يحظى المتطوعون بالكثير من الاهتمام لعملهم الجيد في جميع أنحاء العالم ، ولكن من أجل خلق تلك التجربة التطوعية المثلى ، يستمر الكثير وراء الكواليس. سواء كنت موظفا مدفوع الأجر مكلف بإدارة المتطوعين أو مدير مشروع لمؤسسة في هذا المجال ، يجب عليك التنقل بين شخصيات ومهارات وتوقعات مختلفة لإنجاز العمل.
إدارة المتطوعين لا تختلف كثيرا عن إدارة الموظفين في المكتب ، باستثناء فرق كبير واحد - المتطوعون غير مدفوع الأجر بشكل عام ، وأحيانا يدفعون مقابل هذه التجربة. وفي كثير من الحالات ، تكون التوقعات عالية ولا توجد دائمًا نتائج واضحة. لذا ، كيف تضمن حصول المتطوعين على أقصى استفادة من خبرتهم وإنجاز المهمة؟ إليك بعض الاستراتيجيات التي استخدمتها للتأكد من أن المديرين والمتطوعين يتمتعون بتجربة رائعة.
كن واقعيا حول التوقيت
لا يزال النقاش يدور حول مقدار الوقت الأكثر فاعلية وتأثيراً للمتطوعين للالتزام بالمشروع. يقول البعض إن 3-6 أسابيع كافية ، والبعض الآخر يجادل بأن 6 أشهر إلى سنة هي أفضل وقت لضمان نمو المتطوعين وتأثيره على الأرض. لذا ، ضع في اعتبارك ما هو الأفضل لمؤسستك ، وقم بتوصيل مقدار الوقت الواقعي لمنظمتك قبل ضم المتطوعين إليك.
قم بجدية بتقييم تكاليف وفوائد متطوعي "الباب الدوار" الموجودين لمدة يوم أو يومين فقط. ما لم تكن بحاجة فعليًا إلى العمل أو التمويل ، أو يمكنهم حقًا جلب موارد إلى مؤسستك ، فإن أسلوب "التشغيل السريع" للتطوع يعني أن منظمتك غالبًا ما ينتهي الأمر بتقديم أكثر مما ينبغي لاستيعاب المتطوعين. لا يعد هذا دائمًا أمرًا جيدًا لتحقيق الأهداف طويلة الأجل للمنظمة ، وهو بالتأكيد يعزز الشكوك في المجتمعات المحلية.
المشرق إلى بيئة جديدة
عندما يصل المتطوعون ، فإن أول ما يجب عليك فعله هو استضافة التوجه ، سواء في مؤسستك أو في الثقافة التي ستعمل بها. (ستندهش من عدد الأشخاص الذين يصلون دون معرفة أساسية داخل البلد). تتخطى العديد من المنظمات هذه الخطوة ، ولكن التوجهات مهمة - فهي بمثابة أساس للمتطوعين ومساعدتهم على فهم العمليات اليومية وأهداف الفريق وما هو المتوقع منهم.
كجزء من هذه العملية ، قد يكون من الجيد إجراء مقابلة دخول مع كل متطوع ، وتقييم مستويات مهاراتهم وكيف يمكن أن يكونوا أكثر فاعلية. هذا هو الوقت المناسب لتوضيح سياساتك كمؤسسة وتفاصيل رئيسية ، مثل سياستك المتعلقة بالسرية والاستخدام المسؤول لوسائل التواصل الاجتماعي. (من الرائع أن يستخدم المتطوعون وسائل التواصل الاجتماعي لرفع مستوى الوعي ، ولكن من المهم التأكد من أن المعلومات التي يكشف عنها المتطوعون عبر الإنترنت لا تعرض مؤسستك أو مجتمعاتك المحلية للخطر).
يساعدك التوجيه الشامل أيضًا على إنشاء ثقافة اتصال مفتوح من لحظة الوصول ، لإعلام المتطوعين أنك هناك للاستماع إذا كانت لديهم مشكلة أو إذا كانوا بحاجة إلى توضيح. للحفاظ على هذه الثقافة ، حاول إعداد اجتماعات أسبوعية للمتطوعين للتحدث من خلال التوقعات والقضايا ، أو استخدام الوقت على الوجبات لإجراء فحص حول درجة حرارة المكان الذي يوجد فيه الجميع.
إدارة توقعاتهم
أثناء العمل في كمبوديا ، تمكنت من إدارة مجموعة من المتطوعين الذين أخبروني في منتصف رحلتنا البحثية ، "نريد بناء مكتبة". كان هذا طلبًا غريبًا ، حيث طلبت القرية أدوات الزراعة ، وليس مواد القراءة. لقد كان اقتراحًا حسن النية ، لكن من كان سيتولى هذه المكتبة فعليًا عندما غادرنا - وبمعدل منخفض لمحو الأمية ، من الذي قرأ الكتب بالفعل؟ ناهيك عن أن هذا لم يكن هدفنا على أرض الواقع ، ولم يرغب المجتمع في إنشاء مكتبة.
يمكن أن يأتي المتطوعون بالكثير من التوقعات: أن تعمل مؤسستك بسلاسة ، أو أن تعمل مثل منظمة غربية ، أو أن تفعل شيئًا أكثر أو مختلفًا. لمنع التعارضات التي يمكن أن تنشأ عن هذه التوقعات ، يجب أن تكون واضحًا جدًا بشأن ما تستطيع وما لا تستطيع تقديمه ، وما هي أهدافك وما لا تستطيع ، وما هي الموارد التي ستحصل عليها ولن تحصل عليها. كلما زاد فهم المتطوعين لمؤسستك ، زاد اهتمامهم بمشاريعك وأهدافك.
على نفس المنوال ، من الضروري إدارة توقعات المتطوعين حول نتائج رحلتهم: إنهم يقومون بعمل رائع ، لكنهم لن يغيروا العالم بين عشية وضحاها. في بعض الأحيان ، يصاب بالإحباط المتطوعون الجدد والإحباط عندما لا يرون تغييراً فوريًا ، ويمكنهم أن يلوموا المنظمة المضيفة أو مدير المتطوعين بسرعة. من خلال وضع التوقعات في خط الهجوم ، يمكنك مساعدتهم على فهم أن هذا العمل يستغرق وقتًا ، وأنهم جزء من هدف أو حركة أكبر بكثير من خلال المساهمة بوقتهم.
إنشاء نظام للتقييم والمساءلة
على الرغم من أن الوظائف التطوعية غير مدفوعة الأجر ، فإنها غالبًا ما تكون خطوة إلى العمل غير الربحي ، لذلك من المهم التأكد من أن المتطوعين يتعلمون وينموون خلال العملية. وبالمثل ، على الرغم من أنك لا تدير موظفين بأجر ، فإن لديك وظيفة يجب القيام بها ، لذلك تحتاج إلى إنشاء نظام لضمان قيام المتطوعين بإنهاء المشروع الذي وضعوه للقيام به.
تمامًا كما تفعل في أحد المكاتب ، يجب عليك إعداد الأهداف والمواعيد النهائية المستهدفة ، واجتماعات المتابعة ، والتحقق من منتصف المدة. قد ترغب أيضًا في التفكير في جعل المتطوعين يوقعون مدونة قواعد سلوك أو وثيقة تبرز التزامهم (أكثر رمزية من القانونية) ، بحيث يمكنك تذكيرهم بما يتوجب عليهم فعله عند وصولهم.
إذا كنت تواجه مشكلة مع المتطوعين ، فتحدث معهم مباشرةً كما تفعل مع الموظف ، وإذا لم يكن هناك تغيير ، فتحدث إلى المنظمة التي ترعاها (عادة ما تكون مدرسة أو شركة توظيف). إذا لم ينجح ذلك ، وهم يهدرون وقتك ومواردك ، أو يخرقون السياسة ، أو ببساطة لا يثقلون ثقلهم ، إذن ، نعم ، يمكنك طردهم. هذا أمر صعب بالنسبة لكثير من المديرين (لأن فكرة التطوع بأكملها تدور حول أن تكون نكران الذات) ، ولكن هناك أوقات يكون فيها المتطوع ضررًا أكثر من نفعه ، ولا فائدة لأحد.
كن صادقا حول المتابعة
من بين الدموع والعناق ، يقول المتطوعون في كثير من الأحيان "أعدك بالعودة ، لن أنساك أبدًا" ، على المجتمع المحلي والموظفين. ولكن على الرغم من تأثرهم بالتجربة ، فقد لا تتوفر لديهم الموارد أو الوقت اللازم للعودة عندما يعودون إلى منازلهم. كل شيء على مايرام ، لكن شجعهم على أن يكونوا واقعيين فيما يتعلق بما يمكنهم القيام به بمجرد عودتهم إلى المنزل - سواء كان ذلك من خلال تنظيم حملة صغيرة لجمع التبرعات ، أو إعطاء بعض المحادثات لتشجيع المتطوعين الآخرين ، أو لا شيء على الإطلاق. قد يكون من الجيد وضع خطة عمل بجدول زمني قبل مغادرتهما ، بحيث يعرف كل منهما ما يمكن توقعه ويمكنه متابعته. ومع ذلك ، يمكنك تشجيع المتطوعين على البقاء متواصلين ومتواصلين من خلال الحفاظ على قائمة أو مجموعة فيسبوك أو موجز Twitter.
وكملاحظة جانبية ، تأكد من أنك صادق في المتابعة التي يمكنك القيام بها نيابة عن المتطوعين. من الرائع أن تكون مرجعًا أو اكتب خطابات توصية للمتطوعين إذا استطعت ذلك ، ولكن إذا كان وقتك لا يسمح بالتوصية للجميع (أو إذا لم تكن راضيًا عن ذلك) ، فكن صريحًا وأعلمهم بذلك.
يتطلب منح المتطوعين تجربة رائعة الكثير من التخطيط والمتابعة والتواصل. كن عمليًا ومستعدًا وصادقًا ، ويمكن لكل من قاعدة المتطوعين والمؤسسة الاستفادة من العمل الجيد.
