر إلى إلقاء نظرة خاطفة. تتشتت انتباهك باستمرار من خلال صفارات الإنذار التي تطلقها وسائل التواصل الاجتماعي. التسويف يمنعك من البدء والكمال يمنعك من الانتهاء. وتعتقد عن طريق الخطأ أنه من خلال تعدد المهام ، فإنك تقوم بإنجاز المزيد في نفس الوقت. تبدو مألوفة؟
تعد تعدد المهام أمرًا لا مفر منه ، لكن تذكر: حتى لو كنت قادرًا على تضييق نطاق عملك وفقًا لأهم المهام ، فلن تتمكن من إحراز أي تقدم إذا لم تتمكن من التركيز لفترة كافية لإنهائها.
الحل: تطوير قدرتك على التركيز
بمجرد أن تكون واضحًا بشأن العمل ذي الأولوية الذي يجب القيام به ، تعرف على كيفية التركيز على هذه المهام والبقاء عليها. جرب هذه الاستراتيجيات الذهاب:
1. قم بقطع عملك: استخدم تقنية Pomodoro لجدولة فترات زمنية مدتها 25 دقيقة للعمل على المهام ذات الأولوية. لا تنظر لأعلى حتى ينتهي الوقت ، ثم خذ استراحة قصيرة. كرر ذلك أربع مرات ، ثم خذ استراحة أطول.
2. قم بتجميع عملك: قم بتجميع المهام المتشابهة معًا في مجموعات من الوقت في التقويم الخاص بك ، بحيث يمكنك التركيز على شيء واحد وإنجازه. يمكن تجميع أنشطة مثل معالجة البريد الإلكتروني أو إعادة المكالمات الهاتفية أو مراجعة المستندات معًا على مجموعات.
3. توقف عن تعدد المهام: في النهاية ، ستستغرق كل مهمة وقتًا أطول ، وستضعف جودة عملك في التمهيد.
مع مرور اليوم ، قم بفحص متكرر للواقع: توقف كل ساعة واسأل نفسك بسرعة: هل ساهمت الساعة الأخيرة في أهم أهدافي؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، تعهد بتحسين الـ 60 دقيقة التالية والبدء من جديد. إذا قمت بفحص واقعي كل ساعة ، فلن تدع يومًا كاملًا يفلت منك.
وأخيرا ، تتبع نجاحك. قم بإنهاء كل يوم بمراجعة ما أنجزته وكيف دفعك نحو أهم ما يمكن إنجازه. هذا يجعل من السهل ترك الأشياء الأخرى - غير الأساسية - تسير.
عندما تكون مستعدًا لاستعادة السيطرة على حياة عملك ، تذكر أن الأمر لا يتعلق بإدارة الوقت أو الإنتاجية. ليس الهدف هو إنجاز كل شيء - إنه إنجاز العمل الأكثر أهمية . أود أن أضع نصيحة برايان تريسي في الاعتبار: "ليس هذا هو الوقت الذي تقضيه في العمل بشكل عام ، ولكن مقدار الوقت الذي تقضيه في العمل في مهام ذات أولوية قصوى".
