إذا كنت في القوة العاملة لأي مدة زمنية ، فربما تكون في الطرف المتلقي لتجربة ردود الفعل الكارثية.
بالنسبة لي ، كانت جالسة في مطار شيكاغو ، في منتصف الليل في رحلة ليلية إلى أوروبا. تلقيت بريدًا إلكترونيًا ملتهبًا من مديري عن اجتماع في وقت سابق من ذلك اليوم ، والذي يختلف فيه مع استراتيجيتي. لقد كانت إحدى لحظات "أحتاج إلى إيجاد وظيفة أخرى". وكان درسًا جيدًا في أهمية تقديم تعليقات ذات مغزى للمستقبل والتي تحقق هدفك في تقديمها. (كان له لا.)
لذلك عندما يحين دورك لإبداء الرأي ، لا تكون ذلك الشخص. بدلاً من ذلك ، ضع هذه النصائح في الاعتبار.
الحصول على واضحة على الغرض من ردود الفعل
في كتابهم ، شكراً للتعليقات : علم وفن تلقي التعليقات جيدًا ، يفترض الباحثون ستون وهين أن التعليقات عادة ما تدخل حيز التنفيذ عندما تريد القيام بأحد الأشياء الثلاثة: نقدر العمل الذي قام به شخص واعترف به ؛ تدريب شخص ما على تحسين الأداء في مجال معين ؛ أو ، قم بتقييم شخص ما ، أو قيمه بدرجة منفصلة أو مقارنة أدائه بالآخرين.
عندما تقدم تعليقات ، كن واضحًا بشأن نيتك. هل تحاول الاعتراف بعمل شخص جيد؟ تحديد السلوكيات التي ترغب في تغيير الشخص؟ أو شارك كيف يصنف هو أو هي بالمقارنة مع باقي أعضاء الفريق؟ عندما تعرف "السبب" وراء تعليقاتك ، ستتمكن من تنظيم أفكارك ورسالتك والمحادثة بشكل أفضل.
اسأل كيف يود الشخص تلقي الملاحظات
يقول ستون وهين أيضًا إنه لكي تكون التعليقات فعالة ، يجب تسليمها بطريقة تتيح للمستلم سماعها. كيف يمكنك معرفة ذلك؟ لماذا ، تسأل الشخص ، بالطبع!
على وجه التحديد ، يمكنك أن تسأل أعضاء الفريق أو الزملاء ، "عندما يكون لدي ردود فعل من أجلك ، ما هي أفضل طريقة لمشاركتها؟" بالنسبة لبعض الأشخاص ، قد تكون محادثة مباشرة وجهاً لوجه عندما تحدث الأشياء. قد يفضل البعض الآخر التفكير في موقف ما قبل الجلوس للحديث عنه. لا يزال البعض الآخر قد يعجبهم شيء مكتوب يمكنهم قراءته.
من خلال السؤال عن الطريقة التي يحب بها شخص ما تلقي الملاحظات ، فإنك تقر بأن علاقته معك مهمة وأنك تهتم بتقديم التعليقات باحترام.
حدد الإجراء المحدد الذي تعرفه
التعليقات الغامضة ليست مفيدة ، حتى لو كانت جيدة. على سبيل المثال ، عندما يخبرني العملاء أن رئيسهم قال إنهم قاموا "بعمل رائع" ، فإنني أسأل ، "ما هو الجزء من الوظيفة الذي اعتقدوا أنه رائع؟" على الرغم من أنه من الجيد أن تعتقد أنك تقوم بعمل رائع ، إلا أنه جزء غامض من الملاحظات. كيف يمكنك أن تعرف ما الذي قمت به بشكل صحيح؟ إذا كنت لا تعرف ذلك ، فلن تتمكن من الاستمرار في القيام بذلك ، لكسب تلك النجوم الذهبية.
تخيل مدى فظاعة ، إذن ، لتلقي ردود فعل سلبية غامضة! "جيليان ، لم يكن هذا اجتماعًا رائعًا". هذا التعليق لا يعطي المتلقي شيئًا ليعمل عليه. بدلاً من ذلك ، اختبر تعليقاتك بسؤال نفسك ، "هل يعرف الشخص بالضبط ما هو السلوك الذي أتحدث عنه؟" هل كان جيليان غير مستعد للاجتماع؟ هل لم تتمكن من إدارة الجدول الزمني بشكل جيد؟ ألم تسهل المحادثة بشكل مناسب؟
إذا كانت ملاحظاتك غير واضحة بما يكفي لك ، فلن تكون بالتأكيد للمستلم.
وضح تأثير ذلك الإجراء المحدد على الشخص أو المجموعة أو المنظمة
بالإضافة إلى المثيل المحدد الذي تقدم تعليقاتك عليه ، ستحتاج إلى مساعدة المتلقي على فهم سبب إعطائه. ما هو تأثير السلوك؟ ما هو التأثير في المستقبل إذا استمر؟ حسنًا ، هذا ليس مخيفًا أو قاسيًا ، ولكنه بدلاً من ذلك يوفر سياقًا مهمًا يمكن أن يلهم المستقبل لإجراء تغيير.
على سبيل المثال ، قد لا تعتقد جيليان أنه من الأهمية بمكان السماح بعقد اجتماع خلال الوقت المخصص. ولكن في الواقع ، تم اعتبارها ميسرة فقيرة من قبل أولئك الموجودين في الغرفة ، وقد يؤثر ذلك على فرصها في المستقبل.
قد يبدو بيان التأثير كالتالي: "جيليان ، في عرضك التقديمي اليوم ، لاحظت أنك دهست وقتك المخصص. على الرغم من أن 10 دقائق قد لا تبدو كثيرة ، فقد كان لدينا مدراء تنفيذيون في الغرفة لا يمكن تأخيرهم للاجتماعات. إن عدم الاهتمام بأشياء مثل هذه قد يؤثر على ما إذا كنت مدعوًا لتقديمه إلى الفريق التنفيذي مرة أخرى. "
توفير خطوات محددة لتحسين العمل في المستقبل
الآن وقد أصبحت واضحًا بشأن الإجراء المحدد والتأثير ، قم بإعطاء خطوات ملموسة بشأن ما يمكن للشخص القيام به في المرة القادمة لتحسين الأداء. في حالة جيليان: "في المرة القادمة ، دعنا ننفذ بضع دورات جافة لذلك نحن على يقين من أن لديك المحتوى الصحيح الذي يناسب الجدول الزمني ، وسأدربك على تقنيات محددة لإدارة المحادثة حتى نتمكن من تنفيذ المدراء التنفيذيين زمن."
الآن لدى جهاز الاستقبال الخاص بك إجراء محدد ، وتأثير ذلك الإجراء ، والخطوات الملموسة التي يمكن أن تتخذها لجعل الرحلة المقبلة أفضل. وفعلت كل هذا دون أن تكون مسيءًا ، أو قم بعمل ملاحظات حول الحكم على الشخص الآخر.
من خلال المساعدة على الربط بين العمل والتأثير ، إلى جانب اقتراحات التحسين ، قمت بإنشاء بيئة تعليمية تتيح للناس مساحة للنمو في حياتهم المهنية. وربما في المرة القادمة سوف يسألون حتى عن ردود الفعل لأنك منحتهم تجربة جيدة معها!
