أفضل الرؤساء لديهم سياسة الباب المفتوح - أليس كذلك؟ ولكن ، ماذا يعني هذا بالضبط في الممارسة؟ هل تعني أن تكون مديرًا جيدًا أن فريقك يمكنه الدخول والجلوس و "اختيار عقلك" متى أرادوا؟
هذا لا يبدو فعالا للغاية - وهذا لأنه ليس كذلك. يتطلب التوفر الكثير من الوقت والطاقة ، وهما من أكثر مواردك قيمة ومحدودة. من الأهمية بمكان الاعتراف بما إذا كانت تكلفة / فائدة إعطاء الكثير لموظفيك تستحق ذلك. من الممكن أن لا تؤدي مشاركتك المفرطة إلى إحباطها فحسب ، بل إنها تمنعك أيضًا من الحصول على الوقت للتفكير الإبداعي والتعامل مع المهام خارج الإشراف على الآخرين.
لحسن الحظ ، هناك أربع خطوات يمكنك البدء في تنفيذها اليوم لعلاج هذا الموقف وإعادة أسلوب الإدارة الخاص بك إلى المسار الصحيح:
الخطوة 1: صفر في المسألة
من السهل القول ، "يحتاج فريقي إليّ" ، ويشرك نفسك في عمل الجميع. من الصعب التراجع ودراسة ما إذا كان بإمكانك التراجع قليلاً.
يبدأ الوعي الذاتي بالتشخيص الذاتي. لاكتشاف ما إذا كنت متاحًا أيضًا ، اسأل نفسك الأسئلة التالية:
- هل يتفرق موظفوك عند دخولك إلى غرفة الاستراحة؟
- هل تجد نفسك تعمل بانتظام في وقت متأخر وفي عطلات نهاية الأسبوع لإنجاز عملك؟
- هل تصل في الصباح لتجد صفًا من الموظفين ينتظرون عند باب منزلك؟
إذا أجبت بنعم على أي (أو كل) من هذه الأسئلة ، فأنت متاح أيضًا.
الخطوة 2: تغيير عاداتك
الآن بعد أن عرفت أنه بإمكانك أنت وموظفك الاستفادة من قدر أقل من المشاركة ، قم بإعداد الحدود عن طريق إنشاء أوقات عندما تكون في مكتبك مع إغلاق الباب. (هل تعمل في إعداد مفتوح؟ امنع الوقت في التقويم الخاص بك كـ DND لإنشاء نفس التأثير.)
لكنها لا تتوقف عند هذا الحد. إلى جانب وقت الجدولة لأداء عملك على مكتبك ، امنح موظفيك نفس المجاملة. صحيح أنك تريد البقاء على اتصال مع موظفيك لزيادة فرص الاعتراف بالعمل المنجز إلى أقصى حد ، وتقديم تعليقات نقدية وتحديد مجالات الاهتمام - لكن لا يلزم أن تكون في وجوههم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.
أحد الحلول السريعة لذلك هو البدء في جدولة اجتماعات أسبوعية فردية مع كل تقرير من تقاريرك المباشرة. أوضح أن هذا هو الوقت المناسب للتحقق من أي مشكلات غير ملحة وكذلك طرح أي أسئلة - سواء كانت تتعلق بمشروع حالي أو بمبادرة شركة قادمة. خلال هذا الوقت ، تأكد من إعطاء الشخص اهتمامك الكامل وغير المجزأ. إن قضاء ما بين 15 و 30 دقيقة في مناقشة العمل سوف يزيد من إجابتك على الأسئلة الفردية طوال اليوم وأنت تتسرع من شيء لآخر.
الخطوة 3: البقاء على الموضوع
عند الحديث عن الانتباه ، فإن الكثير من المديرين الذين يبالغون في توفرهم يعوضون بعدم الاستماع بما فيه الكفاية أو باهتمامهم الكامل. (إذا كان موظفوها يبحثون دائمًا عنهم ، فهل سيتم الرد على رسائل البريد الإلكتروني في أي وقت آخر؟) قلل من هذه التحفظات المفرطة من خلال توضيح ما هي (وليس) الموضوعات المناسبة لفريقك.
على سبيل المثال ، كان لديّ في السابق مساعد تنفيذي جعله عادة مشاركة القضايا الشخصية العميقة وغير المتصلة بالعمل معي عدة مرات طوال اليوم. بعد بضعة أيام من هذا السلوك ، قمت بإجراء تغييرين. أولاً ، قمت بإعداد هذا الاجتماع الأسبوعي على أساس فردي لمواصلة مشاريعها وطلبت منها إحضار أي شيء متعلق بعملها (لم يكن هذا أمرًا ملحًا). ثانياً ، طلبت منها أن تجمع اهتماماتها وأن تقصرها على الموضوعات المتعلقة بالمكاتب في تلك الاجتماعات. انها عملت. توقفت عن المجيء إليّ بمشاكل شخصية ونمت علاقة عمل أقوى.
الآن ، هذا لا يعني أنه لا يمكنك الخروج من الموضوع. أنت لست روبوتًا ولا فريقك ، وعليك تعزيز العلاقات معهم خارج قائمة مهامهم. ومع ذلك ، من خلال وضع حدود واضحة في الأوقات المناسبة للحديث عن علاقاتهم ، وحياتهم التي يرجع تاريخها ، وقوائم Netflix الخاصة بهم ، وخطط عطلة نهاية الأسبوع الخاصة بهم ، يمكنك إنقاذ الكثير من الانقطاعات. الأمر بسيط كما يقول من الساعة 9 صباحًا حتى الظهر ، وأنا أعمل باهتمام على الوفاء بالمواعيد النهائية للمشروع ، لذا يرجى التواصل فقط إذا كان ذلك مهمًا حقًا.
الخطوة 4: اتخذ خطوات صغيرة لتمكين (وإعادة تدريب) موظفيك
لطالما كنت مسؤولاً ، أخبرت موظفيك أن بإمكانهم الظهور في أي وقت خلال يوم العمل ، وإرسال بريد إلكتروني إليكم في أي وقت خلال ساعات الدوام الرسمي. أنت محق في الاعتقاد بأنه لا يمكنك فقط إرسال رسالة بريد إلكتروني تقول "من الآن فصاعدًا ، يرجى فقط الحضور إليّ بأسئلة عاجلة وترك لي وحدي للعمل في بقية الوقت."
بدلاً من ذلك ، قم بتشجيع التغيير قليلاً. عندما يأتي فريقك إليك مع سؤال ، بدلاً من إعطاء إجابة فورية ، استفسر عما سيفعله. إذا أتى إليك شخص ما خلال الوقت الذي وضعت فيه التقويم باسم "DND" ، اسأل عما إذا كانت تحتاج إلى مساعدة فورية أم يمكنها العودة لاحقًا.
عندما تنقلب محادثة تجاه الشخصية ، تكون واضحة بشأن حاجتك لتلبية الموعد النهائي أو معالجة مشكلة أخرى. إذا كنت ترغب في مواصلة المحادثة ، فتأكد من إعداد وقت للحديث عنها ، ويفضل أن يكون ذلك في بيئة غير عمل ، مثل تناول القهوة أو في الغداء.
سياسات الباب المفتوح والاستماع النشط هي استراتيجيات إدارة ممتازة. ومع ذلك ، حتى أفضل الممارسات التي اتخذت إلى أقصى الحدود تخلق عدم الكفاءة وعدم الفعالية. في مكان ما في عالم الرؤساء ، يوجد توازن بين المشاركة الصحيحة والمبالغة. لكن معرفة أنه من الجيد والأكثر إنتاجية أن تخصص وقتًا لإغلاق بابك - حرفيًا ومجازيًا - يعد بداية رائعة.
