كم مرة أخبرتك شخص ما بالتخطيط قبل اتخاذ أي إجراء؟
في المدرسة ، يُطلب منا التخطيط للمستقبل عند كتابة أوراق الفصل الدراسي والدراسة للامتحانات. في العمل ، نحن مدربون على وضع خطة قبل أن نبحث عن هذا العميل الجديد أو نبدأ هذا المشروع الجديد. بشكل عام ، يُطلب منا دائمًا أن ننظر قبل أن نقفز ، نخطط قبل أن نتصرف.
على الجانب الآخر ، نحن مشروطون لتجنب المماطلة ، لأنه لا يؤدي إلى اتخاذ أي إجراء. لكن هل تعلم أن الإفراط في التخطيط قد يكون بنفس السوء؟
فكر في الأمر بهذه الطريقة: عندما تقوم بالمماطلة في العمل في مشروع ، فأنت لا تفعل أي شيء لتعزيز هذا المشروع. بمعنى آخر ، مقدار الوقت الذي تقضيه في مهمتك الفعلية هو صفر. وبالمثل ، عندما تكون لديك خطة زائدة ، فإن مقدار الوقت الذي تقضيه في العمل في هذا المشروع يكون أيضًا صفرًا.
كما يوضح مقال حديث عن Lifehacker ، "البحث عن خياراتك ، والتحدث عن الأفكار مع شركائك ، وكتابة الأشياء كلها طرق رائعة للمضي قدمًا. لكن "المضي قدمًا" في مشروع لا يذهب إلى أي مكان ليس أكثر إنتاجية من مشاهدة Netflix ".
خلاصة القول: خططك لا تعني الكثير إذا كانت تعطل تقدمك ولا تحركك نحو أي إجراء فعلي.
تبدو مألوفة؟ إذا كان الأمر كذلك ، فإليك بعض الخطوات السهلة التي يمكنك اتخاذها لمنع الإفراط في التخطيط والبدء في العمل في أقرب وقت ممكن.
1. حدد هدفًا كم من الوقت ستقضي فيه التخطيط
تأكد من أن هذا الهدف يمنحك فترة زمنية محددة للتحضير وتخصيص المزيد من الوقت للعمل الفعلي. على سبيل المثال ، إذا كنت مضطرًا إلى كتابة تقرير معقد ، فاستغرق قضاء 10 دقائق في تحديده و 20 إلى 30 دقيقة على الأقل في الوقت الفعلي لكتابته. بهذه الطريقة ، كانت خطتك مفيدة ، لكنها لم تأكل وقت كتابتك الثمين.
2. شجع الآخرين على فعل الشيء نفسه
إذا كنت في مكتب يمضي وقتًا طويلاً في عقد الاجتماعات والتحدث عن جهود التخطيط ، فحاول إشراك فريقك في بذل جهود مقصودة لقضاء وقت أقل في التفكير ومزيد من الوقت في القيام به.
إنها عملية بسيطة: شخص واحد لا يحاول إضاعة الوقت ليس بنفس فعالية 10 أشخاص يحاولون عدم إضاعة الوقت.
3. خطة يومك في ضربة واحدة
إذا كنت تحتاج حقًا إلى وقت خطير للتخطيط ، فاخذ ساعة من بداية يومك للتخطيط لكيفية عمل كل شيء بدلاً من التخطيط لمهمة ، واستكمالها ، ثم بدء جهود التخطيط للمهمة التالية.
فكر في الأمر بالطريقة التي يعمل بها الطهاة: عادةً ما يقومون بإخراج جميع مكوناتهم مسبقًا وإعدادهم قبل البدء في الطهي حتى لا يضطروا إلى الجري حول المطبخ في وقت لاحق. إذا كان يتعين عليهم التوقف مؤقتًا للتخطيط ، فعادة ما ينتهي بهم الأمر بالدجاج المحترق أو المعكرونة المفرطة الطهي (وهي ليست لذيذة جدًا).
بشكل عام ، تتمثل الخطوة الأولى للتأكد من أنك هادف في أن تكون مدركًا للوقت الفعلي الذي تقضيه في المهمة. في المرة الثانية التي تقضي فيها مزيدًا من الوقت في العمل بدلاً من التفكير في القيام به ، كلما زاد تأثيرك.
إضافة أخرى: سيكون لديك أيضًا دجاجة محروقة أقل استعارة.
